试论监察档案材料的分类管理

刘雪燕

摘   要：我国相关部门在日常工作中产生了大量跟立法、执法、纪检相关的文字材料，这些资料都是我国法制进步的文字见证，具有重要的文字价值，需要由专业的档案人员来完成。我国档案管理人员就应本着遵循行业标准、层次分明、简化管理的指导原则，对监察档案材料实施科学、系统、合理的分类管理，提升監察档案材料的利用率，让档案材料成为促进立法工作的一个引擎。

关键词：监察档案材料  分类管理  指导原则

中图分类号：G275                                  文献标识码：A                        文章编号：1674-098X（2019）08（b）-0175-02

随着法制建设进程的加速，我国相关部门在日常工作中产生了大量跟立法、执法、纪检相关的文字材料，这些资料都是我国法制进步的文字见证，具有重要的文字价值，需要认真加以保管，这些跟监察工作相关的文字材料的保管工作就需要专业的档案人员来完成。为了便于查询这些档案材料、加大档案材料的开发使用力度，档案管理人员就应在完成档案材料收集、整理和基础上，按照层次分明、合理简化的原则进行分类管理，提升监察档案材料的利用率，让档案材料成为促进立法工作的一个引擎。

1  监察档案材料分类管理的现实意义

1.1 提升监察档案材料收集整理的工作效率

立法、纪检、法制建设在现代经济社会生活中发挥着不可替代的作用，维护着正常的社会秩序与生活秩序，给我国公民提供了人人平等的社会生活环境。与纪检工作相关的文字材料如案卷、调研报告、来往文书、通知公文、巡视巡查、廉政、人事任免等，都需要及时归档，形成分门别类的档案材料。这项工作就需要由档案管理人员来完成，这类文字材料数量众多、品种多样、都具有重要的使用价值，随时就会被查阅、调档、交流与分享等，工作人员只有按照档案管理的规范，进行分类管理，才能确保档案材料数据收集的完整性，强化档案管理的规范性，提升这项工作的工作效率。

1.2 提升监察档案材料的利用率

纪检监察档案材料不单单是存放在档案馆，而是要进行开发利用，发挥出警示、教育、普法等作用。纪检监察档案材料可以为相关单位的法制教育与廉政建设提升相关案例素材，可以对相关单位以往所开展的纪检监察工作的进行分析与总结，为后续工作提供相关经验与建议;一些调查报告、调研报告可以为相关工作提供指导性建议，为相关决策机构提供相应的实施依据，这些材料就有宝贵的保存价值;来往文书、各种通知公文、巡查检查材料等，更是各项工作的见证，记录了相关单位纪检、监察工作的点点滴滴。这些材料都具有开发利用价值，档案管理人员实施分类管理，就有助于对档案的检索、查阅、交流与分享，提升了纪检监察档案材料的再利用率。

1.3 可以加强对监察档案材料的内部管理

监察档案材料的作用不言而喻，这些材料必须规范存档、科学保管，还应确保这些材料收集的可靠性、真实性、系统性与完整性，这就需要相关单位应加强对监察档案材料的内部管理，采取严格的保护与保管措施，并建立严肃的追责机制。档案管理人员对监察档案材料进行科学的分类管理，就有助于档案材料的规范存档，便于管理阶层对本部门档案管理的工作的监控、检查、巡查与抽查工作，从而进行有效的内部管理，确保监察档案材料的安全存放与科学管理。

2  监察档案材料分类管理的指导原则

2.1 按照行业标准进行分类管理

我国档案材料管理的分类标准有很多种，不同的标准就可以指导相应的分类管理工作，其中，不同的分类标准，分类是实施策略、指导办法、分类指南等指标都不相同，我国监察档案材料分类管理就应遵循相应的行业标准，不能随意分类、随机管理。我国监察档案材料分类管理应在遵循档案管理行业的通用标准的基础上，还应考虑到这种档案材料的特殊性，从现实情况出发，在做好调研与分析的基础上，把不同种类的材料分门别类地整理好，做好纪检监察档案材料分类表，开展有条不紊的分类管理工作，让纪检监察材料的档案管理充分满足各项业务的工作需求。

2.2 按照层次分明的原则进行分类管理

选择了行业分类标准后，我国纪检监察材料的档案管理就有了完善的管理框架与实施指南，档案管理工作人员就可以根据本单位的工作属性、各个科室的工作职责进行系统的分类收集与分类管理。在制定出完善的档案分类管理明细表之前，一定要对本单位各个部门、各个处室的工作职责有明确的认知，平时还应建立详细的文件收发登记管理制度，做好往来文件的整理、收集工作，按照处室工作职责性质进行分类汇总，为后续的分类管理工作做好第一步工作。这些基础性工作比较琐碎，也没有一定的规律可以遵循，需要工作人员花大量的时间与精力去熟悉、收集、整理与归类，才能确保纪检监察档案材料分类管理的完整、系统、准确与科学，为后续的档案材料开发与利用工作做好铺垫。

2.3 按照简化管理的原则进行分类管理

我国纪检监察档案材料的分类管理，不宜过于详细，过于详细与复杂的分类管理反而，不单单加重了档案管理人员的工作负担，也给以后的查询与利用带来了不便。随着现在信息技术的发展，数字化办公设备的应用，我国档案管理工作的信息化水平不断提升，档案材料的管理、查询与检索都可以依赖计算机设备来完成，故此，纪检监察档案材料的分类管理应按照档案管理的基础理论，即来源原则，按照文件的形成单位来源为基础，遵循“DMT22—2000归档文件整理规则”，实施分类简化管理，既简化了工作量、提升了工作效率，还增强了档案管理工作的科学性。

3  我国监察档案材料分类管理的实施策略

3.1 引进专业人才，提升监察档案材料分类管理的专业性

我国监察档案分类管理工作具有较强的科学性，这就对监察档案分类管理工作人员有较高的要求，就现阶段而言，着重培养年轻的档案干部成为了亟待解决的问题，使这些人的能力不断提高直至其具备担任档案事业主力军的能力和素质;对专职、兼职的档案工作人员，在上岗之前确保岗前培训工作落实到位。

3.2 监察档案材料实施分类管理的具体实施策略

要对纪检监察档案材料实施分类管理，首先就应明确其归档要求，包括装订要求、封面内容的填写要求和标题格式要求等。以装订要求为例，案卷既要有案卷封面，又要有卷内目录和备考表，装订目录中所填写的内容要符合卷内的材料。在装订案卷时，要依次填写页号，不管单面还是双面，要在有文字的每页材料上统一将页号填写在正面的右上角和背面的左上角。备考表的内容应该包括卷内需要说明的情况、立卷人姓名、检查人姓名、立卷日期。如果文件材料的装订线以外有字迹，或者文件材料有破损，应进行加边和托裱处理。如果纸张太大，要将其折叠好。如果文件材料上有金属物，应将其拆除。文件材料中不允许用圆珠笔和铅笔填写，也不能出现复写字迹和热敏纸。封面应包含以下内容：第一，立卷归档单位。第二，卷宗标题，包括作者、内容和文种。第三，卷内文件的起止日期。第四，卷内文件的份数。第五，卷内页数。第六，保管期限。保管期限有3种，分别是永久、长期60年、短期15年。根据卷宗类型的不同，其标题格式也不同。如果是调查卷，其标题格式应为：XX纪委调查XX单位XX人XX问题的案卷;如果是審理卷，其标题格式为：XX纪委审理XX单位XX人XX问题的案卷;如果是信访卷，其标题格式应为：XX纪委批转XX单位XX问题调查结果的案卷。封面要用毛笔或者书法类笔书写，颜色只能选用黑色等。

参考文献

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[2] 侯燕.纪检监察系统档案信息化发展机制初探[J].办公室业务，2016（3）：37，39.

[3] 赵修金.做好基层纪检监察档案工作的有效途径[J].办公室业务，2016（14）：113，120.