浅议档案管理信息化建设

曹美娟

【摘要】随着现在网络科技的迅猛发展，信息技术广泛运用于档案管理工作的各个环节，且优势明显。当前很多企事业单位已经基本实现了由纸质档案到电子化档案的转变，档案管理工作也相应地由传统的档案收集、整理转变为对档案的监控。信息化在给档案管理工作带来机遇的同时，同样也带来了挑战。

【关键词】信息化;档案管理;信息化建设

档案信息化不是简单地用计算机替代传统的手工作业，也不是将传统的管理方式复制到信息化平台上，其本质上是档案工作和信息技术的结合，其成功与否也取决于这两者的融合，这种融合从概念到实践都是一场深刻的革命，赋予两者崭新的内涵。首先，以档案信息资源的共享与利用为例，在传统的档案管理方式中，要想实现信息共享必须要全部依靠手工操作来实现，繁琐的程序以及复杂的交接会使得相关单位对档案的利用率大打折扣。长此以往，各种档案就会因为其自身的查阅困难性而被闲置下来，这样不仅会造成资源浪费，而且也难以发挥档案应有的服务功能。而伴随着信息技术的发展，档案信息化建设进程的加快，相关部门在进行档案管理时能够使文档直接通过计算机网络技术实现云储存。这样一来，无论是在网络运行状态下，还是在脱机状态下，查阅者都能够不受时间空间的限制而自由地进行档案调阅。因此，我们说，档案信息化建设是提升档案管理工作效率的必要保证。其次，将信息技术运用于档案管理工作后，就可以通过对原生性档案信息资源的科学管理和合理配置，使档案管理工作实现数字化、标准化、系统化和网络化。除此之外，将信息技术运用于档案管理工作，还可以实现原生性档案资源与“信息高速公路”的接轨，从而挖掘出那些隐匿于信息表面的檔案内容，实现对社会档案信息资源的充分开发与利用。再次，在档案信息化背景下，相关部门可以直接利用信息技术将档案数字化，一些查阅人员也可以直接通过计算机终端进行查找浏览操作，有利于降低对纸质档案的翻阅和复印次数。除此之外，在对纸质档案进行数字化过程中，通过对字迹颜色进行加深处理，可以最大程度地使纸质档案恢复原有样貌，从而达到保护档案实体的目的。

一、档案信息化建设过程中遇到的诸多问题

（一）思想认识的“不充分性”。档案信息化建设能否顺利进行受很多因素影响，其中对它的“思想认识”就是一个极为重要的方面。但是从当下来看，很多单位并没有认识到这一点，具体体现在以下两个方面：一方面，单位的主要负责人将档案信息化理论与实际脱离，不考虑个人、单位、社会的利用需求，一味追求个人业绩以及单位外在形象而盲目跟从社会发展潮流，为了信息化而信息化，从而导致在后续的档案信息化管理方面存在较大问题，诸如重建设轻管理、重形式轻内容等现象不绝于耳。另一方面，档案信息化建设既要求相关人员录入室藏传统纸质档案，又要求其紧跟社会发展潮流进行最新信息与资源的收集整理。此外，数据库建设、客户端APP开发、网页建设等等都包含在内，因此它是一项极为复杂且烦琐的工作。但是一些单位工作人员却对这些问题认识不足、准备不充分，最终导致经费不足、人手不够等问题频频出现，从而又会降低档案管理工作的整体效率。

（二）基础设施的“不完善性”。由于缺乏对档案管理信息化建设的深刻认识，一些单位领导认为只要借助网络技术就可以实现档案的全部开发与利用，不注重对档案信息化管理环境、配套设备等方面进行完善，致使其内部档案室条件极为简陋，配套设备得不到及时的更新换代，部分设备相对落后陈旧。此外，软件系统的不完善与不流畅，也会导致查阅体验较差，不利于档案整体利用效率的提升。

（三）规章制度的“不科学性”。一方面，由于档案信息化建设属于一种新兴事物，我们缺乏对此工作制度建设的经验。另一方面，伴随着档案管理环境的变化，原有的一些档案管理规则制度不再适用于当下。所以，在实际的档案管理过程中难免会出现规章制度与实际情况相矛盾的现象。

（四）管理过程的“不规范性”。第一，对信息化档案材料的收集程序不规范，导致档案材料内容不完整。第二，对信息化档案材料的整理程序不规范，导致材料内容查阅起来非常困难。第三，对信息化档案材料的调阅程序不规范，不仅容易造成一些需要保密的资料外泄，而且还有可能导致资料的丢失。

（五）信息安全的“不可靠性”。造成档案资源不安全的因素有两点：一是企业管理层缺乏信息化档案管理的安全意识，导致审查与管理力度不足。二是伴随着信息技术的进步，黑客的窃密技术也得到飞速发展，严重威胁着档案信息安全。以现在正流行的“勒索病毒”为例，正是由于企业平时不注重加强防范，不注重技术维护，从而导致档案信息被封锁。

（六）部门合作的“不协调性”。由于缺乏高效而统一的网络化协调机构，从而使得各个部门及工作人员犹如一个个孤立的岛屿分散在单位之中，进而导致部门合作出现不协调现象。这种不协调主要体现在两个方面：一是档案管理部门内部的不协调，使得成员之间由于缺乏沟通而导致低水平的重复运作。二是档案管理部门与单位其他部门之间的不协调。以人事档案为例，若档案管理部门不能与其他部门进行有效合作，那么人事档案的收集难度可想而知。

（七）人才素质的“不平衡性”。虽说在档案管理工作过程中充分运用计算机技术给工作者带来了极大的便利，但其同时也对档案管理工作人员的专业技能提出了更高的要求。由于电子化的档案管理摒弃了传统的档案管理方式，以现代化的手段对档案信息进行归档处理，因而更需要一些专业人员进行科学管理。这样一来，就对档案管理者的专业素质提出了更高的要求。但是目前来看，仍然有很大一部分档案管理人员缺乏对信息技术及与档案管理相关软件的学习与应用。不仅如此，一些工作人员工作积极性不足、专业性不强，导致人才综合素质参差不齐，使得档案管理工作信息化过程中遇到种种困难，工作的效率不高。

二、提升档案信息化建设的几点思考

（一）充分认识档案信息化建设在工作中的重要地位。首先，应当从提升单位领导干部认识入手，使领导干部明白做好档案信息化建设的重要性，最大程度地争取到领导对工作的支持。其次，档案管理部门内部应当细化分工。对每一项具体的与信息化建设有关的工作设置专职的管理岗位，将信息化档案管理工作由被动局面转化为主动。最后，单位应当积极开展丰富多彩的宣传活动，普及信息化档案管理知识，以提升社会各界对档案信息化建设的重视程度。

（二）加大投入和完善档案信息化建设中基础设施设备。软、硬件配置的提升，一方面有利于促进档案管理信息化的基础建设，另一方面也有利于提升档案管理的质量和效率。因此，单位不仅要为档案管理工作配备良好的计算机及系统，也要防患于未然，投入一定的资金来聘请专员设置严密的安全防护系统。

（三）建立健全档案信息化建设的规章制度建设。首先，应当要求档案管理工作人员严格依照《档案管理制度》的各项规定进行材料收集、整理、归档、调阅等。其次，要求单位要在《档案管理制度》的基础上，依据单位实际发展水平对各项规则进行细化。最后，为了确保信息化档案管理制度的有效推行，单位应当制定责任追究制度。对于一些档案泄密行为、违反规则的行为进行追责与制裁。

（四）将档案信息的安全性建设作为重点。首先，档案部门应当通过宣传讲座等形式提升部门工作人员的安全意识。其次，单位要采取有效措施、运用先进技术加强网络信息的保护。最后，相关部门要加强内部管理。不仅要提升工作人员思想素质准入门槛，也要对现有工作人员进行定期思想素质考核。

（五）培养一批高素质的人才队伍充实到档案管理信息化建设中来。一方面，通过加强对档案管理工作者的专业知识培训，使其不断丰富与信息化档案管理工作有关的专业知识，并引导档案管理者们树立起终生学习的理念。另一方面，加强对现有档案管理工作者的计算机技术培训，使其掌握一些现代信息技术知识，并熟练掌握与档案管理有关的应用软件的使用方法，以适应信息化的发展要求。

三、结语

综上所述，尽管目前很多企事业单位档案信息化建设成效显著，但是，要想真正实现档案管理部门工作效率的提升任重而道远。仍然需要我们进一步完善档案信息化管理机制、加强工作人员对计算机技术的学习，以不断提升对信息化档案管理工作的适应能力，切实做好新时期的档案管理工作。