机关机构改革档案处置与管理措施

龙美华

机构改革中档案处置与管理的相关问题不容忽视，档案工作的顺利进行在一定程度上也为机构改革提供重要支持。在社会各项管理工作中，档案工作应当跟上时代的发展，与时俱进，以促进档案处置与管理工作的进一步发展，从而为新形势下深化改革作出相应的贡献。

一、档案处置与管理的重要性

目前，学术界关于档案的定义还不统一。一般而言，档案是指人们在各项社会活动中直接形成的各种形式的具有保存价值的原始记录。档案的原始记录性是它的本质属性。简单地说，档案是直接形成的历史记录。在实际生活中，对机关、企事业单位以及社会团体在形成发展过程中的业绩和成果进行有效记录，称之为档案。通过对档案的查阅，我们可以知道相关机构的由来与走向，对其有一个较为全面认识，也就能够在未来的部署中进行客观全面的分析，去粗取精，充分发挥其重要作用。机关、企事业单位及社会团体对档案的处置与管理是日常工作的一个重要内容，档案管理工作是否有序进行影响着相关机构在管理工作上是否顺利展开，也就是说档案管理工作为相关机构提供有力的档案材料支撑，有助于各项管理工作的顺利进行。

机关的档案处置与管理是一项原则性、保密性较强的工作，严格遵守《机关档案工作条例》以及相应的法律法规具有重要意义。中共十八大对我国政治体制的改革提出了进一步要求，而机关单位在其中发挥着重要作用。2019年初（县）级机关机构改革开始进行，而档案处置工作作为机构改革的一部分，与机关机构改革也在同步进行中。

档案是过去历史的记录，对档案管理相关工作有效控制，有助于全面理解相关机构存在与发展的重要意义。正如意大利的克罗齐所说“历史是生活的教师”，我们所记录的这些档案也都是历史的见证，既能真实反映当前管理工作的运行状况，又能为日后的发展提供重要的档案材料支持，从而保障机构改革工作的有序进行。在新的历史时期，信息技术的迅速发展也需要档案管理的相关工作与时俱进，坚持改革创新，应用现代信息技术不断推进档案管理工作的科学化、规范化、信息化，从而提升工作效率，为我国机关机构改革提供强大助力。

二、机构改革中档案处置与管理的问题

1.缺乏档案管理意识。机关单位对档案管理没有一个正确认识，过于重视单位的职能发挥问题而忽视相关档案管理工作。一些领导认为档案管理处置与管理工作并不会对自己政绩产生影响，导致档案部门的建设与发展滞后，对其投入的人力、物力、财力较少且难以跟上时代的进步，也就使档案处置与管理工作难以发挥重要作用。此外，由于领导干部缺乏档案管理意识以及档案管理理念陈旧，在档案部门往往形成一种消极的氛围，缺乏积极性而导致工作效率低下。

2.档案管理人员业务素质参差不齐。档案处置与管理工作的进行需要相应的档案管理人员的有效参与，而管理人员业务素质的高低直接影响着档案管理工作质量的高低。档案管理人员业务素质较低的原因可以从缺乏专业人才与培训两个方面进行分析。机关单位并不重视人才的选拔，而许多单位的档案管理人员并非专业人士。由于缺乏专业知识，同时也没有一定的工作经验，使档案管理工作质量大大降低。从我国各大高校档案管理专业现状来看，国内的硕士、博士点较少，缺乏优秀的专业人才。此外，在人才的培训上，由于档案管理工作相对稳定和轻松，工作上较为枯燥，多数员工没有学习的兴趣，缺乏学习动力，加之领导干部不够重视，相应的经费紧缺，使管理工作人员没有得到系统的培训，导致档案管理人员业务素质低下，降低了档案处置与管理工作的质量。

3.档案管理信息数字化、信息化发展缓慢。在科学技术迅速发展的时代，档案处置与管理的相关工作也不断推进计算机信息技术的应用，档案管理向信息化、数字化方向迈进。然而，在不断推进信息技术的同时相关的问题也不断呈现。一些机关单位不重视信息化、数字化的档案管理，纸质档案仍然占有相当大的比例，尽管口号、标语上高呼信息化、数字化建设，但实际工作中没有确切落实，使档案信息化、数字化成为一纸空文。除此之外，由于档案管理部门经费紧缺、领导不够重视，在办公设备上也缺乏必要的硬件设施，造成档案处置与管理工作的诸多不便，例如，档案扫描录入缓慢、软件系统安全存在漏洞、档案数据无法共享等。

三、机构改革中档案处置与管理的应对措施

1.提高管理人员的档案意识，增强参与机构改革的主动性。在机构改革中，由于档案意识薄弱，领导干部也没有足够重视，档案处置工作往往是混乱、不作为，导致工作效率低、工作质量低。优化档案工作，提升全员重视档案的意识可以从三个方面来考虑：①加强宣传工作，提升全员对档案管理工作的重视。②加强对管理人员的培训教育工作，不断提高员工对档案管理的意识，树立起相应的档案管理理念。③重视档案的收集工作，将收集工作作为重要内容。在当前机构改革新形势下，相关部门应当及时了解改革动态，积极主动参与到改革中来，主动要求介入并提前做好有关档案处置与管理方面的规划，避免因为信息滞后造成的改革动荡。

2.加强档案安全保密工作。档案工作具有一定程度的保密性质，特别是涉及国家机密的档案具有更高的标准和要求，档案的安全、保密是档案工作基本要求。在进一步深化改革的过程中，更应当重视档案处置与管理中的保密工作，以预防为主，贯彻落实档案安全保密责任机制，健全相应的防范措施，并运用现代科技手段保证档案的安全、可靠。具体来讲，可以从三个方面进行：①在做好纸质档案工作的同时，加强电子公文归档管理工作，运用相应的電子公文数据信息安全保障技术确保档案的真实性、可靠性。②处理好档案利用与安全保密性之间的关系，在有效利用档案的同时，重视对档案的相关保存措施，以防止档案的丢失、毁损、泄露。③加强档案管理人员的思想政治教育，不断提高管理人员思想水平，促进其综合业务素质的提升。

3.明确机关企事业单位及其人员的职权范围。良好的制度是相关工作顺利开展的重要保障，健全机关企事业单位中档案工作的法律法规，明确其职责范围，在职权范围内充分发挥作用，各司其职，并对相关的档案交接与管理工作有效监督指导，统筹协调，促使档案工作的顺利进行。实际工作中，由于涉改单位职责不明确，档案人员过早撤离，没有良好的档案交接流程，使档案处置与管理陷入混乱。权责不明晰，责任归属难以确定，往往造成问责难等问题。为保证档案工作的有序进行及早制订《机关机构改革中档案处置和管理工作方案》，明确任何部门和个人不得擅自处置档案。

4.提高档案管理人员的业务素质。由于档案管理人员业务素质较低，没有系统的档案管理知识储备，使档案处置与管理工作进行效率低，工作难以推进。因此，在新时期，应当不断增强档案管理人员的业务素质，其中领导人员加强指导工作，并进行定期的业务培训。根据档案管理人员的知识、经验水平采取不同的业务培训方式，面对较多的新档案管理人员可以进行全员集中培训讲解，反之亦然。在信息技术发达的当今社会，微信、QQ、微博已经成为人们的主要信息交流平台，相关的档案管理部门可以建立微信群、QQ群使所有成员都能在群内对相关问题参与交流与解答。

5.明确处置原则。档案工作的顺利进行还应当明确相应的处置原则，避免档案的丢失、遗漏，不断完善档案交接手续。凡是涉改单位都应当重视档案的移交整理工作，对于直接移交于综合档案馆的单位，应当是该机构存续时保管与形成的档案，以及在机构改革过程中所形成的档案。纸质档案与电子文档都应当进行分类保存并移交。在移交程序上应当规范进行，首先移交单位本身应当明晰具体责任归属，明确各个环节的相应负责人由谁担任，对单位内的各种档案材料进行分类整理，并制定对应的档案清单，经负责人签字盖章后及时移交相关部门。其次在移交时，制定相关的檔案目录，并将纸质与电子档案一式三份及全宗介绍同时移交。

6.兼收并蓄、借鉴有效方法。大胆借鉴其他各项管理工作中的有效方法，运用现代信息技术使档案处置与管理工作与时俱进，顺应改革潮流，在促进档案工作顺利进行的同时为机构改革与发展提供重要的档案材料支持。为提高档案处置与管理工作的质量，一是要坚持档案管理长期以来形成的有效管理方法，例如，坚持“三纳入”等传统管理方法。二是要主动引进有效管理模式，提高管理人员工作的积极性。例如对闭环管理中交底方法的引进，在立项之初要求进行档案工作交底，明确相关的法律依据。工作内容、注意事项等，让每个部门对档案工作有一个全面了解。此外，也可以借鉴项目施工强编制规划方案的方法，将档案的管理办法、分类方法、归档范围等程序与方法制定相应的规划书，而档案局进行备案审查。

四、结束语

在机关机构改革的新时期，同时加强档案处置与管理工作十分重要，而机关单位档案工作的顺利进行不仅影响着当前改革的进程，对国家未来的发展也有着重要意义。因此，在改革不断推进的当下，机关单位应当重视档案处置与管理工作的重要性并及时做好应对措施，积极主动做好档案工作的跟进。

（作者单位：广东省司法厅）