信息时代档案管理工作的创新研究

张巧波

摘要：档案管理工作对于任何单位来说都是十分重要的，但是传统的档案管理方式，就是将纸质的档案进行归档，整个档案管理的过程较为复杂，而且在进行档案查询的时候，无法实现快速查询。随着我国信息技术的不断发展和应用，信息时代的到来使得档案管理发生了相应的改变。笔者在本文中，主要是对信息时代档案管理工作的重要性进行了全面的分析，结合传统档案管理工作中存在的问题，进行了全面的研究，并在文章的最后，提出了相应的创新管理措施，希望以此实现我国档案管理工作整体管理水平的提升，更好的发挥出档案管理工作的重要作用。

关键词：信息时代;档案管理;工作;创新;研究

1 信息时代档案管理工作中应用信息技术的重要性作用

随着信息时代的到来，档案管理工作开始发生较为明显的变化。通过合理的应用信息技术，可以较为明显的提升档案管理工作的效率，减少档案管理工作成本。作为档案管理人员，需要充分的认识到档案管理工作的重要性，实现工作问题的合理发现和正确处理。目前信息技术已经逐渐渗透入各个行业，档案管理在任何单位中都具有十分重要的作用，可以实现档案工作的合理开展，更好的提升档案管理工作的针对性，实现成本的节约，确保资源的合理配置。

2 信息时代下传统档案管理中的问题

信息时代下，传统档案管理已经不再适应时代的发展要求，再加上传统档案管理工作本身缺乏技术支持，继续采用传统的纸质档案管理模式，已经无法达到时代的发展要求。继续采用传统的档案管理模式，无法达到预期的档案管理要求，出现珍贵档案的流失。而且档案实体本身数量十分庞大，对于实体档案的存放十分被动，需要占用较大的空间。传统档案信息流动较为困难，无法实现档案的快速传输，而且在传输和利用的过程中，会出现丢失和损毁。而且传统的档案管理模式消耗的时间很长，进行档案查询的时候，人工成本比较高。

3 信息时代下档案管理工作的创新措施

3.1 適当减少纸质档案

对于档案管理，必须要采用纸质和电子档案共同保存的方式，尤其是一些文献资料较为重要的，自身具有较高的价值，必须要从安全长期保管的角度，实现纸质档案和合理保存，实现电子档案的充分应用。对于普通档案来说，自身的数据量比较大，采用纸质保存方式，较为被动，而且保存十分困难。对普通档案可以采用电子档案保存的方式，这样可以提升普通档案的保存便捷性，更好的发挥出普通档案数据快速查询的作用。在对普通档案进行调取和应用的时候，可以对电子档案进行打印，得出相应的副本，对文件进行签章，实现电子档案和普通档案之间的合理转换和识别，提升电子档案的规范化管理。

3.2 大范围引入配置较高的计算机

随着档案管理要求的不断提升，电子档案的管理要求比较高，因此很多档案管理工作都有比较高的要求。对于档案管理计算机来说，必需要逐步引入配置较高的计算机，实现计算机的综合应用，更好的发挥出档案管理计算机快速查询的作用。另外还可以合理的应用各种软件，作为档案管理部门，需要有相应的认识，花费较高的资金，购买配置合适的计算机，确保电子档案管理工作的顺利开展。通过高配置计算机的应用，可以较少使用中的卡顿和系统问题的发生，提升档案管理的安全性。

3.3 开发档案管理软件

信息技术在档案管理中的应用，必须要有相应的管理软件为支撑。从我国目前市面上所使用的档案管理软件应用情况来看，很多软件都是集成化的，而且其中所涵盖的方面很多，但是对于一些具体的问题，应用解决较为被动，无法实现档案工作的全面开展管理。作为档案管理工作人员，必须要从实际应用的角度出发，更好的提升档案管理软件的应用。对于大型单温，可以与软件企业进行合作，定制符合自身档案管理工作应用的软件，对于出现重复的模块进行删除，实现软件的便捷应用。

3.4 引入大数据技术

大数据技术具有较为重要的作用，大数据技术在档案管理工作中的应用，可以发挥出档案管理工作的重要作用，更好的实现信息的快速处理，从大量数据中，得出有用的数据，实现档案管理技术的不断完善和应用。通过大数据技术的应用，可以充分发挥出电子档案管理的重要作用，深入挖掘不同档案的重要作用，实现档案信息利用率的提升，合理的应用检索系统，提高档案检索率。

3.5 提高管理人员的信息素养

对于档案管理工作人员来说，自身的信息技术水平，对于档案管理有较为重要的影响所用。因此对于每个参与档案管理的工作人员，都要进行全面的信息技术档案管理工作应用的培训，逐步提升信息技术的应用水平，增强工作人员的互联网思维模式，实现档案管理软件的充分应用。对于管理人员，要进行日常的管理培训，确保管理人员自身有先进的管理理念，对计算机信息技术有充分的认识和应用水平，对工作中出现的问题，可以进行及时的解决。

结束语：信息时代档案管理工作的开展，必须要充分利用信息技术，逐步减少纸质档案的应用。对于每个单位来说，都需要逐步购买相应的计算机设备，合理应用档案管理软件，引入大数据信息技术，对每个进行日常档案管理的人员进行培训，逐步提升管理人员自身的素质，实现综合管理水平的提升。只有从多个方面进行全面的管理和控制，才能够发挥出信息技术在档案管理中的重要作用，让档案管理工作有较为明显的提升。

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