分类管理模式在办公室档案工作中的应用

李淑春

中图分类号：G271 文献标识：A 文章编号：1674-1145（2019）8-098-01

摘 要 档案管理是企事业单位日常工作中的一个重点，合理采用现代化的管理方式提升办公室档案管理水平能够为企事业单位构建一流档案管理提供保证，企事业单位的核心竞争力因此提升，有利于企事业单位于激烈的市场环境中立稳脚跟 。

关键词 分类管理模式 办公室档案 质量

办公室档案是企事业单位经营过程中产生的图、文、声像资料集合，涉及内容多、涵盖范围广，对企事业单位的后续发展、管理优化等均能够产生非常积极的影响。为了确保办公室档案更好的服务于企事业单位的各项工作，相关部门应该基于办公室档案管理的现状积极构建分类管理模式，切实提高办公市档案管理水平，保证档案管理充分发挥其效力。

一、办公室档案特点分析

办公室档案属于企事业档案的重要组成，与其他档案相比，既具备相似性，也具备差异性。想要提高企事业单位的办公室档案管理质量，相关者需全面了解办公室档案的特点：

（一）专业性和机密性

企事业单位生产经营过程中产生的各种资料能够真实的反应企事业单位内部机构设置和业务操作的具体方法，这部分资料属于企事业单位的核心信息，能够客观的反映企事业单位的综合实力，因而具备较强的机密性和专业性，必须被妥善保管，且不得随意私传。

（二）系统性

企事业单位的办公室档案资料伴随企业各项经营管理活动同步形成，囊括了企业管理活动始末每一个环节的相关资料和数据。正因为此，办公室档案必须具备较强的系统性，如此才能够形成具备系统性的资料，方便后续的使用和查阅。

二、现阶段企事业单位办公室档案管理中存在的问题

（一）重视度有待加强

虽然近年来我国人民的思想认识不断提高，企事业单位对办公室档案管理的重视度不断提高，然后在过去很长一段时间内，我国人民普遍未能正确认识档案管理的重要性和必要性，这使得档案管理工作一直被停留在抄写、保管等事务性工作层面，企事业单位的领导阶级对档案管理工作不够重视，相关人员在落实办公室档案管理时不求有功只求不过，历史性问题导致当前的企事业单位办公室档案存在众多问题，很难适应当前的办公室档案管理需求。

（二）设施、环境不达标

分类管理模式是提高办公室档案管理质量的有效措施，分类管理模式需要有相应的设施环境作为支撑，然而就当前阶段的实际情况而言，部分企事业单位仍然存在六防设备不配套、档案室环境狭窄潮湿、相关软硬件设施不齐全等问题，这严重的阻碍了分类管理模式的施行，也影响了办公室档案管理的整体水平。

（三）管理质量整体不高

由于很多企事业单位内部的办公室档案管理人员均为非专业的档案管理人员，这部分人缺乏专业的档案管理知识，档案管理思想不端正，这使得先进的管理手段难以被及时应用进管理过程，档案管理的质量和水平因此难以尽如人意。与此同时，部分企事业单位内部的档案管理人员数量不足，档案管理工作者身兼数职问题严重，这必然会影响档案工作的创新，也会对档案材料的整理、搜集等产生不利影响。

三、在办公室档案管理中应用分类管理模式的策略

（一）构建完善的档案资料分类管理体系

企事业单位应充分的考虑自身工作的性质和内容，要对企业工作进行详细分类，对于不同的工作项目应当制定与之对应的档案资料管理细则，并要求档案管理人员严格遵循相关的管理细则落实档案管理。对于整理好的文檔应进行独立存档，并最终与其他文档合并成统一的文档系统，以方便办公室档案的后续使用。

（二）及时完善档案相关资料

为了保证办公室档案能够真实的反映其事业单位的正常经营状况，企事业单位应积极构建相应的管理部门，在开展各项工作之前，组织相关机构及时进行信息搜集、建档整理等，要及时准确的搜集一手资料，并尽可能保证将所获资料科学、准确全部归档保存，以便为企事业单位随后开展相应项目提供参考资料。

（三）全面提高档案管理人员素质

首先企事业单位应该加大对现有档案管理人员的教育培训力度，要提高其专业技能、丰富其专业知识，使之具备较高的档案管理素质，能够在档案管理过程中合理应用分类档案管理模式以及其他先进的档案管理手段。与此同时，企事业单位应该加大对优质档案管理人员的聘入力度，活化档案管理团队，提高档案管理队伍的整体素质。

四、结语

综上所述，档案管理能够为企事业单位提供重要的经营资料，推动企事业单位档案管理科学、规范、现代化发展，健全并完善企事业单位的档案管理体系是当前阶段的重要任务。办公室档案是企事业单位档案的重要组成，企事业单位方面需要善用分类管理模式解决当前的办公室档案管理问题，要善用构建档案资料分类管理体系、完善档案资料等策略全面提高办公室档案管理的质量和效率，以确保办公室档案管理真正发挥日常管理功效，推动企事业单位档案管理整体发展。

参考文献

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