试论国有企业档案信息化建设的“五强化”

厉红英

【摘 要】在信息化技术不断发展的今天，信息化建设已经成为当代社会发展的重要主题，国有企业也需要积极落实档案信息化建设工作。就当前而言，国有企业在档案信息化建设方面还存在不少问题，导致实际建设与预期效果存在较大偏差，应当不断推动档案信息化建设的“五强化”发展。文章简要分析了国有企业档案信息化建设的现状与问题，并就“五强化”建设展开探讨。

【关健词】国有企业;档案信息化建设;“五强化”

一、引言

针对当前国有企业在档案信息化建设方面存在的不足，应当采取“五强化”发展策略，从重视程度、制度、设备、人员素质及安全等五大方面加以全面强化。这对全面推动国有企业档案信息化建设工作的高质、高效推进，在新的历史时期中促进档案信息化管理水平的不断提升有着积极意义。

二、国有企业档案信息化建设的现状与问题

（一）档案信息化建设重视程度不够

虽说在信息化背景下，档案信息化建设与管理已是必然趋势，但国有企业在这方面的重视程度依旧较低，导致信息化发展受到了严重限制。一方面，国有企业领导思想较为守旧，对信息化发展的内涵及意义了解不足，没有充分意识到信息化建设的重要性，从而没有制定一系列政策及投入大量资源来推动档案信息化建设。另一方面，国有企业在信息化发展整体方面显得较为滞后。虽然有部分员工意识到了信息化建设的重要意义，但所有员工的信息化意识还较为落后，难以支持和有效推进档案的信息化建设工作。

（二）制度建设在档案信息化管理中显得很不足

国有企业档案管理在信息化方面迫切需要有健全的信息化制度加以规范，从而提供标准，确保信息化管理的有序、有效实现。然而国有企业在进行档案信息化改革时，只对档案资料的信息化加以重视，没有落实信息化管理及信息化建设制度的构建工作，导致信息化管理陷入混乱，严重阻碍了信息化发展。

（三）档案信息化建设设备欠缺

档案的信息化管理需要大量信息化的设备支持。然而受限于领导重视程度及投资资金，国有企业的硬件及软件都较为缺乏，无法有效落实信息化建设工作。此外国有企业还存在软、硬件落后的情况，设备长时间未更新，与现今日新月异的信息化技术脱节，无法支持国有企业在档案信息化工作中的正常开展。

（四）档案管理人员信息化建设水平不高

对于档案管理中的信息化建设需要大量信息技术素养高的人才做基础。一方面，国企的信息化专业人才较少，导致信息化管理系统的建设、运行、管理和维护难以有效进行;另一方面，国企档案管理团队整体信息素养偏低，部分管理人员甚至缺乏最基础的信息技能，导致档案管理工作难以在信息化环境下有效的全面展开。

（五）档案信息化建设安全缺乏

在信息化安全体系不健全、安全投入资金缺乏、信息化专业人才匮乏等多方面原因的限制下，国有企业档案信息化建设安全缺乏，存在较为严重的档案安全问题。一方面，国企内部安全机制存在缺陷，可能会出现员工外泄或篡改档案资料、员工拷贝文件时将木马病毒带到信息系统中等情况。另一方面，国企信息系统的网络安全防护能力较差，容易被黑客攻击、病毒感染，轻则导致档案信息被泄露或篡改，重则导致整个系统瘫痪，存在极大的安全隐患。

三、档案信息化建设“五强化”

（一）强化各级重视是关健性的关键

要想有效落实档案信息化建设工作，应当从思想观念着手，提高领导和各级员工对信息化管理的重视程度，从而确保所有人积极支持信息化建设和发展，并投入更多人力、财力、物力。一是国有企业领导应当紧跟信息化发展浪潮，对档案信息化建设有更加正确而深入的认知，充分了解信息化的重要性。在此基础上，领导应当发挥自身带头作用，号召所有员工重视信息化建设，由上及下地推广信息化发展理念，同时制定一系列规程、投入足够资源以支持信息化发展。二是各级管理人员和基层职工应当响应领导号召，扭转传统管理观念，深入了解信息化发展对档案管理的重要意义，积极配合企业做好信息化建设工作。

（二）强化制度建设是档案信息化建设的根本保证

档案管理的信息化发展，意味着管理制度也必须融合，与信息化发展需求深度贴合，这样才能有效的防止档案管理制度与实际管理工作脱节。因此，国企应当高度重视档案信息化制度建设工作。首先，国企需要明确信息化管理背景下的档案标准规范，即信息化档案的内容、格式等都需要依照标准进行增删和更改。其次，规范国企档案信息化管理的程序，档案信息化管理与传统的档案管理不同，要求时效性和准确性更高，同时管理流程也存在一定差异，国企必须对信息化档案的建档、更改、存储、检索、交接、整理、鉴定等工作流程进行明确规范，要求管理人员严格依照规范进行操作。最后，国有企业还应当不断完善信息化管理制度建设。构建档案信息化制度建设，是规范国企信息化管理的需要，是国企档案信息化建设的根本保证，从而不断提高档案信息化管理的系统性、科学性和规范性。

（三）强化设备建设是保障档案信息化建设的物质条件

档案的设备建设是档案信息化建设的物质保障，国企必须对此加以重视，并且做好规划，投入足够资金与资源，支持设备建设。信息化设备建设主要从硬件与软件两方面展开。一方面，国企应当根据自身信息化发展规划，购置大量高质量的硬件设备，如计算机、服务器等。另一方面，国企需要积极完善软件，及时更新系统和软件，使用最新的软件，保障相关功能的完善，实现管理质量的有效提升。

（四）强化人员素质建设是做好档案信息化建设的质量基础

在信息化背景下，国有企业应当全面强化档案信息化人员素质建设工作。首先，国企应当引入或培养大量档案信息化专业人才。当前国企极为缺乏这类人才，导致档案信息化建设工作的开展缺少足够的人才支持，很容易出现管理系统升级及维护的困难，必须在短时间内扩充信息化专业人才队伍并从技术层面支持信息化建设。其次，国企应当全面提高档案管理人员信息化素质。针对档案人员信息化素质普遍较低的情况，应当加强学习考核、做好规划、落实培训，确保档案人员队伍在培训后能够完全适应信息化管理的需求。

（五）强化信息安全是档案信息化建设的必要措施

信息安全是档案信息化建设的必要措施，是保证档案信息化建设的关键。档案的信息化管理虽然避免了传统档案管理的纸质文件损毁问题，但也带来了全新的网络安全问题。对此，国企应当积极落实档案安全管理机制的建设及完善工作。首先，国企需要构建完善的档案信息化安全管理制度，在内部设置权限，对拥有权限的人员的检索、使用档案等行为进行严格规范，尤其要禁止内部员工使用移动硬盘等工具拷贝国企档案，以免信息系统因此感染病毒。其次，国有企业应当积极加强网络安全防护，设置好网络访问权限与防火墙，及时更新木马病毒查杀软件，做好档案资料备份管理工作，避免網络安全问题引起的档案泄露、篡改甚至系统瘫痪等问题。

四、结语

综合上述分析，档案信息化建设是新时代背景下国有企业档案管理工作中的重要任务。但是由于多方面因素的影响，目前国企档案信息化建设还存在较多问题，严重影响了建设效果。对此，国有企业应当通过全面强化重视、强化制度建设、强化设备建设、强化人员素质建设及强化安全建设等措施，针对性地落实“五强化”策略，促进档案信息化建设的高效进行，提高档案信息化管理水平。

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