数字化档案推动新时期档案管理工作的发展探析

张婷

摘要：在信息化時代，各行各业逐渐稳定发展，企业开始重视新时期档案管理工作。本文将对数字化档案管理的特点进行简要概述，重点分析数字化档案推动新时期档案管理工作的具体策略，包括增强自身档案管理意识、提升档案管理人员的数字化管理技能、更新硬件设备、及时建立和更新相关标准等。

关键词：企业;档案管理;数字化

在社会发展不断进步的当下，产生的档案资料越来越多，原先的人工管理方式已经无法有效保证档案管理工作的时效性和准确性，也无法满足当下的档案管理工作需求。然而在计算机技术不断发展和应用之下，档案管理工作渐渐实现了电子化，如此一来便从根本上缓解了档案装具缺乏、信息化不足以及检索缓慢等问题，也渐渐诞生了一种新型的档案管理形式，即数字化档案管理。

1数字化档案管理的特点

1.1经济效益高

以往我国档案管理工作一般采用粗放型模式进行办公，当不能及时处理大量档案信息时，经常通过增加办公经费和扩充办公人员两种方法来处理，导致成本大幅度增加。把数字化档案应用到档案管理工作中，可以有效解决此问题。由于数字化档案不再将纸质作为载体，而是通过新型的机读档案，所以既能够减少档案保管费用，又能够节省大量占地使用面积，进而提升企业的经济效益。

1.2工作效率高

通常档案管理是采用纸张作为主要载体，放在档案馆或档案室中存放，因为档案的存储量大且集中，档案管理人员要是没有做好管理，需要查阅资料时就会花费大量时间与精力。应用数字化档案管理，管理人员将各种资料提前传到计算机系统中，做好相应分类，在查询时可以快速找到所需要的资料，既省时又省力，提高了工作效率。

2数字化档案在档案管理工作中发挥作用的基础

2.1信息化社会为数字化档案管理提供了机遇

在以往的数字化档案管理过程当中，往往依靠的是人工，对数字化档案管理进行分类与整理，从一定程度上来说，人工管理企业的人事档案容易出现一定的失误率，容易把档案的一些关键性内容遗漏。在信息化社会，随着电脑技术与通信技术的迅猛发展，这些社会科技发展的现实条件，都为企业人事档案的管理提供了新的发展机遇，随着信息化社会的不断发展，为数字化档案管理提供了更好的发展平台，人们可以更方便地利用信息以及电脑网络技术为企业的档案管理进行信息化处理，达到对企业管理的电子化、现代化，实现高效率的管理。

2.2档案管理人员的专业化水平不断提高

随着信息化社会的到来，电子计算机技术迅速地应用到数字化档案管理中来，这就使得企业管理人员不得不面对信息化社会对档案管理所带来的便利条件。档案管理人员对信息化社会的不断适应以及电脑技术应用的不断提高，企业的档案管理越来越多地被应用到电脑信息技术中来，数据存储和数据提取为数字化档案管理的核心，把企业的档案管理予以信息化、技术化、数据化，达到了企业档案管理的高效率。

3数字化档案管理相对于传统档案管理的优势

3.1档案管理的保密性更强

信息化社会的到来，为企业人事档案的管理提供了相当便捷的途径，但是必须认识到信息化社会的到来，为数字化档案管理提供发展的机遇的同时，也为其带来了挑战。这是因为在信息化社会当中，人们的信息都是通过数据化来加以储存的。数据化的储存方式，使得企业人事档案的管理也变得迅捷。从这个意义上来说，人事档案关系着一个人的政治前途以及发展潜力，人事档案的泄密是数字化档案管理所必须加以提高警惕。

3.2档案管理人员的计算机水平能够得以有效提升

企，业档案管理的制度与数字化档案管理的水平在很大程度上决定了企业的档案管理能否规范化以及程序化。这个层面上来说，社会对计算机技术的不断应用，实际上也为数字化档案管理带来了这样的挑战。企业的档案管理人员能否及时的跟上信息技术的不断发展以及电子计算机技术的不断更新换代，以及能否适应这样的社会发展趋势以及科技发展的不断变化。

4未来发展

自进入信息时代，人们越来越多地依靠网络去获取知识和信息，可以预见，未来人们到档案馆的次数与时间会渐渐变少，甚至不用再亲自跑去档案馆查阅信息。因此，在未来还必须要做好这几项工作：第一，加大对数字化档案建设必要性的宣传，以及档案管理人员的业务培训，全方位提升档案工作人员的素质;第二，加大现存档案的数字化建设，实现馆藏档案全面性的数字化处理，确保传统档案能够稳妥地过渡到数字化档案;第三，渐渐将现有的档案工作体系转变为数字化工作体系，建立完善的工作体系。

5结语

在计算机网络不断发展的今天，通过各项数字化存储技术，各种档案信息都能够被有效收集起来，供所有机构和个人进行查询和使用。这一项发展不断推动着数字化技术的应用，还给档案管理带来了新的发展机遇，档案管理部门只有牢牢抓住这一机遇，才能够适应当下的发展环境，并取得更多档案管理优势。

参考文献

【1】李琳，大数据时代国有企业档案数字化管理对策研究【J】.武汉电力职业技术学院学报，2019，17（04）：50-52+56.

【2】姚水英.数字化档案推动新时期档案管理工作的开展【J】.兰台内外，2018（31）：3-4.