电子档案管理的安全性分析

张妍

摘   要：现代科学技术的发展、信息技术的应用促进了电子档案的普及与应用，电子档案管理具有节省人力物力财力投入、提升工作效率、提升档案材料开发利用率等优点而深受行业欢迎，但也暗含着一定的安全管理隐患。档案管理人员在实施电子档案安全管理时，应规范电子档案的收集与整理工作，加强对电子档案材料的网络监控，建立长期电子档案安全管理保障体系，促进电子档案的规范化发展。

关键词：电子档案管理  安全性  注意事项

中图分类号：G712                                  文献标识码：A                        文章编号：1674-098X（2019）08（b）-0170-02

现代科学技术的发展、信息技术的应用给现代社会的各行各业都带来了巨变，工作理念、工作方式、工作载体都呈现了不同的时代特征，档案管理行业也不例外。信息技术的应用提升了档案管理的信息化程度，电子档案已经成为深受行业欢迎的档案管理模式。跟传统的纸质档案管理相比，电子档案管理具备节省人力物力财力、提升工作效率、便于查阅与再利用等优势，但也存在着一定的安全隐患。故此，为了扩大电子档案的应用范围，相关单位就应重视电子档案管理的安全性问题，消除安全隐患，促进电子档案的规范化发展。

1  电子档案普及应用的重要性

1.1 可以有效节省人力、物力、财力的投入

传统的纸质档案管理时代，每家单位都需要一定的专业人才来收集各种类型的档案材料，同时，为了保管长期积累的材料，每家单位都花费了一定的资金来建设档案馆，专门存放档案材料，档案馆还应定期维护、维修，确保里面保存的档案材料的安全，这种传统档案管理模式不仅仅加重了工作人员的负担，还增加了单位的资金支出。网络化时代，信息技术的应用，电子档案形式的出现与使用，就可以有效节省存储空间，工作人员只要借助于电脑就可以开展档案的收集与整理工作，把纸质文件转化为照片、图片、缩印材料等，或存放在电脑硬盘上，或拷贝在光盘、优盘与移动硬盘中，节省了人力物力投入，避免纸张的浪费和人力成本的投入，无形之中就降低了单位的资金投入。

1.2 有助于档案材料的开发利用

档案材料的价值不在于保存起来，而是在于重复利用，只有提升档案材料的开发利用率，才能让档案管理发挥出服务于社会经济生活、服务于人民日常生活的社会责任，这才是档案管理的终极目的所在。传统的纸质档案材料，数量众多、体积庞大，查询起来十分吃力，电子档案的出现，就有效解决了这个问题，相关人员只要借助于电脑设备，就可以自由查阅自己想要的档案，这样就可以重复利用原始档案材料。例如，如果查询合同文本或法律条文原件，从纸质档案材料中，需求者需要大量的精力与时间来找到自己想要的材料，而且纸质材料在长时间的保存与查看中，还会出现破损、字迹不清晰之类的难题，给查询者带来了不便;电子档案就可以有效避免这个问题，查询者还可以通过检索，找到自己想要的材料后，就可以自由下载，打印下来进行阅读、研究，方便了档案材料的开发利用。

1.3 有助于原始档案材料的保存与保管

一些原始、珍贵的纸质档案材料，价值连城，需要重点保存与维护，确保这些材料的安全保存，这就给档案管理人员带来了巨大挑战。电子档案的出现就可以实现原始档案材料的安全保存与保管。电子档案为这种档案材料准备了多种保存形式，也准备了数据备份，可以有效预防材料的丢失;同时，电子档案的数字化管理，还可以有效避免人为因素篡改档案资料数据的漏洞，在技术上提升了档案材料管理的安全性。

2  影响电子档案管理安全的潜在因素

2.1 电子档案存储介质的安全性

不同于纸质档案材料，电子档案的存储载体有计算机硬盘、内存、光盘、优盘、移动硬盘、软盘等，存储形式有照片、缩印文件、电子文档、视频与音频文件等，这种电子档案存储起来十分方便，但是容易受到外在环境的影响，比如天气潮湿、炎热、空气中的灰尘、有毒气体、光辐射等，都会给这些存储介质带来安全隐患。同时，有些电子档案存储载体的使用寿命较短，比如软盘，随时就会破损，导致档案信息的丢失或不可阅读，普通光盘的使用寿命也就是3～5年，稍有不慎就会出现盘面磨损而造成数据无法读取;计算机硬件出现故障也会带来信息的丢失或破坏，这些因素都会到来安全隐患，需要工作人员倍加小心，定期维护，确保数据的安全。

2.2 网络安全问题会给电子档案的管理带来隐患

网络环境下，电子档案的数据共享、网络传输就会给黑客带来可乘之机，黑客充分利用相应的窃取技术、或者是网络漏洞，会肆意窃取、复制、破壞电子档案数据，威胁电子档案材料的安全管理，因为一些信息数据会蕴含着难以估量的经济与市场价值，一旦被窃取，就会造成不可估量的影响与损失。除了黑客之外，电脑病毒的传播也会威胁到电子档案的安全管理，病毒也会造成信息数据的丢失、破坏、篡改，或者是数据泄露等，就会影响各类电子档案数据的安全性、机密性、真实性与完整性。

2.3 工作人员操作不当也会带来安全隐患

档案管理无纸化、电子档案管理也是一种时代趋势，电子档案会逐步取代纸质档案，成为主流的档案管理形式，但是，电子档案管理对工作人员的要求比较高，管理人员不单单具备相应的档案管理专业知识，还应具备熟练的电脑操作技能，万一操作不慎就会造成信息数据丢失，如数据输入后忘了点击“保存”按钮，不小心点击了“删除键”，或者是输入方式错误导致信息格式不统一等，这些人为因素也会产生安全隐患，需要加以防备。

3  电子档案安全管理的注意事项

3.1 规范电子档案的收集与整理工作

电子文件的归档是向档案部门移交有保存价值的电子文件的一个必要过程。电子文件具有软硬依赖，因而，电子文件内容显示的基本格式、数据信息及归档文件所支持的软件文档，都应属于归档范围。电子文件的归档要求是把已分好、排列好的电子文件集中制成归档数据集，按照年度和期限在计算机网络上向档案部门移交，归档的著录信息和存储地址自动保存到位数据库中。这样档案部门在准确掌握归档文件信息，经过审查后，对生成的数据进行鉴定、整理、编目并建立各门类档案目录，方便利用者通过网络直接查阅、查询和检索。

3.2 加强对电子档案材料的网络监控

现阶段，数字化档案信息通常都是由JPG和TIFF格式转换为PDF格式文件进行利用，这是一种最为理想的数字信息传播文档格式，可以通过简单的操作浏览数据资料，并且能够对原始数据进行有效的保护。工作人员可以采用前端控制的方式进行电子档案信息保护，主要采用防火墙技术，并进行加密处理，从而使数据信息利用的安全性得到保障。用户在浏览或下载PDF文件时，服务器可以在线加密这个PDF文件，再将已经加密后的PDF文件传输至浏览器客户端，客户端在收到文件以后，再根据用户的权限做到定点、定人、定时、定次、防复制、防拷贝、防离线、防打印、文件跟踪、设置违规操作报警功能，从而进一步实现对数据信息的安全利用。

3.3 建立长期电子档案安全管理保障体系

为预防自然灾害，应异质异地多点多套保存电子档案。要将备份管理制度、自检制度以及互检制度严格落到实处，管理和监控好备份过程中的各个环节，在管理上保证电子档案备份的各种载体数据上的完整性、一致性和可读性，从而使电子档案能够在安全的储存环境中保证档案内容的有效性。

参考文献

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