怎样提高办公室档案管理工作效率的思考探究

曹宇

【摘 要】办实事档案是储存信息的重要载体之一，在档案资料中的地位可见一斑。可是在大数据时代，档案信息越来越冗杂，管理工作也越来越困难，因此人们越来越倾向于利用网络信息技术管理办公室档案，一方面，它可以更完整准确地保存管理档案;另一方面，它可以提高档案管理人员的工作效率，让档案管理工作条理化，这有利于办公室相关部门各项工作的深入开展。本文在提出当前办公室档案管理工作的一系列主要问题后，将会针对这些问题提出解决方案进而深入探究如何提高办公室档案管理工作的效率。

【关键词】档案管理;工作效率;办公室檔案

社会发展和时代进步推动人类相继进入蒸汽时代和电气时代后，随后又迈入了信息时代。信息时代的重要特点之一就是网络信息化技术广泛应用于社会各个行业，比如服务业，制造业和通讯业等，所以为了顺应社会进入信息化时代的号召，人们也应该将网络信息技术的长处与档案管理相结合，简化办公室档案管理工作的冗杂步骤，让此工作更加快捷化便利化。因此催生出了时代的产物-电子档案，这一新宠儿的出现为社会工作和人们生活带来了极大方便。所以，档案的电子化管理引起了办公室管理的极大注意力，而以便捷化的传播方式、系统化的管理模式为主要特点电子化档案凭借其主要管理方式即电子信息技术成为一个新课题。

一、为何加强办公室档案管理

不同种类的办公室档案，它的内容不同、性质也千差万别，所以基于内容和性质，档案的重要程度可以被定位为几个不同的等级[1]。一些是机密级别高的内部秘密文件，这些档案都涉及到某公司、单位的业务是否能够正常开展，所以相关工作人员一定要把这些重要档案的保密性和管理工作排列在第一位;一些是机密级别低的办公室人事档案文件，它对相关工作人员提出的要求就比较低，只要求管理人员保持资料的完整性和一定的机密性，防止无意丢失或者恶意泄露从而影响工作的正常进行。两个例子如下：

（1）办公室人事档案大多数都是记录员工所在单位、企业在员工工作期间所给予他的身份证明，比如职位提升，工作绩效，惩罚等等。所以作为一名员工在各个时期工作经历汇总表的人事档案对从业人员来说是十分重要的，因为他需要借助个人档案来办理各种手续，从而扎根于工作单位，所以单位的相关负责人必须严格保密地做好档案的记录工作和管理工作。

（2）指导业务工作的办公室文件档案资料，它高度汇总了相关部门的工作理念，因此作为重要档案资料之一的办公室文件档案，管理人员必须使管理工作有序进行，提高管理效率，为日后查阅相关档案资料打下基础。所以此时如果办公室档案管理工作中合理采用了网络信息技术，那么工作人员就可以利用高级检索和模糊检索等功能[2]，方便快捷地查找所需的员工资料或者业务资料，而且如果工作人员在异地，还可以利用网络进行远程管理、查询资料库，让档案资料物尽其用。

二、关于在办公室提高档案管理效率的几点建议

保证档案的保密性和保证档案的最大化使用这两项要求对办公室档案管理人员提出了极大的挑战。因此将信息化技术用于办公室档案管理不仅是社会发展对他们提出的挑战，也是管理人员对自身能力提高提出的挑战。首先，领导层应该在办公室内部工作中建立一套完整的以档案管理为核心的机制，让档案管理有章可循;其次相关管理员应该对自身工作有清楚的认知，即这份工作的重要性、特点和要求;最后，档案资料资源庞大，因此应该按照公司的档案管理机制分门别类。

1、完备的档案管理制度的建立

在建立完备的办公室档案管理制度的初期阶段，公司主要领导人应该起带头作用即重视档案管理的一系列工作并且引领相关人员做好办公室档案的管理工作，比如设置单独的资料室存放相关档案，而且根绝档案的内容、性质、重要程度将档案有理有序地存放在资料室，并且写上相对应的标签[3];在整理完档案后，对档案进行有序储存时应该将档案存放在高层楼或者比较封闭的区域，并且在这些区域做好警示牌标识非相关人等不准入内，以此防止不相干人随便进入资料存放室，偷看或者窃取重要档案资料。更重要的是管理人员应该单独放置公司机密性高的内部文件，并且在一定的时间间隔里细心跟进记录档案的保密期限，此外随着时间变化和机密程度变化，相关人员应该及时对一些文档进行解密、升密、降密等操作，适时整理一些不需要保密的文件，将它们做好标记重新放在资料室其他地方。这项工作必须由三个或者三个以上的管理人员共同进行，而且在相关地点应该安装监控，以实现在工作人员相互监督后，日后如果档案出现纰漏，有监控的视屏录像可以查证。

2、提高相关档案管理人员的专业水平

一个人的提高不仅是社会发展、时代进步对他的要求，也是自身为了实现最大社会价值而对自身能力提出的要求。因此，一方面，单位档案管理人员应该时刻保持进取心，通过自主学习提升专业水平，加强职业道德素养和树立保密工作的责任意识;另一方面，单位领导者也应该经常开展档案管理工作培训课程和相关法律知识培训课程，这些课程都必须要求档案员参加，否则算作缺勤，以此提高工作人员的专业水平和法律意识，让相关人员掌握档案管理的基本技能和中心思想并且知法、懂法和守法。对单位其他工作人员，管理层应该加强宣传，营造做好档案管理工作，人人有责的浓厚氛围，促使普通工作人员在不自觉地情况下加入协助管理员管理档案的工作。

3、将网络电子信息化和档案管理相结合

网络电子信息化技术处理档案管理时主要利用对平时新闻档案文件的处理而不是集中立卷发展处理，这种处理方式与后者相比具有更多的优点。首先它可以根据档案的不同性质，将单位内部的资料进行分类，从而简化了管理程序;其次在整理档案资料后，管理人员可以补充办公室各类的不足资料，促进档案资料丰富化、多样化;最后该种方式使文档检索步骤更加简单、清晰、易懂。因此电子化档案具有纸质档案无法企及的优越性：第一，网络化的管理方式，只要掌握后就变得十分简易，大大简化了档案管理的步骤，提高了档案管理的有效性;第二，电子化档案的保密性大大提高，这契合了档案管理对工作人员提出的保密性要求;第三，使得档案管理管理更加有序、准确，更易于日后对相关资料的查找。

4、培养档案管理人员的高度责任意识

档案管理工作的机密性不仅只关系到档案员，而且还与档案里的每一个人息息有关，所以公司应该加强宣传和号召，让全部职员承担起自身的隐形责任，做好档案管理的保密工作。为了调动全体职工积极性，公司应该设置一套完备的奖惩制度，对于工作绩效好，责任感强的员工进行奖励，奖励从高到低分为一等、二等、三等;相反地，对于工作绩效差、责任感低、没有集体荣誉感的人进行处罚，处罚从高到低分为一等、二等、三等。通过提供物质奖励或者精神奖励，鼓励每位员工发挥潜能，在无形之中推进档案管理顺利进行。

三、结束语

办公室档案管理属于企业内部管理的主要组成部分，所以提高档案管理效率是企业不断发展的一个必要趋势，也是企业对自身水平提出的一个重要挑战，但是要提高其效率又是一个长期的过程，在此过程中需要领导层、管理人员和其他企业职员的共同努力。同时以网络信息技术为核心的新式管理模式也需要在办公室档案管理内部得到不断革新。

【参考文献】

[1]赵慧玉. 浅析网络信息化进入高校档案管理[J]. 山东纺织经济，2010（8）：10-13.

[2] 李慧敏. 浅谈档案管理的网络信息化[J]. 现代农业，2011（10）：23-25.

[3]单艳梨. 浅谈档案管理的网络化及其保护[J]. 企业技术开发（学术版），2011（1）：15-17.