规范化编写模板在图书出版中的应用

邱 波，池 静，吴霞暖

随着国家对图书质量管理力度的加大，在我国图书市场竞争激烈、出版时效性强的背景下，如何提高书稿的标准化、规范化水平是提升图书出版质量的重要议题之一。目前，图书出版单位一般采取向作者提供“编写须知”“作译者手册”等提示规范性要求。但是，此类文档内容面面俱到、内容庞杂、信息量大、针对性不强，作者研读并按规范执行的效果不佳，编辑仍要耗费大量的时间、精力进行规范性处理。在投稿标准化、规范化方面，一些学术期刊投稿模板的设计经验值得借鉴。这些期刊编辑部利用作者能够熟练掌握的Microsoft Word（以下简称Word），通过设定文档的基本结构、制定样式、附论文排好后的图片等方式制作论文模板，对作者开放，从而得到编辑部所需格式的稿件[1-2]。由于图书学科广泛、内容信息量大、版式多样，图书编写模板的设计比期刊投稿模板更为复杂，现以一套教材的编写模板为例介绍一种基于Microsoft Word 2013 设计编写模板的方法及其应用体会。

1 设计目的

通过设定模板的结构、体例、样式使书稿内容形式的规范化要求清晰、直观，易于实现，为作者创作规范书稿提供便利，减轻编辑和排版人员规范化处理书稿的压力。

2 设计思路

模板以一份浓缩的书稿形式呈现，包含这套教材设定的所有体例要素。根据开本选择、版式设计设定版心尺寸、页眉、页脚等，通过Word 样式功能设定各层次或模块设计参数，编写模板的各要素格式一目了然，便于作者理解和应用。

3 设计步骤

先在Microsoft Word 2013 新建一个文档，按照这套教材涉及的所有要素新建内容或者从样稿中复制部分内容粘贴进来，作为模板文本。为了充分发挥编写模板的作用，节省排版时间，图书的开本和版式设计可以提前至作者开始编写前。

3.1 页面设置

根据这套教材开本（16 开）、版式设计要求，通过“页面布局”—“页面设置”—“纸张大小”和“页边距”命令设置纸张尺寸、页边距参数；通过“页面布局”—“页面设置”—“版式”设置页眉、页脚参数（图1）。

图1 页面设置

（a）按照我社数码印刷智能生产平台印前参数设置，页面尺寸大小包含出血尺寸(3mm)；

（b）页码范围选择“对称页边距”，保证奇偶页版心拼版对称；

（c）页眉高度指页面天头留白的高度，奇偶页不同可设置单双页的页眉页脚内容不同：

（d）指定行和字符网格可设置此版心页面的版面字数。

3.2 创建/修改样式

样式是应用于文档中的文本、表格和列表的一套格式特征[3]。使用样式可以确保格式编排的一致性，从而减少重复操作，在短时间内排出高质量的文档。把样式定义保存到Word 模板，可以大大提高用户对Word 的使用效率，让多个文档保持同样的风格[4]。

Word 软件样式分为两大部分：段落样式和字符样式。段落样式决定文本在文档中段落级别的外观。如果为文本应用段落样式，将把该段落样式应用于整个段落。段落样式通常用于控制大量文本的整体格式。段落样式中可以包括字符样式包含的所有格式定义。 但它还控制段落的外观的所有方面，如文本对齐方式、制表位、行距和边框。标题样式与非标题样式的设定同属于段落样式。字符样式也决定文本在文档中的外观，但是是在字符级别。

3.2.1 标题段落样式的创建

图书标题结构由高到低排级，各级标题必须有大纲级别和标题名称。标题内容、样式与导航大纲关系如图2 所示。

图2 标题内容、样式与大纲关系

以“标题1”的创建为例，Word 中已内嵌标题1 到标题9 的基础样式，我们只需对样式进行修改编辑即可，修改包括字体、段落、边框等内容。需要注意的是我们是根据模板创建文档，所以编辑样式必须选中“基于该模板的新文档”（图3a），“样式基准”选择“无样式”，防止修改基准样式的时候新建的样式一同被误修改（图3a）。在修改“段落”的同时“大纲级别”选择此标题在本书中的级别（图3b），方便我们查看大纲、抽取目录以及生成电子书标签等。

图3 修改标题段落样式

以此类推，完成所有标题段落样式的创建。

3.2.2 非标题段落样式的创建

非标题段落样式内容包括正文、引文、表题、表文、表注、图题、图注、公式、脚注、页眉、页脚、案例标题、案例内容、参考文献内容、索引、目录等共32 种常用样式（图4），这些样式无需列入大纲或提取到目录，所以只需要定义字体、字号及段落等基础格式。

图4 创建完成的样式

以创建“引言”样式为例，新建样式（图4），定义样式名称、字体字号、段落及其他样式，大纲级别选择正文文本。

3.2.3 字符样式的创建

字符样式仅作用于段落中选定的字符。我社常用字符样式有上标、下标、斜体、粗体、页码、着重文字等。创建字符样式是为了避免出现文档作者或修改者将原有字符格式在修改时丢失格式，也可以为关键词创建字符样式，方便提取使用。

以创建“斜体”字符样式为例，样式类型选择“字符”，样式基准“基本属性”，勾选“基于该模板的新文档”。字符样式是对段落中的与段落样式不一致格式的字符的设定，只需把不一致的格式设定好即可，不设定字体字号则默认与段落样式定义相同。

3.3 生成目录

图书目录多为自动生成，如前所述在写作时将需要提取目录的段落设置为标题段落样式，将标题段落样式中的大纲级别按照级别依次定义。选择“引用”工具栏中的“目录”列表框“自动目录”［图5（a）］，也可直接“自定义目录”［图5（b）］，点击“选项”按钮，可以将已定义的非标题样式列入提取目录范围中，多用于图片和表格内容的提取。

图5 生成目录

3.3 保存并使用模板

1）保存模板。设定完所有样式之后单击“文件”—“另存为”—在对话框中“文件类型”下拉框中选择“Word 模板（*.dotx）”—“保存”，完成编写模板的创建。模板图标为。

2）使用模板。双击模板文件（*.dotx），此时产生的文件为“文档*.docx”，浏览“快速样式”可看到已设定好的样式，保存此文档开始进行内容编写。文档图标为。需要注意的是编者在应用模板进行编写时应以图书名称建立子目录文件夹，将模板及基于模板生成的文档保存在此文件夹内，避免文档错误引用其他模板造成版式混乱。

4 结束语

自2015 年起，我社在系列化图书的组织过程中设计并应用规范化模板取得了良好的效果。通过在编写会上进行模板的使用培训、向编者提供讲解视频、对编者使用中遇到的问题进行在线答疑等方式，规范化模板得到了广泛应用，因其功能直观、操作简便受到广大编者欢迎，编辑、排版的工作效率也明显提高。

随着出版业数字化转型的快速推进、知识服务的提质增效，XML 技术成为推动出版业数字化转型升级的重要技术之一。规范化Word 模板的应用为出版内容的数字加工打下良好基础；通过对Word中内容的体例格式及版式进行样式表单控制，建立样式与XML 标签之间的对应关系，内容资源实现XML 转档、结构化生产，使其一次加工、多元利用。规范化Word 模板的应用实践也为智能化编写辅助系统的开发积累了经验。智能化编写辅助系统除了具有体例格式的规范化指导功能外，还将提供内容编写的指引，通过内容发现系统对作者编写内容的关键词进行自动检索并提示相关内容，为作者高质量地完成内容提供在线协助。