民国时期历史档案文件级目录著录工作思考

张慧

摘要：开展民国时期历史档案文件级目录著录，是推进国家重点档案目录基础体系建设的重要工作内容之一。本文论述了上海市档案馆馆藏民国时期历史档案著录工作现状，在前人的研究基础上归纳开展民国时期历史档案著录工作经常遇到的难点问题，对民国时期常用公文种类、行文关系、用语习惯，以及公文之外的其他文书用途等特点进行梳理，并结合实际工作提出有助于开展著录工作的思考和建议。

关键词：民国时期历史档案著录

2016年5月，国家档案局制定了《国家重点档案保护与开发项目管理办法》，首次明确提出了开展“国家重点档案目录基础体系建设项目”的工作要求。该项目的总体目标和任务，是以省级、计划单列市档案馆为依托，结合“十三五”时期开展的国家重点档案目录基础体系建设工作，建设本地区明清、民国和革命历史档案文件级目录数据库，并分别向全国明清档案资料目录中心、全国民国档案资料目录中心和全国革命历史档案资料目录中心报送，在此基础上完成全国50%国家重点档案文件级目录采集工作任务，搭建起全国性国家重点档案利用平台，实现国家重点档案目录资源共享。

开展民国时期历史档案文件级目录著录，是推进国家重点档案目录基础体系建设的重要工作内容之一。本文拟在实践总结的基础上，对相关工作进行分析思考。

一、档案馆馆藏民国时期历史档案及其著录现状

形成于民国时期的历史档案是国家重点档案的重要组成部分，在各级国家档案馆的馆藏数量中占有一定比例。以上海市档案馆为例，馆藏档案数据库截至2019年6月，约有410万卷（件）档案、2286个全宗；其中民国时期历史档案约100萬卷、1343个全宗。民国时期历史档案内容丰富、价值珍贵，是开展史学研究的重要材料，在资政育人方面发挥着不可或缺的作用。同样以上海市档案馆为例，馆藏“日军侵占南京目睹记”入选《联合国教科文组织世界记忆名录》，馆藏“江南机器制造局档案”“上海总商会档案”“华商四大百货公司档案”等入选《中国档案文献遗产名录》。上海市档案馆于1996年按照国家档案局档案分级管理要求建立特藏档案库，其中部分珍贵的文书、手札、地图、照片及实物等，多选自民国时期历史档案。

上海市档案馆馆藏民国时期历史档案，根据档案形成单位和档案内容，大致分为四个类别。其中包括：南京国民政府时期上海各党政军警机关所形成的档案，以及民国时期各工商企业、高等院校、社会团体等形成的机关、企业、社团档案（Q类）；1937至1945年期间日本帝国主义扶植的三个上海地方傀儡政权的日伪机构档案（R类）；上海各行业管理机构所形成的同业公会档案（S类）；上海公共租界工部局、法租界公董局以及部分在华外国人机构所形成的租界档案（U类）。

上海市档案馆以“国家重点档案目录体系建设项目”为抓手，加强民国时期历史档案文件级目录著录工作。为推进馆藏国家重点档案目录体系建设，提高民国档案文件目录著录质量，根据《民国档案目录中心数据采集标准民国档案著录细则》《民国档案文件级目录数据采集操作办法》，结合上海市档案馆目录数据库结构要求和馆藏民国档案特点，制订《上海市档案馆馆藏民国档案文件级目录著录细则》，对“著录用文字和标识符号”“文件级或文件组合级著录单元”“著录项目及各项目具体要求”等工作内容做了细化规定。

上述细则要求“著录用文字应规范化，繁体字一律转换成简体汉字；机构名、人名、地名中的异体字照录”。“题名所用词语应尽量体现时代特征；题名应客观地反映档案内容，直书其事，不加褒贬。”“每份文件内容都应在著录完成的文件目录中有所体现。在决定是著录文件级还是文件组合级时，既要考虑民国档案未经价值鉴定、玉石俱存，也要考虑文件内容的全覆盖、避免遗漏；既要考虑适当组合提高文件检索利用的效率，也要考虑组合文件页数不宜过多，以免影响全文阅览的良好体验。”上述细则还对档号、正题名、第一责任者、起始时间、终止时间、载体数量、划控标志、保管期限、档案存址、档案馆代码等必要著录项目做出了明确要求。

二、开展民国时期历史档案著录工作的难点

在国家档案局要求开展“国家重点档案目录基础体系建设项目”工作之前，各档案馆大多未开展过馆藏民国时期历史档案的文件级目录著录，工作人员对此项工作经验积累不够，能力水平也参差不齐。民国时期历史档案案卷中普遍不包含卷内目录，工作人员需要自行辨识、归纳和提炼各主要著录项。而在实际工作中，由于民国时期通行的公文制度与现行公文制度有很大差异，工作人员对于民国的公文文种、行文关系、公文用语不了解、不熟悉，给民国时期历史档案文件级目录著录工作造成了一定困难。

北京市档案馆的同志曾在《北京地方民国档案文件级目录著录问题的实践探索》一文中进行总结：“决定文件级目录质量的关键因素是著录人员，是从事民国档案著录人员的历史知识感知度、历史人物知晓度、民国行文把握度、古文汉字辨识度，以及著录细则掌握度等。”他们还指出相关工作难点主要集中在：

1.不熟悉民国公文文种和行文关系。“民国时期的公文文种，诸如‘令、训令、密令、指令、任命状、布告、通告、批、呈、签呈、签注、咨、函、通知、代电、电报、手谕等，需要知道这些文种的含义和用法，且不能转换成现行文种名称。”

2.不习惯民国公文的行文词汇。“民国时期的行文词汇也比较特别，诸如‘案准、前奉、奉谕、交下、奉此、准此、此致、勋鉴、函达、钧属、钧鉴、咨请查照、恭祈鉴核、仰知照、呈为呈报、为咨行事、迳启者等。只有掌握这些词汇的表达意义，才能正确研判每件档案的内容。”

3.不适应民国文书的书写习惯。“与现行纸质档案形态相比，民国档案有几个显著特征：一是大部分采用毛笔书写，有的书写潦草、涂改严重，难以辨认；二是文字为竖排版，没有断句的居多；三是行文风格、用语与现行文书差别极大，且均为繁体字；四是文件材料常常无明显的责任者、时间、文种、事由等，需要著录人员解读判断。这些特征，对著录人员的文言文识读及语言概括、分析能力是一个极大的考验。”[1]

三、把握民国公文特点有助于开展历史档案著录

民国各个时期发布的规范公文制作的规定，加上20世纪30年代开展的行政效率运动，使得民国时期公文管理成为专门研究对象，[2]当代学者在此基础上开展进一步研究，其中所归纳的一些知识有助于学习和了解民国公文的特点，对于开展历史档案文件级目录著录工作有一定的帮助和指导作用。这些需要把握的特点主要有以下四个。

（一）把握民国时期公文的主要种类

民国时期南京临时政府、北洋政府、国民政府、日伪政府共十余次发布公文程式，对公文文种、格式盖印署名等作出规定。1928年10月《国民政府组织法》规定实行五院制后，同年11月15日修正、公布《公文程式条例》，其中规定了9个文种，虽然与1942年国民政府在重庆颁布的《公文程式条例修正草案》仍略有不同（详见表1），但较有代表性，对于开展民国时期历史档案著录工作有十分重要的参考作用。这9个文种及其主要作用如下所述。

1.令：公布法令，任免官吏及有所指挥时用之；五院对于各省政府及其所属机关以令行之。它相当于当代公文的命令（令），属于下行文。

2.训令：上级机关对于所属下级机关有所谕饬或差委时用之。它相当于当代公文的决议、决定，属于下行文。

3.指令：上级机关对于所属下级机关因呈请而有所指示时用之。它相当于当代公文的意见、批复，属于下行文。

4.布告：对于公众宣布事实或有所劝诫时用之。它相当于当代公文的公报、公告、通告，属于下行文。

5.任命状：任命官吏时用之。它相当于当代公文中人事任免的決定，属于下行文。

6.呈：五院对于国民政府，或各院所组织之机关对于各该院及其他下级机关对于直辖上级机关，或人民对于公署有所陈请时用之。它相当于当代公文的请示，属于上行文。

7.咨：同级机关公文往复时用之。它相当于当代公文的函，属于平行文。

8.公函：不相隶属之机关公文往复时用之。它同样相当于当代公文的函，属于平行文。

9.批：各机关对于人民陈请事项分别准驳时用之。它相当于当代公文的批复，属于下行文。

（二）把握民国时期公文的行文关系

把握公文的行文关系，有助于梳理文件与文件之间的内在逻辑联系，有效形成文件组合级目录，进一步提高著录工作效率。对于民国时期公文的行文关系，当代学者做了很好的归纳。

（三）把握民国时期公文的用语习惯

民国时期的公文行文用语，经历了由文言文向白话文转变的过程，但其中仍然沿袭了一些旧习惯。在1930年教育部印行的《划一教育机关公文格式办法》中，时任教育部长蒋梦麟在序言中指出：“公文中的套语，有些是一种符号标识，如‘等因；奉此‘等由；准此‘等情；据此，如‘理合呈请‘相应咨请‘合亟令仰之类，前者底（的）作用，等于提引号，而兼作所引来文下行平行上行的标识；后者却只是标明去文底上行平行下行。又有些是闪烁语、圆滑语、游移语、不着边际语，如‘无庸置议‘未便擅专‘碍难照准‘尚属可行‘似有未符‘殊难置信等。至于‘违干未便之类，尤其是一种费解的话，这些都是在可能范围内，应该加以改革的。”[4]这段论述不仅指出了公文行文用语中的一些弊端，也准确概括了一些公文套语的主要用途，对于开展著录工作有一定的指导作用。

（四）把握民国公文之外其他文书的用途

民国时期档案不仅来源于政府机关，还产生于社会团体、公私企业、文教机构，因此公文便有广义和狭义之分。在民国时期的一些档案管理著作中，就已将广义的公文称为杂体公文，狭义的公文称为行政公文。如傅振伦在《公文档案管理法》中指出：“公文程式之外，有公文上之杂体文，颇近于文书。电令、手谕、近于令；赏格、榜示、牌示、给示、揭示、通告、广告、条示、近于布告；手折、说帖、签呈、电呈、节略、报告书、意见书、建议书、理由书、请愿书、近于呈；质问书、近于咨；告书、通知、电函、便函、近于函。而代电则上下平行皆得用之。又有别具一格者，如宣言、宣告类；会议录、提议柬，会议类也；诉愿书、辩明书、决定书，诉讼类也；证书、证明书、护照、证验类也；折报、册报、报销类也；誓词，宣誓类也。相沿既久，几成公文之一体矣。”[5]这段论述准确概括了民国时期公文之外其他文书的主要用途，对于开展著录工作有一定的参考借鉴作用。

在著录过程中，工作人员一方面要注意遵循民国公文的上述特点，另一方面也要结合文件的实际情况开展工作。例如，馆藏Q1-5-280卷是一组关于国民党上海市政府国防费用的文件，因为涉及军事机密，当时的办文者通常采用省略事由项并用“密”字代替的方式来处置文稿，这使得现在的著录人员无法根据事由拟写文件标题，只能依据正文中的主要内容来概括题名。其中一组文件是国民政府军事委员会给上海市代市长俞鸿钧的指令，同样未填写事由项，在正文中录有上海市政府“为向中国交通两银行借款……呈请鉴核备案”的事由，也有国民政府军事委员会对于上海市政府“令仰遵照”的指示，但除去这些公文套语之外，这份文件最为关键的内容是文末作为附件抄发的“上海市国防费预算审核概见表”，因此这组文件的正题名可以拟作“国民政府军事委员会关于抄发上海市国防费预算审核概见表的指令”。又如，馆藏R1全宗是“日伪上海特别市政府”全宗，R1-1-1卷标题为“日伪上海市大道政府关于市长就职的文件”。“日伪上海市大道政府”早于“日伪上海特别市政府”成立，两者都是日本侵略者扶植的汉奸傀儡政府。但这两个政府所形成的文件合用了同一个全宗，全宗内的主要公文种类和常用行文方式也基本沿袭了南京国民政府的通行办法。此外，在R1- 1-1卷中，除了有“呈”“签呈”这样的行政公文以外，绝大多数文件都是以“X规则”“X规程”“X办法”“X表”“X清单”“X清册”命名的广义公文，这时就应当以尊重文件原始标题为原则，来拟写文件级目录的正题名。

注释及参考文献：

[1]陈俐，姚行.北京地方民国档案文件级目录著录问题的实践探索[J].北京档案，2017（3）：20-22.

[2]《档案学通讯》杂志社.档案学经典著作（第二卷）[M].上海：世界图书出版公司，2013.

[3]沈蕾.民国时期公文程式研究[M].上海：世界图书出版公司，2014：78.

[4]国民政府教育部.划一教育机关公文格式办法[M].北京：中华书局，1930：3.

[5]傅振伦.公文档案管理法[M].北京：档案出版社， 1988：7-8.

作者单位：上海市档案馆