信息时代做好企业档案安全管理工作的思考

李雪梅

【摘 要】信息时代企业档案管理工作面临诸多方面的挑战，特别实在安全管理方面，其不仅要承担来自网络方面的威胁，还对档案管理工作提出更高的要求。下面文章主要对信息时代企业档案管理问题进行分析，并探讨具体的安全管理措施。

【关键词】企业档案;档案管理;信息化;安全管理

企业档案是企业各种形式活动的缩影，以真实信息的记录模式存在，用文字、图表等形式表现，能够为企业管理、上层决策、人事变动、周转资金和改进技术等方面提供信息参考。目前，企业对档案的需求不再是一种传统模式，已由过去的档案、现行文件、图纸、实物等模式转换为一种综合检索模式，新的现代信息化管理模式将替代传统的档案管理模式，能够满足档案使用者快捷、精确、高效、实用的需求。

一、档案信息化建设的重要意义

档案信息能够客观、真实地记录历史，对社会实践有着很好的记录、记忆功能，帮助人们充分认知客观世界，属不可再生资源。只有在准确地把握社会实践基础上的真实记录，做好资源数据整合，将一些重要的规律性内容进行归档留存，并通过现代化的技术手段，才能完成档案的历史使命。信息化建设下的电子档案是时代发展趋势，实现了档案管理工作的便捷高效，能够通过便捷的方法实现档案信息资源整合。同时信息化建设对档案管理也有了新的要求。做好电子和纸质两种不同载体间的转换、不断完善计算机网络硬软件条件，电子档案的优势是显而易见并可行的[1]。

二、档案信息化管理模式存在的问题

（一）信息化建设缓慢，存在网络安全隐患

档案信息化依托于信息系统加工与计算机网络的传输，我国信息化建设尚处于发展阶段，数据标准没有达到统一，许多技术性问题尚待解决，对信息化水平的发展起到了较大的制约作用。首先档案信息过于冗杂繁多，且信息的行业来源较为复杂，很难做好兼容档案管理系统的兼容工作，另一方面则是信息化档案技术水平较低，对于新兴计算机技术的应用力度不足，单位内部科技研发进展较为缓慢，过于依赖国外的软硬件技术，也是制约国内信息化档案管理的重要因素。除此之外，网络安全建设也有待加强。

（二）缺乏信息化专业人才

要实现档案信息化，首先要有精通网络信息化管理技能的人才，档案管理人员要同时具备较高的文化水平和先进专业技术水平，不仅限满足于一般的计算机操作。从目前看，大多档案部门普遍缺乏那种既懂档案管理又精通计算机软件管理的综合型人才。档案部门待遇普遍不高，加之档案工作枯燥乏味，不直接产生经济效益，导致档案工作不受领导重视，晋升机会少，优秀人才都不愿意来，进来后又难以留住。

（三）未构建完善的档案信息管理安全保障体系

纸质档案管理系统，管理层签字以及单位盖章是必不可少的环节，目的是维护档案的合法性与可靠性。同时，纸质档案在复制拷贝方面约束性强，有效维护了档案的安全性，降低了被盗用的可能性。但是，电子档案的最大风险是拷贝的随意性，同时，有一些黑客通过远程控制对档案信息管理系统进行破坏，信息系统安全性遭受威胁，很难维护档案的完整性与可靠性。

三、信息时代电子档案的安全管理策略

（一）在实践中不断完善电子档案监督机制

信息化背景下的档案管理逐渐过渡到向社会、向单位部门及员工服务的职能，电子档案安全问题至关重要。应进一步完善电子档案管理，建立有效的档案管理监督机制。首先就要实现对电子档案的密级划分，结合不同的等级情况操作，在确保数据信息安全的前提下，才能达到电子信息档案管理规范化、秩序化的要求。电子档案的管理人员要依据档案内容设置不同的安全等级保护程序，积极有效地实现监控，保证操作上合法合规，注重结合档案保密登记，实现系统规范化管理，这样才能进一步提升电子档案的有效利用率，提升电子档案信息交流的便捷高效性。

（二）加强档案安全管理

在企业发展过程中，档案的作用不可小觑，在信息化技术的强大推动下，为档案管理工作的开展提供了极大的便利性，但是也极容易引发安全问题。因此，必须要做到以下几点：首先，在档案信息化管理过程中，必须要提高对档案安全问题的高度重视，加强防护档案管理系统，确保高度的安全性，并且也要对防病毒软件、防黑客攻击技术等进行灵活运用。其次，相关人员要及时更新和备份存档文件，避免檔案文件丢失现象的出现。对于技术人员来说，要对网络防火墙和身份验证等方式进行应用，不断提高档案管理的安全水平，实现电子文件的顺利传输，将保密性优势充分体现出来，防止电子文件被非法窃取。最后，企业还要为档案管理人员开展一系列的教育培训，将档案管理工作落实到位，避免不良行为的出现，一旦查处，要予以严惩，从而将档案资源安全问题的出现概率降至最低。

（三）强化业务学习和创新，推进队伍建设专业化

一是要培养一支高素质的专职档案管理队伍，引进专业人才，强化业务技能培训和网络技术培训，树立先进的管理思想，学习科学化的档案管理理论，积极改进服务方法，完善服务手段，拓宽服务领域，全面提高档案工作人员的综合素质，为档案室管理从传统模式向现代化管理转变奠定坚实的基础。二要在不断探索创新基础上，及时总结好的经验做法，积极寻找档案管理中的创新点和闪光点，并进行汇总、整理、优化，努力探索出一套适合本企业工作实际的现代化档案管理机制[2]。

（四）重视建立档案信息管理安全保障系统

首先，对档案信息管理流程与程序进行优化，由专业人员进行程序的编写，强化安全的根本保障。其次，要重视防病毒软件的安装、升级和扫描，降低系统感染病毒的几率。另外，要建立责任管理体系，增强责任意识，保障安全责任到岗到人。最后，落实电子档案与纸质档案的双重管理手段，在借鉴纸质档案管理优势的同时，实现二者的高效结合，强化整合优势，切实提升管理效率，推动新时期档案管理工作的顺利开展。

（五）创新档案管理和服务技术

首先，在档案管理方面，更新了档案收集、存储形式等，所以对于档案管理部门来说，要对档案管理工作的软硬件设备进行实时更新，实现档案管理技术的创新目标，避免浪费较多的人力和物力等，进而确保档案管理工作效率的稳步提升。其次，在档案服务方面，通过应用信息化技术，可以有效提高档案服务工作效率，而且在认知和需求等方面的影响下，对档案服务提出的要求也越来越高，必须要不断对档案服务手段进行创新，争取与社会需求相符合。比如在档案服务网络系统中，加强大数据技术的应用，可以对用户查询档案的特点进行收集和整理，不断创新服务系统，在档案归类和存档等方面，结合用户的偏好，进行相应的修改和完善，进而为用户查询、提取档案信息等创造便利性条件，从而确保良好的服务效果[3]。

四、结语

综上所述，企业要立足现代社会，就需要对档案信息化管理的价值进行准确分析，依靠高效的安全管理制度，提升安全管理水平，发挥多种安全技术的作用，为信息技术作用的发挥营造优质的环境，推动档案管理工作的顺利开展。

【参考文献】

[1]董建峰.转变和更新观念，强化档案信息化管理建设[J].信息记录材料，2018，19（04）：151-152.

[2]李莎.档案信息化管理的优势及安全问题分析[J].智库时代，2018（19）：127-128.

[3]钱小燕.浅谈信息化管理背景下档案管理安全问题与措施[J].办公室业务，2018（01）：96.