巧用邮件合并规则，自动添加称谓

康世瑜

摘 要：本文通过会议邀请函的制作，利用邮件合并中的“规则”功能，智能的在邀请人姓名的后方自动添加尊称，使邀请函更正式，体现邀请人工作的用心及真诚。

关键词：邮件合并；邀请函；规则

前言

在日常办公中，使用Word中提供的邮件合并功能，可以快速有效地按照指定格式批量的将数据源中的图文数据组织并生成Word文档，如批量制作打印荣誉证书、准考证、录取通知书、成绩单、工资条等。不仅极大的减少了重复性操作，提高了工作效率和质量，而且能保证生成文档内容、格式的统一。

实现邮件合并功能，前提条件是要有包含所需字段的数据源，及已按照格式要求排版完成的一份Word文档作为主文档或称模板文档，之后就可以使用邮件合并功能将数据源中的数据合并到主文档并打印或输出目标文档。

以下批量通過邀请函的制作过程，通过使用邮件合并中使用IF域，通过对性别男女判断，智能的在嘉宾姓名后方添加【先生】、【女士】的尊称，让文档体现出邀请人的工作更用心、更真诚。

一、制作邀请函主文档模板，如下图1

图- 1

二、制作数据源

将通讯录源数据整理在EXCEL中，如下图2，按姓名、性别、职务、联系电话、任职单位、邮政编码等字段对邀请人信息进行登记。

图- 2

三、开始制作邮件合并

第一步：单击【邮件】选项卡-【开始邮件合并】，选择【普通Word文档】。

第二步：单击【选择收件人】-选择【使用现有列表】。

第三步：选择数据源“通讯录”，同时选中数据所有的工作表Sheet1，并点击“确定”完成数据的导入操作。

第四步：光标移动到【尊敬的】后方，单击插入【合并域】，选择【姓名】字段。如下图3所示。

图- 3

第五步：此时单击预览结果。称谓显示的是“尊敬的张海燕”、“尊敬的郭文艺”，如下图4所示。显然，这样直呼其名的邀请函缺少尊称显然不够礼貌。

图- 4

四、插入IF域

此时可以利用Word实现智能的判断，在【姓名】字段后加上【先生女士】。在Word当中，在【姓名域】后面加一个规则【如果…那么…否则…】。如下图5所示。

图- 5

其实这个跟EXCEL的IF函数，语法是一样的。首先单击【编写和插入域】功能组的【规则】，弹出【插入Word域：IF】对话框。域名选择【性别】，比较对象输入【男】，接着在下方的【则插入此文字】输入【先生】，【否则插入此文字】中输入【女士】，单击确定，如下图6所示。接着应用格式刷，将返回结果的字体设置为一样。

图- 6

最后我们预览结果，检查无误后，直接生成单个文档，整个邮件合并就完成了。

五、认识IF域

实现智能判断返回的先生女士，实际上设置的是什么？其实上，它是Word的IF域，判断【性别】字段是否为男，是男就返回先生，否则返回女士。按【Shift+F9】切换域代码，可以看出这IF域实际上是嵌套域，引用的是【性别】字段。如下图7所示。

图- 7

六、结论

通过邮件合并的规则，可以方便的添加条件，通过字段内容的判定，从而达到添加相关信息，极大的提高办公效率。

参考文献：

[1]杜军.用Word中的邮件合并功能制作准考证[J].科技信息.2010年34期.

[2]张小梅，栗铂峰 . [M].北京：北京邮电大学出版社，2013 .