信访局档案管理的问题及策略浅析

刘迪

摘 要：人事档案管理是信访局人力资源管理中的重要环节，与员工个人的利益息息相关。文章在系统分析人事档案性质及特点的基础上，通过总结信访局传统人事档案管理在理念、方式、人员等方面的问题，结合信息化时代发展的要求，进一步探析改进和优化人事档案管理的路径，旨在为信访局人事档案管理提供一点思路，为人事档案的价值最大化起到一点作用。

关键词：信访局;档案管理;优化路径

引 言

人事档案管理是传统人力资源管理中的重要组成部分。人事档案记载了员工个人的学习经历、工作及任职经历、政治思想、家庭情况、工资待遇、奖惩情况等各个方面的内容，是员工在历史成长过程中，经过组织人事部门所形成的具有法律效用的动态记录。这些记录对于企业全面考察、选人用人、岗位配置方面有着不可替代的作用，同时也事关员工个人的职级晋升、退休审批、工作调动等切身利益，在需要出具证明材料的个人事务如房产公证、退伍兵补助等各个方面，发挥着重要的依据和凭证作用。因此，了解信访局人事档案管理的现状及问题，探析如何进一步优化人事档案管理路径，对于更好地发挥其在人力资源管理工作中的作用尤为重要。

一、信访局档案管理中存在的问题

（一）档案管理不规范

现阶段，很多信访局根据国家档案管理的要求逐渐开始建立档案馆，并针对档案管理要求制定档案管理组织和流程，然而实际上却没有建立专门的档案管理制度，管理人员存在职责不明确的问题，档案管理工作缺乏规范性，而且还常常出现未及时归档、档案管理分散的情况。一些学校由于在档案管理过程中，一些档案混乱，没有按照分类标准进行归类和装订，还容易出现档案遗失和损坏的情况，这些情况的存在严重影响了信访局档案管理工作的顺利开展。

（二）受到传统思想观念的影响

目前信访局长期从事档案管理工作的人员具有丰富的管理经验，而且年龄一般偏大，受到年龄和传统思想观念的影响，很多管理人员的管理理念比较落后，并不了解现代信息技术和公共事务的服务性要求，没有意识到档案管理的重要价值。在信访局很多领导层中，一些教职人员并不了解档案管理工作具体是做什么，具体对哪些档案进行管理。对于有些信访局来说，档案管理方面存在的问题更加严重，上到领导，下到管理人员，并不了解档案管理的重要性，在传统思想观念的影响下，只认为将各种档案资料整理、归纳好就行。

（三）管理人员综合素质不高

一般档案管理需要专业的管理人员开展，管理人员的能力和素质会直接决定档案管理的效果。目前，很多信访局档案管理人员并不是专业的人员，是其他岗位调职而来或者即将退休的员工，并不是专业的管理人员，无法进行档案开发和档案信息化建设和管理。还有些信访局的档案管理人员属于兼职人员，一人身兼多职，尽管有些档案管理人员工作时间较长，但是有些档案管理人员存在更换情况，严重影响档案管理的效率和质量。

二、档案管理制度完善建议

（一）全面管理

档案工作的飞速发展，特别是档案信息化的发展，要求档案管理制度必须全面，无论是传统档案还是电子档案都不应遗漏。就目前的制度来看，并不能满足目前的工作需求，单项梳理会造成梳理过的制度与未梳理的制度存在冲突或空白，当前应当根据实际工作情况以及可预期到得发展对所有档案管理制度进行统一梳理，确保档案标准与规范覆盖档案业务的全过程。

（二）及时梳理

目前，各科研院所档案工作的基本策略是实行纸质、电子双套制并行归档。随着社会的发展和技术的进步，随着科研生产对数字化档案的需求增强，数字化档案将逐渐成为档案馆实施管理和提供利用的主流对象。面对数字化的文件与档案的易逝性、易变性、信息机载体的易分离性、电子环境和应用程序的依赖性等特点，要保证数字文件的真实完整和准确有效，档案工作者不得不提前介入到文件形成与管理的前期工作中，才能保证电子文件归档后形成档案的真实有效和凭证价值特性，才能使所有文件的现行有效性在质量上得到保证。因此档案工作制度应当提前介入，及时梳理。

（三）专人梳理

档案管理制度之所以存在闭门造车的嫌疑很大一部分原因是因为这项工作没有专人负责。在完成本职工作之余完成制度的修编，给档案管理制度的修订带来不完整，沟通不到位，甚至是各自为章的弊端，一个完善的档案管理制度体系必定是专人或是一个专门团队建立的。

（四）宣贯模式成熟化

档案管理制度要建立一种什么时候在哪里会有培训和指导，想進行相关业务了知道流程在哪里可以参照的宣贯模式，除了充分利用档案宣传周进行宣贯，还应定期对专兼职档案员及档案分室进行工作指导和业务交流，利用档案门户网站进行宣传和业务公布，让档案制度流程不知不觉间深入人心。

三、结语

《档案法》规定，档案工作实行统一领导、分级管理的原则，以维护档案的完整与安全，便于社会各方面的利用。因此，建立完善的制度体系，既要坚持长远立足、不断深化制度体系建设的内容，又要兼顾工作实际、纵观行业内外，吸收借鉴先进经验，才能达到档案管理制度体系建设的初衷，为档案工作竖一盏明灯。

参考文献

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