《档案移动服务平台建设指南》内容及相关问题的思考

王英玮 金凡

2019年3月5日，国家档案局在官网上公布了《档案移动服务平台建设指南》（DA/T 73—2019）（以下简称《指南》），自2019年9月1日起实施。《指南》作为我国第一个档案移动服务平台建设指南，是移动互联网、云计算、大数据、社交网络、新媒体等新环境和新应用下的产物，具有鲜明的科学精神和时代特色。《指南》是贯彻落实我国档案事业发展“十三五”规划纲要“以人为本、服务为先、安全第一”战略的有力措施，是推动档案管理工作在移动互联、新媒体场景下，档案移动服务平台建设与管理的重要规范，也是促进我国档案工作迈向新台阶、实现档案移动服务平台高品质建设、运营、管理与服务的重要基础与有力保障。《指南》依照GB/T 1.1—2009给定的相关规则起草制订，标准共分10章，主要内容包括：范围、规范性引用文件、术语和定义、建设原则、运行环境建设、应用系统建设、应用系统功能、档案信息资源组织、安全管理、运维保障及附录等。

一、《指南》的主要特点

《指南》作为首次实施的档案移动服务平台建设新标准，面向当前移动互联新环境、社交媒体兴起、网络数据管理的客观实际，具有针对性、整体性、体系性、规范性、统一性，在保障档案移动服务平台的建设原则、运行环境建设、应用系统建设、资源管理及安全管理等方面，起到很好的导向和规范作用。与业已发布实施的相关标准与规范相比，《指南》具有几个鲜明特点：

（一）现实性和针对性

《指南》具有较强的现实性。在数据生成网络化、交互实时化、管理与服务智能化等新媒体环境下，档案部门不断进行档案服务实践创新，如开发档案服务APP、建立档案微信公众号、开设档案微博及档案移动网站等，这些活动的展开，为档案移动服务平台建设、管理、运维及开展服务等方面积累了宝贵经验。但由于各级各类档案部门，在搭建档案移动服务平台、开展档案移动服务过程中，存在着档案移动服务平台建设标准不一、不规范情况。因此，为规范档案移动服务平台建设与开展高品质档案信息服务，适时制定与实施档案移动服务平台建设指南，就成为颇具现实意义的一项标准建设工作。

在移动互联网环境下，档案信息生成、处理、存储及服务具有新特点，有别于传统档案信息的收集、管理和服务活动。在新的档案信息生成、管理与服务场景下，数字档案信息具有实时采集、便捷传输、高效加工与个性化服务等优势，并且随着国民经济和社会信息化不断深入发展，人们的数字信息理念更加牢固、信息素养和信息技能得以快速提升。但是，不容否认的是：就总体而言，档案移动服务平台建设却存在“失范”的局面，给档案移动服务平台建设、管理、服务的健康有序发展，造成了不利的影响。正是在这种技术外力驱动、档案信息管理与服务增效内力驱动、及用户多样化、个性化、便捷化利用的需求驱动下，《指南》的制定和实施，将会起到良好的现实引领作用。

具有很强针对性也是《指南》重要特点。我国档案事业发展“十三五”规划纲要发展目标指出“档案利用便捷化”，即创新档案利用服务模式、加大档案信息开放、加快档案信息整合共享、扩大档案便捷普惠利用服务，更加方便人民群众的档案利用。这为当前和今后一个时期内，我国档案资源建设、尤其是数字档案资源和网络档案信息管理、保存和提供利用，也为档案移动服务平台建设提供基础并指明发展方向。随着覆盖全国档案信息化建设发展，加强了档案信息资源管理赖以存在的硬件和软件基础，而且生成了数量巨大的数字档案信息资源。制定移动互联网环境下档案移动服务平台建设规范，进一步规范档案移动服务平台建设、管理、服务活动，针对性十分明显。

在移动互联网环境下，这些档案信息运行和存储在不同的移动网络、移动系统和移动平台之上。已建成并运营的良莠不齐、品质各异档案移动服务平台，给档案信息资源的管理与服务带来潜在和现实风险，急需进行规范，以达到降低档案移动平台建设运营成本、延长移动平台生命周期、保障平台内档案信息安全、提升平台档案服务质量的目标。《指南》直接面对档案移动服务平台建设、管理与服务的现实情况，具有针对性。

《指南》针对档案移动服务平台建设、管理与服务实际，为选择确定档案移动服务平台科学合理建设方案、档案信息安全管理及档案信息高效便捷服务提供指南。在当前，档案移动服务平台建设存在着很大差异，这种差异源于支撑移动平台的运行环境、应用系统开发模式及不同功能、档案信息资源管理与服务水平等因素。为规范档案移动服务平台建设，不断提高平台建设水平和建设质量，《指南》针对上述问题，为档案移动服务平台建设提供标准和规范。

（二）整体性和体系性

《指南》对档案移动服务平台建设进行规范，与相关国家标准、行业标准及有关规定与要求一起，构成了一个统一整体。《指南》规范性引用文件有2个，即《档案工作基本术语》（DA /T 1—2000）与《电子档案管理基本术语》（DA/T 58—2014）。另外，《指南》同新出台的档案行业相关标准结构框架基本一致，包括范围、规范性引用文件等方面，都体现出内容结构的整体性特点。在“3术语和定义”中，规定DA /T 1—2000与DA/T 58—2014中所有的术语和定义都适用于《指南》，这使得《指南》与档案行业其他标准规范之间有着内在的一致性和整体性，这种术语和定义统一性和整体性，为《指南》实施奠定了基礎。

在《指南》中，直接或间接引用相关标准的术语和定义，有利于构建基于术语和定义一致性的语义框架，便于相关标准和规范的整合，最终构建一个有机标准体系，充分发挥体系的整体优势。围绕档案移动服务平台环境建设、应用系统建设、信息资源建设、安全管理、运维保障等主要内容，全程保障档案移动服务平台内档案信息的形成、采集、管理和服务，形成一个档案信息连续体的标准管控集合，实现档案移动服务平台建设标准与档案信息管理与服务标准的集成，以发挥《指南》在指导和规范实践中的整体优势。

《指南》的核心内容，即从第5章到第8章，包括运行环境建设、应用系统建设、档案信息资源组织等主要方面，内容覆盖档案移动服务平台搭建的一般过程和主要阶段，突出以移动信息平台建设为基础、以信息资源服务为核心的理念。另外，《指南》采用对档案移动服务平台，具体包括系统硬件、系统软件、系统内档案信息资源等主要方面，进行全面建设的整体框架，进而对覆盖硬件系统、软件系统、档案信息资源等多层面，实施标准管控，具有突出的整体性特点。

体系性强是《指南》的又一特点。《指南》以规范档案移动服务平台建设为主要目标，遵从信息系统开发建设的一般路径，内容涵盖平台规划、系统分析、系统设计、系统实施、系统运维与管理等主要阶段。平台建设坚持硬件与软件并举、以信息资源管理与服务为核心的建设策略，采取全过程管理与综合施策相结合的方式，对档案移动服务平台建设进行规范，具有鲜明的体系性。

与以往相关“静态”标准相结合，形成体系化的标准集合。《指南》以规范档案移动服务平台建设为主要内容，具有突出的移动、动态等特征，强调建设的应用系统具有交互动态性、利用便捷性、搭载小巧性等，如开发轻量级基于An？ droid或iOS的档案移动服务APP、利用腾讯科技提供的微信平台搭建简易微信公众号提供服务等。这与业已颁布实施的档案（或文件）管理信息系统建设与管理标准、规范，如《档案信息系统运行维护规范》（DA /T 56—2014）、《数字档案馆建设指南》（档办〔2010〕116号）、《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T18894—2016）及《电子文件管理系统通用功能要求》（GB/T 29194—2012）等，支持电子文件、电子档案管理信息系统等“静态”重量级应用，共同构成了“轻重并举”“动静结合”的档案信息平台建设、管理与服务标准体系。可以看出，《指南》与相关标准、规范有机融合，共同构成了一个统一的标准体系。

（三）统一性和规范性

《指南》与其他相关标准、规范及管理制度紧密关联，具有内在的一致性与统一性，共同构成档案移动服务平台建设标准体系。如《指南》“9安全管理”中“9.3”款规定“应开展档案移动服务平台的安全等级保护备案工作”，并指出要按照国家档案局《档案信息系统安全等级保护定级工作指南》（档办发〔2013〕5号）文的要求去执行。在《指南》参照的国家档案局档办发〔2013〕5号中，将档案信息系统明确划分为3类：档案信息管理系统、档案信息服务系统、档案办公系统；并依据“系统服务安全被破坏时所侵害的客体以及对相应客体的侵害程度”，将公民法人与其他组织的合法权益、社会秩序与公共利益、国家安全这3类客体划分为5个不同等级，即自主保护级、指导保护级、监督保护级、强制保护级、专控保护级；这种针对安全保护进行划类分级管理方式，将进一步充实完善档案移动服务平台安全管理有关内容，保证了标准之间的统一性。

同样，《指南》“9.3”中还规定“应配备必要的安全设备，采用必要的安全保障技术措施，确保档案移动服务平台的系统运行安全和档案信息安全”，并遵从国家档案局《档案信息系统安全保护基本要求》（档办发〔2016〕1号）文的有关规定，提出安全引领、管理科学、保障有力的工作原则，将档案信息系统安全保护分为一级和二级指标，并对等保二级、等保三级管理要求作出了详细规定，为各类档案信息系统安全保护、档案移动服务平台安全管理等标准落地，提供了统一规范。

规范性是《指南》突出特点。《指南》对档案移动服务平台建设的范围、规范性引用文件、术语和定义、建设原则、运行环境建设、应用系统及信息资源建设、安全管理、运行维护等10个方面，进行了规范，是已颁布实施的、相关上位标准规定，在档案移动服务平台建设上的具体化和落地。如《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T 18894—2016）中“9.3.5”规定，对电子档案采取在线方式提供利用的时候，要遵守国家相关信息安全规定，从技术和管理入手采取严格管理措施，保障电子档案有效利用；而《指南》则是这些上位标准在档案移动信息服务方面的具体规定，具有很强的规范性。《指南》将为有关规范、标准、制度的实施，直接提供思想和行为的规范。

《指南》的规范性，还体现在档案移动服务平台建设、管理的过程与环节中。作为移动互联网环境下的产物，档案移动服务平台的建设、运营、服务，已成为新媒体时代的迫切要求，档案部门对档案移动服务平台建设、管理、服务、运维的好坏，将直接关系到档案信息资源开发和档案服务的实际效果。建设质量高、效益好的档案移动服务平台，是档案信息管理工作走高质量发展道路的重要措施。因此，按照《指南》相关规定，建设好档案移动服务平台，并依照标准开展基于该平台的安全管理、运行维护、档案信息管理与服务工作，充分发挥档案移动服务平台的优势，从而实现档案信息更好地服务于国家、社会、公众。《指南》覆盖档案移动服务平台建设、运维、安全管理、信息服务等全过程管理与规范，有很强专指性与可操作性，具有规范性。

二、《指南》的主要内容与亮点分析

作为首次实施的档案移动服务平台建设指南，具有创新性和规范性，有着坚实的理论和实践基础。《指南》主要内容与亮点如下表。

（一）为依据结构化开发方法进行档案移动服务平台建设及标准制定提供支持

在移动互联网、新媒体环境下，针对档案移动服务平台开发与建设，要综合考虑开发成本、开发周期、应用软件APP运行的操作系统、软件功能等多种因素，在结构化方法（Structured Developing Method）、原型法（Pro？ totyping Approach）、面向对象方法（Object-oriented Method）等多种方法中进行选择，优先选用结构化开发方法，该方法更适合档案移动服务平台建设的实际，为档案移动服务平台建设及标准制定，提供支持。

结构化开发方法适合于开发各种类型档案移动服务平台，该方法是当前最成熟、应用最广泛的信息系统开发方法，它具有工作阶段流程化、开发目标清晰化等优点。移动服务平台结构化开发方法，是根据服务平台建设过程，将其区分为系统规划、系统分析与系统设计、系统实施、系统运维等，既有密切联系又相互区别的几个主要阶段。

从总体结构来看，《指南》的核心思想是体现在档案移动服务平台结构化开发方法之中，它是以档案移动服务平台建设过程及阶段为规范对象，从而形成一个有机体系。“4建设原则”，即系统规划阶段，明确指出档案移动服务平台建设原则，主要针对系统功能进行总体规划；“5运行环境建设”与“7应用系统功能”，主要包含系统分析与系统设计两个阶段的内容，系统分析包括应用系统功能分析、需求分析、构成分析等，系统设计主要体现在总体设计上，包括硬件方面：网络、服务器、存储器等，软件方面：基础软件、云服务软件等；“6应用系统建设”，即实施阶段，在已有的硬件、软件及移动网络等基础上，开发档案移动服务APP、搭建微信公众号、开设微博等，如：开发独立档案移动服务APP、利用微信公众服务平台搭建微信服务公众号，进而搭建经济适用的档案移动服务轻量级平台；“10运维保障”，即系统运维阶段，包括运行与维护档案移动服务平台的经费、人员保障，运行维护详细记录等。这种结构化开发方法，为档案移动服务平台的规范化搭建與后期规范化运行，提供整体支持。

在新环境下，信息系统结构化开发方法，能够快速、高效、科学的搭建档案移动服务平台，提高移动服务平台建设的规范化、标准化、科学化水平，并能够最大限度满足档案移动用户需求，实现档案移动平台硬件资源、软件资源、核心信息资源优化配置，进一步促进档案部门面向新环境、采用新技术、提供新服务、取得好效果。随着移动互联网时代的到来，档案移动服务平台建设、档案信息资源管理、档案信息服务等活动，正在发生巨大变化，它具有新特点和拥有新优势。《指南》正是在这种蓬勃兴起的移动互联场景下，针对档案用户利用需求呈现出交互性、差异性、移动性等新特点，依据信息系统结构化建设过程，为档案移动服务平台建设、管理、服务进行规范，具有现实性和科学性。

（二）为覆盖信息生命周期的档案移动服务平台建设进行规范提供保障

从本质上讲，档案移动服务平台建设、管理与服务活动，是以档案信息主要为核心而展开的；而档案移动服务平台的建设、管理与服务等活动过程，则覆盖了整个档案信息生命周期（Information Life Cycle）。围绕档案信息生成、管理、存储、服务等环节，档案信息生命周期具有丰富内涵与现实价值。为实现档案信息生命周期内档案信息能够持续产生、安全管理、优质服务，对档案移动服务平台建设、管理、服务进行规范，是一种重要的保障措施。在移动互联网下，档案移动服务平台作为档案信息的数字承载环境，具有“信息容器”和工具载体的性质，科学搭建遵从规范的档案移动服务平台，是为了让档案信息在其生命周期内，能够更加安全、便捷、高效的产生、管理、利用，发挥档案移动服务平台“生成、采集、管理、服务”整体效益，实现档案移动服务平台的最大价值。

围绕档案信息生命周期，对档案移动服务平台建设、管理与服务活动进行规范，根本目的是在于进一步提高档案移动服务平台建设水平与建设质量，并进而不断提高档案移动服务平台的管理水平与服务质量。在新环境下，档案信息的生成、管理、服务具有新特征，便捷存取、实时交互、个性化服务等成为档案移动服务平台建设的基本要求，规范档案移动服务平台建设，能够在发挥常规档案信息服务的基础上，推动档案移动服务科学规范发展，从而有利于形成广大社会公众广泛参与的档案业务新模式，进而实现档案信息资源社会化共建、共享、共用。

规范档案移动服务平台建设，可以更好保障在档案信息生命周期内，档案移动服务品质和服务效果。搭建档案移动服务平台是移动互联网络环境下的新要求和新产物。围绕“建设什么、如何建设、为谁建设”等基本问题，《指南》进行了具体规定，为档案部门进行档案移动服务平台建设，为开展在档案全信息生命周期内，对档案信息资源进行科学管理和为用户提供移动服务，提供标准保障。在新环境下，《指南》充分吸收移动互联网络优势，克服常规档案信息服务的不足，倡导档案移动服务、档案信息数字消费、品质档案等新观念，为在档案信息生命周期内，实现档案信息管理质量、服务质量双重提升，提供有力支持。

三、《指南》的不足与修改建议

术语和定义数量不足。《指南》的“3术语和定义”中，只有3个术语和定义，这对档案移动服务平台建设的标准来说，重要术语和定义在数量上存在欠缺，如云服务（Cloud Service）、移动存储（Mobile Storage）、移动备份（Mobile Backup）、运行维护（Operating Maintenance）等，在引用文件《档案工作基本术语》（DA/ T 1—2000）、《电子档案管理基本术语》（DA/T 58—2014）及《指南》中都没有进行界定，进而导致出现术语和定义不足的情况。术语和定义不足，将会影响《指南》实施效果，不便于对档案移动服务平台建设进行规范，还会影响移动互联网环境下档案信息管理与服务活动，导致档案信息生成环境、档案信息移动存储与移动备份、平台运行维护等方面缺失规范，不便于实际操作和具体执行。

部分术语和定义的解释存在含义不清。在《指南》中，如“3.2档案移动服务”定义为“档案部门通过档案移动应用系统提供的档案信息服务”，表明在“3.2”中档案服务仅指“档案信息服务”，而在DA/ T 1—2000“7档案利用”中，“7.4咨询服务”定义为“档案馆、档案室答复询问、指导和帮助利用的活动”；另外，多数文献也表明档案服务不仅仅指档案信息服务，上述的档案咨询服务及开具档案证明服务等，都属于档案服务，但它们并不属于纯粹的档案信息服务。在实践层面，档案移动服务要与常规档案服务并存、互补，档案服务不仅要充分挖掘、发挥常规档案服务潜力，而且要构建与提升档案移动服务新优势，践行“数字赋能、融合发展”档案服务新理念，不断创新档案服务方式，进一步充实和完善档案服务内涵。

《指南》部分内容结构安排欠妥当。内容结构存在不合理的情况，正如《指南》名称“档案移动服务平台建设指南”所表述的那样，其内容结构应围绕“档案移动服务平台”及“建设”来展开；在《指南》“3.3档案移动服务平台”，其定义为“由档案移动应用系统、系统运行环境和档案信息资源共同组成的，能够通过移动设备向社会公众提供档案移动服务的网络信息平台”，可以看出“档案移动服务平台建设”可以从系统运行环境、档案移动应用系统、档案信息资源3个主要方面，来安排《指南》的内容结构；而在《指南》将“6应用系统建设”与“7应用系统功能”中，却将本属于同一内容的章节，进行分开平行设置，导致《指南》在使用过程中容易出现差错；又如“6应用系统建设”下设“6.1 APP”与“6.2微信公众号”，就目前档案移动服务应用系统建设的实际情况来看，还应包括“档案微博”及“档案移动网站”等，这种内容结构划分不妥当，给《指南》的落地帶来一定困难。

《指南》的个别内容表述不够准确。如“5.3存储备份”表述为“应配备档案移动服务平台在线存储设备，并配备备份设备和备份软件”，从实际来看，搭建档案移动服务平台，绝大多数情况下在线存储设备必不可少，尤其是采用独立档案移动服务APP方式，若缺少在线存储设备，恐怕平台就搭建不起来。又如《指南》“8档案信息资源组织”“9安全管理”“10运维保障”中，应保持同级指标称谓的一致性，可以分别改为“8档案信息资源建设”“9安全管理建设”“10运维保障建设”，修改之后的内容与《指南》中“档案移动服务平台建设”保持一致，避免产生歧义。再如“10运维保障”中“10.1经费人员”与“10.2运维记录”，可分别修改为“10.1经费与人员管理”与“10.2运维记录管理”。

总之，《指南》作为移动互联网环境下，我国第一个档案移动服务平台建设的档案行业标准，它的发布与实施，将会进一步规范和引导档案移动服务平台建设、管理与服务活动，助力档案品质服务，有力推动档案信息资源社会化共建、共享和共用等目标的实现。

注释及参考文献：

[1]国家档案局.档案工作基本术语（DA/ T 1-2000）[EB/OL].[2019-7-23].http：//www.saac.gov.cn/daj/hybz/ dabz_list.shtml.

[2]国家档案局.电子档案管理基本术语（DAT 58-2014）[EB/OL].[2019-7-24].http：//www.saac.gov.cn/daj/ hybz/dabz_list_3.shtml.

[3]国家质量监督检验检疫总局，国家标准化管理委员会.电子文件归档与电子档案管理规范（GB/T 18894-2016） [EB/OL].[2019-7-24].http：//www.saac.gov.cn/daj/ gjbz/dabz_list.shtml.

[4]国家档案局.档案信息系统运行维护规范（DA /T 56- 2014）[EB/OL].[2019- 7- 24] http：//www.saac.gov. cn/daj/hybz/dabz_list_3.shtml.

[5]国家档案局.档案移动服务平台建设指南（DA/T 73-2019）[EB/OL].[2019-7-24].http：//www.saac.gov.cn/ daj/hybz/dabz_list_4.shtml.

[6]国家档案局.数字档案馆建设指南（档办〔2010〕116号），[EB/OL].[2019-7-24].http：//www.hbda.gov.cn/ info/577.jspx.

[7]国家档案局.全国档案事业发展“十三五”规划纲要，2016.[EB/OL]. [2019- 7- 23].http：//www.hada.gov. cn/html/News/335_62122.html .

[8]黄梯云、李一军.管理信息系统（第六版）[M].北京：高等教育出版社，2016.

作者单位：中国人民大学信息资源管理學院