枕头坝公司档案管模式浅析

柳玉兰

【摘 要】档案管理是真实记录企业生产经营、行政管理，技术创新等活动的一项基础性工作，在企业管理各方面都发挥着重要作用。本文总结了枕头坝一级水电站建设中的档案管理模式、档案管理体系建设、档案开发利用等方面经验，供同类型建设单位参考。

【关键词】档案;管理;体系

一、背景

（一）工程概况

枕头坝一级水电站为大渡河干流水电梯级规划的第十九个梯级，位于四川省乐山市金口河区，电站总装机容量720MW，为径流式电站、二等大（2）型工程，是四川省“十二五”重点工程。

（二）档案管理概况

枕头坝公司高度重视档案管理工作，工程伊始就确定了“统一领导、集中管理、分级负责”的档案管理体制，坚持“以人为本、服务为先、安全第一”为宗旨，严格按照国家、行业标准、规范，打造体制健全、标准规范、队伍强大、系统先进、设施完备的档案管理体系。工程建设过程中，通过建章立制、加强培训、完善设施等工作，有效确保档案管理体系高效运行。2011年10月18日，枕头坝一级水电站通过截流阶段档案专项验收，机组投产发电后一年即通过项目档案专项预验收，次年初通过项目档案专项正式验收。

二、档案管理体系构建

（一）建章立制，筑牢档案管理基石

构建体系是长效运行的保障，枕头坝公司成立后，第一时间设立档案管理机构，成立了分别以总工程师、副总经理、总经理为分管领导，覆盖工程建设全过程的档案管理网络体系，相关业务成员达50余人，实现各级档案管理动态控制。

同时，公司结合工程实际，严格按照相关法律法规要求，研究制定了20多项档案管理办法，明确档案工作管理職责、管理原则、归档范围、归档时间、保管期限、案卷质量等内容，加强档案工作标准化、规范化、程序化管理，使档案管理工作有章可循，有法可依。

（二）加强培训，提升档案管理队伍

一支业务素质过硬的工作队伍是创建一流的档案管理的重要保障。为此，公司在开工初始就积极吸纳流域档案专家来公司进行档案管理;同时，通过开展档案培训、知识竞赛、技能竞赛等活动使档案人员在干中学、学中干，不断提高档案管理人员工作水平。多年来，公司累计举办档案业务培训班近10次，为归档对象提供业务咨询500余次，组织专兼职档案人员外出培训、考察10余次。通过培训，极大地提高了档案人员的专业水平，培养了一支知识储备、业务技能经得起考验的档案管理队伍。

（三）完善设施，确保档案保管环境

档案保管是一项重要又艰巨的工作，不仅要确保实体档案的安全，还要保证档案信息系统网络安全。为确保档案保存环境良好安全，公司不断加大投入，完善档案室硬件建设，做到库房、办公、阅览三分开。目前档案专用房402.20m2。其中档案库房187.20m2，阅览室107.75m2，声像档案库房39m2，实物档案库房39m2，办公室29.25m2。并配备了档案密集架24列，温湿度测量仪器、空调、去湿机、空气消毒机等设备，并定期检查维护，电子档案存放在专用防磁柜，具备良好的档案保存环境。并通过权限分配管理、操作日志管理和系统数据备份等管理手段实现了档案系统数据的安全。

（四）升级系统，跟进智慧企业步伐

档案管理现代化是大势所趋，公司紧跟大数据时代步伐，不断更新档案管理信息系统，积极采用了先进的档案管理信息系统，实现了文书档案、科技档案、会计档案、照片档案、实物档案等网络化收集、自动化辅助立卷、扫描输入、远近程全文检索、查询、利用、微机化统计等功能，实现了库存档案纸质、电子“双轨制”归档，为一份份的档案建立特定的网上“户口”，电子档案保存多达170G，实现了档案管理现代化，使档案的管理、利用更加高效快捷。

三、档案管理措施实施

（一）超前控制源头把控

由于水电工程具有工期长，参建单位多，人员变动大、档案形成数量大、种类多的特点，因此档案管理工作是一个持续过程。在工作中时常会出现工程结束后再进行归档文件材料的收集、整理的情况，但随着工程建设阶段和人员的变动，若不做好过程把控，很可能导致档案资料不能收集齐全、完整。为防止此类问题的发生，枕头坝公司档案工作采取超预控措施，在工程开工会上就对应归档各方作出档案工作的要求及计划，细化归档范围和归档责任，通过宣传、动员、深入贯彻档案工作意识等，从源头加强档案管理。

（二）过程监控严格要求

随着工程建设的逐步深入，枕头坝公司档案管理要求不断提升，档案管理严格按照“三纳入”“四参加”“五同步”的控制措施，将档案工作纳入工作计划、部门绩效考核，纳入岗位职责，实现责任归口与落实，定期组织各级档案管理和工作人员召开专题会，深入各归档单位及公司各部门检查档案的编制、整理情况，及时掌握档案工作中存在的问题，及时提出解决对策、措施。形成了责任到人，一级抓一级，层层抓落实的全员参与态势，强化了对档案管理的现实性和动态性把握，档案管理过程中还采用了以合同关系为纽带、以档案质量保证金为抓手，以分部及单位工程验收档案否决权为权限的“从首到尾”全面覆盖的经济制约手段。极大地激发各归档方的归档积极性，最大程度的保证了档案的完整性。

（三）多级审查确保质量

档案的质量是档案得以有效利用的保证。为了确保档案质量，公司采取了多级审核办法控制移交档案质量，即工程竣工档案必须经施工单位、监理单位、建设单位工程技术人员及档案人员审核，部门移交档案需由经办岗位人员、部门负责人及档案人员核对审查。确认与实际无误，在审查意见处签名后，档案室方可接收归档。经过多道关卡，多级审查后不仅确保了归档质量，更进一步确保了档案的齐全、完整、准确、系统。

四、档案的高效开发利用

公司档案不仅是工程建设、公司发展的全过程记录，也是电站转入生产后，管理、运行、检修，技改等的重要依据。为了最大程度发挥档案的价值，枕头坝公司积极利用库藏开展档案编研，编写了《管理制度汇编》、《卷宗指南》、《大事记》、《征地移民安置文件汇编》《利用档案典型事例汇编》等实用参考资料10余篇。随着档案数字化的实施和档案管理信息系统的应用，档案借阅利用更加方便快捷，档案的利用的人次和件次逐年递增。多年来，随着档案库存数量的增加，档案的借阅利用人次由2010年的18人次逐年增加到2018年的182人次。先后利用各类档案为工程建设、工程结算、工程审计、生产经营、技术革新、法律维权等方面提供了大量数据服务，利用档案创造的经济效益达数亿元，同时还取得了明显的社会效益。

五、结束语

枕头坝公司科学的档案管理工作模式，在精心的组织和认真的实践下，经过数十年的发展壮大，档案库存量日益增加，目前已积累到近7000卷科技档案，近万件文书档案，150多件实物荣誉档案，200多份光盘，4000多张照片，1500多卷会计档案等，伴随着生产经营管理的不断发展，档案管理仍在不断提升，尤其是当今信息化大数据时代的到来，也激发着枕头坝公司的档案管理工作者不断探索更加高效的档案管理模式，不断创新工作方法，真正将档案工作做精、做细、做强，为公司发展提供更多依据和更强支撑，为将来研究探索水电工程做出更大的贡献。

【参考文献】

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[4]杨 兰，新形势下加强电力企业档案现代化管理的思考，管理观察与探讨[J].

[5]马 敏 ，精致档案管理服务电力建设[J]. 中小企业管理与科技 ，2015