高校外事档案的信息化管理与利用

买若毅

摘    要： 国家正在实施的“双一流”大学建设战略，使高校外事档案信息化管理和高效利用的重要性日益突出。以往比较多地强调高校外事档案保管的安全性和保密性，对于外事档案中所蕴藏信息的挖掘利用，以促进高校各项相关工作的开展，却较少被提及。本文从建设思路、创建方式、管理与利用和保障措施等方面探讨如何建设信息化条件下的高校外事档案。

关键词： 外事档案    档案管理    档案利用    档案信息挖掘

1.引言

国务院2015年印发的《统筹推进世界一流大学和一流学科建设总体方案》，旨在引导高等院校立足中国、放眼世界，在世界高等教育大舞台上同场竞技，以中国特色创世界一流，提升中国高校的国际化水平、国际影响力和全球竞争力。国际化是“双一流”的突破点和切入点，高等教育国际化是21世纪世界大学发展的时代潮流。高校外事档案是国内高校在与国、境外高校、团体或者个人在科研合作、人才培养、学术交流、友好往来等活动中直接形成的具有保存价值的文本、图像及音、视频材料，是高校国际交流等外事活动的真实记录和凭证。它是高校对外合作交流过程的客观真实反映，是高校科研、教学、人才培养、人才引进和对外交流的资料库。在此背景下，高校外事档案的高水平管理和有效利用显得更加重要。

做好外事档案开发利用不仅可以更好地为高校发展服务，提高学校外事工作水平，对于推进高等教育国际化和高校“双一流”建设也具有重要意义。目前，高校外事档案管理普遍存在被动存放式管理、收集方式单一、外事资料分类凭经验、外事专办员档案管理水平不足、信息化加工处理水平低等问题，未能充分发挥外事档案在服务高校教学、科研、对外合作、人才引进和人才培养等方面的作用。

如何不让外事档案束之高阁，提高其时效性，充分挖掘利用其价值是当前急需讨论和解决的问题。新时期，大数据、云存储、云计算、电子签章、电子标签和安全加密等信息技术的发展为以上问题的解决提供了技术支撑。下面从建设思路、收集与创建、管理与利用和保障措施四个方面探讨如何建设信息化条件下的高水平高校外事档案。

2.建设思路

档案的建设过程始终以档案信息的开发利用为导向，以便于检索和查找为原则，以数字化、电子化和系统化为技术保障，提供支持多级用户访问的网络化档案综合管理平台，实现外事档案的集中统一管理，并确保其安全性。根據《中华人民共和国档案法》和教育部制定的《高等学校档案管理办法》的相关要求，档案管理部门可与外事部门协作，制定出科学合理的外事类档案管理细则，形成操作性强的立卷、编档和归档的工作规范，建立完整、准确和系统的外事档案案卷。利用电子标签、二维码等先进的电子化手段标定每一个案卷的概要和存放信息，实现快速、准确和高效的查档。外事档案的数字化过程以图像模式为主，尽量保持档案的原始状态，同时对每一个图像化档案辅以文本描述，以便于通过文本方式快速搜索图像相关内容。此外，外事档案的数字化和网络化档案综合管理平台的建设应该在高校信息化管理部门的协助下进行。

3.收集与创建

外事档案的收集和创建的主体是外事部门。高校外事档案应由高校外事部门负责收集、整理、组卷、汇总，并按照档案管理部门的要求移交，比如按照事件或者时间组卷。首先，档案管理部门可在高校信息化管理部门的协助下建立网络化的档案综合管理平台，该平台集成统一的外事档案数据资源库;档案管理部门负责平台的设计和外事档案归档规范的设计，同时为外事专办员分配一定权限的用户名和密码。

档案管理部门人员一般不足，如果由档案管理部门完成外事内容的数字化，那么时效性和准确性就难以保证，故外事档案的数字化过程应以外事专办员为主。档案管理部门负责检查外事档案数字化的规范性及其与原始载体的一致性，起到协助和指导的作用。

4.管理与利用

档案信息的深挖利用需要在一定的技术平台支撑下完成，高校档案管理部门应建设统一的综合管理平台和数据资源库。综合管理平台的功能需要由档案管理部门提出，平台和数据资源库建设应该在学校信息化建设部门协助下完成。鉴于外事档案的安全性和保密性要求较高，建议平台和资源库放在学校统一的数据中心，通过私有云方式来存储，而且通过完整的容灾备份系统保证档案信息的安全，并由信息管理部门的专业人员对数据和平台进行日常维护。档案综合管理平台基于B/S或者C/S架构，支持多用户校园内网访问。档案综合管理平台的用户名和密码由档案管理部门负责创建和下发。

为了提高查档效率，应该改变现有的查档人携带证件由档案员查询的方式，宜采用各部门独立查询的方案。校内各部门设置助理档案员，一般由部门办公室承担，档案管理部门为每个部门分配唯一的用户名和密码，该用户名和密码具有查看本部门所涉及档案的权限，并且不能查看其部门范围外的内容。档案信息综合管理平台的访问通过电子签名、密码等多重身份认证访问，或者为各单位提供实名制认证的用户名和密码，并与手机短信确认结合起来，密码和短信验证通过才可以查阅该部门业务范围内的档案。这样既可以提高档案管理部门的工作效率，又可以为教职工和校友提供便捷的查阅方式，保证档案信息的安全性。各部门档案查询完成后，档案信息综合管理平台提供强制自带时间水印和学校档案管理LOG的打印菜单，允许各部门自行打印，然后携带打印好的档案纸质材料到档案管理部门盖章，档案管理部门可以采用电子签章的方式直接为档案信息综合管理平台产生的档案盖章。

通过各部门独立查询的方式查档，可以提高档案管理部门的工作效率，将档案工作者从低水平的建档、查档工作中解放出来，将更多精力投入档案管理、档案资源开发、档案研究等工作中。例如，档案管理部门可通过丰富的数学统计工具和数据分析手段，挖掘档案之间的关联信息，将分散的外事档案信息资源连接起来，深入挖掘分析，形成研究结论;或是对档案信息资源进行深加工，为不同的需求者提供分门别类的信息，并不定期地在档案信息网站发布，为人才引进、教师进修、学生留学、科研合作等提供帮助。再如，青年教师出国比例与学科提升的关系，外籍教师的受教育程度与教学质量的关系，哪所境外高校的哪些专业更加吸引人，与本校科研合作较多的境外高校有哪些，去哪里留学容易成行，去哪里留学更容易找工作，本校哪些专业最受国内外大企业关注，教师参加国际会议的次数与其科研成果的关系等。档案综合管理平台还应该具有常规（无密级）外事档案信息查询功能，发挥教职工和学生利用外事档案信息的主动性，使其可以利用外事档案信息资源与外界进行沟通和交流，了解最新的科技、教育、研究等方面的发展动态，为自己的工作和学习做准备。

从档案信息数据资源库挖掘出的重要信息，可以为学校对外宣传提供素材，扩大学校在国内外的知名度，提高学校在国内外的影响力。一般来讲，通过大数据分析从档案数据资源库中挖掘出的信息是与本校最贴近，也是最能反映本校特点，又是不能被人们直接发现的信息。这些信息的发布和推广对于提高高校影响力，吸引国内外高校和企业与本校开展合作交流具有非常重要的作用。

5.保障措施

切实提高外事档案信息化水平单靠高校档案管理部门是难以完成的，它与高校各个部门和各个方面的支持和配合紧密相关。提高高校外事档案信息化水平，首先需要校领导和外事部门负责人的认可和重视，给予必要的资金和人员支持。人才是做任何事情成功的根本，学校应该高度重视高素质档案人才的队伍建设，加强对外事专办员和档案工作者的培训和教育，坚持参加国家和省、地、市档案局组织的各种培训、考察和调研，有计划地组织相关人员进行学习深造，拓宽档案工作人员的知识面和视野。高素质档案人才队伍是提高高校档案建设水平的基本保障。其次，档案管理部门必须脚踏实地地工作，并且具有不怕困难、勇于克服困难和顶住压力的精神。同时，档案管理部门要加强宣传，提高各方对外事档案信息化工作重要性的认知度。

6.结语

通过外事档案信息化建设和资源开发，一方面可以挖掘高校对外合作交流中的亮点，扩大学校在国际上的知名度和影响力，把学校的优勢和特色展现在世界舞台。另一方面可以提高教职工、在学生和毕业生查档的便捷性。如果档案数据通过私有云存放在学校统一的具有容灾备份功能的数据中心，档案数据信息的安全性就可以更好地保证。此外，通过电子签名、密码认证和手机短信认证等多重认证，并分权限控制，档案资源的保密性也会比现有通过人工保管方式的保密性更高。最重要的是，外事档案信息以更高的时效性和更便捷的访问方式呈现给相应的群体，并通过数据挖掘和大数据分析工具发现其中蕴藏的更有价值的信息，充分发挥外事档案信息对高校教育教学、科研合作、学科创建、人才交流、社会服务等相关工作的提升作用。同时，外事档案信息话建设可以把档案部门从烦琐的档案整理和立档、查档工作中解放出来，使档案部门发挥所长，将主要精力放在档案管理和档案研究等工作中。

档案信息只有得到有效利用才算发挥其保存的价值，外事档案的信息化建设是提高当前高校档案工作质量的有效途径，其可以促进档案信息的深处理，发挥云计算和大数据处理技术对档案信息深加工的优势，也可以发现其中潜藏的更有价值的信息，为高校在国内外知名度和影响力的提升服务。外事档案信息化建设的成功与校领导的重视、档案管理部门的引导、外事部门的主观能动性和信息化建设部门的协助密切相关。本文就外事档案的建设思路、收集与创建、管理与利用和保障措施四个方面，探讨在国家“双一流”大学建设战略背景下如何创建和利用信息化外事档案，希望借此推进高校外事档案信息化进程。

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中国物流学会研究课题面上项目（2018CSLKT3-223）

河南省档案局科技计划项目（2017-X-14）

河南科技大学博士科研启动基金（6003-13480003）