试论如何做好地方志档案管理工作

王宏英

摘 要：现阶段随着我国现代化进程的深入开展，使得档案管理也得到了良好发展，但是地方志档案管理工作在新时期的标准规范和需求与以往不同，合理有效运用地方志档案资源，并确保地方志档案管理工作的顺利进行，从而为社会可持续发展奠定坚实基础。因此，主要从地方志档案出发，对其管理工作有效推进进行探究和分析。

关键词：地方志;档案;管理

在编修地方志的过程中，使其中的图表、照片以及文字资料等材料具有保存和利用价值，这一材料就是地方志档案。地方志档案不仅是所有编修地方志工作人员付出心血和努力的见证，并且也是国家和社会的宝贵财富。地方志档案涉及大量资料，并且内容较为丰富，基本上可以说是其他类型档案都没办法赶超的存在。

一、专业地方志档案创建的实际意义

1.地方志这一著述本身就较为严谨、科学、详实，不管是编修旧志还是新志，第一步都是收集并整理资料，需要具备分类细、内容广、高要求等特点，且其任务就是广征博采、存真求实。地方志的编修起源于国家七五计划中的重要项目，在2000年就达到五十亿的总字数，成为我国有史以来规模最大的文字工程。与此同时，各地区为了搜集丰富且详细的资料用于编修地方志，就全面调查了当地的现状和历史，而在当地需要搜集文化、工业、卫生、教育、农业、科技等系统部门内的相关专业资料，还需要在志书的基础上走访并普查当地的方言、人物、民情风俗、姓氏等方面，并派遣专业人员到全国各地的档案馆和图书馆中搜集与当地有关的信息和资料。通过地方志档案编修经验可以得知，所搜集到著书的所有资料字数在志书的总体字数中的比例则为20：1，这也就是说对于一部百万字县志的编修就需要至少两千万字的资料，一旦全国所有志书加起来达到五十亿字，就会需要一千亿以上的资料，这就意味着所用资料内容的全面、范围的广泛，这一点是之前地方志档案编修也无法相比较的，并且也不是任何一个档案管理馆都能有的实力。

2.在编修地方志时不可或缺的一部分就是地方志资料，且其也是编修基础。

虽然认识到历代修志者的重要性，但是却因为修志服务的限制，使得在完成地方志之后无法系统整理归类所征集到的大量资料，无法对这些资料进行有效保管，也不会充分考虑对地方志档案创建的科学性和有效性。直到目前为止，各个地区普遍在修志单位资料时存在重用轻管的问题，因此出现资料丢失的现象，阻碍了后期对方志的顺利复核，严重的还会出现还没有使用资料就发生资料丢失的现象，这些都会严重影响编修志书的质量和进度。

3.现阶段新编地方志档案工作历时已有多年，但是仍然有大部分的地方志

编修人员认为修志机构属于临时编凑部门，在修志行业已经如日中天时认为修志的完成时期就是部门的解散时间。因此在完成志书编修后就抱有一种在其位、谋其政的想法和心态看待数量较大没有被编入志书中并具有一定价值的资料，使资料只会存在短期的保管和运用，最终致使大量资料出现散落丢失的问题，而这也加大了下批修志人员的难度，在修志之前需要对之前劳动成果运用大量的财力、物力及人力进行重复修整，从而造成劳民伤财的结果。

4.地方志档案又可被称为信息库，这是因为其本身内容丰富、范围广阔的原因，也是其他专业学科都无法赶超的一点，并且地方志档案的作用不仅仅局限于教化、资治和存史三个方面，其主要是将新的信息提供给各项科学研究。因为志书本身对于篇幅是有限制的，而与志书总体数量相比所需资料的字数有十几二十倍，能够确保信息的丰富和充实，是各项科学研究的有效依据。与此同时一旦不是修志所需要的资料，就不会对这一类资料进行广泛搜集。部分存放在旮旯角落中罕为人知但却较为珍贵的资料很有可能会永远被闲置，因此对于各类科学研究以及编制工作，在实际工作中可以对现有的方志资料进行充分全面挖掘。

二、实施档案管理的必要性

因为地方志档案本身较为珍贵的保存价值的历史记录，使其在很多方面都具有极其重要的作用和价值，且我国想要实现对经济、文化建设以及宣示主权都离不开档案管理。现阶段我国各个地区民间和官方都具有较为充足和丰富的档案记录，而我国在进行政策的改革与制定过程中这些档案处于主要地位。我国的领土疆域在丰富和充足的档案中都有所记录，因此在解放后划分我国领土这一环节中起到了极为重要的作用。我国在面对部分通过谎言编造方式想要占领我国南海、钓鱼岛等地区甚至部分反华势力时，这些领土疆域的地方志档案就成为有力的反擊武器。我国在发展三峡水电站等水利工程以及农业发展技术过程中，丰富的水文水利档案资料则成为最为有效的资料和依据。在文学创造中档案资料属于较为重要的灵感源泉，这也是文学创作者在进行情节构建时所需要的重要依据。在现如今我国经济迅猛发展的情况下，只有确保档案管理工作的顺利有效进行，才能对地方志档案当地发展现状以及具体成绩进行全面反映，而当地发展与档案的有机结构也能够对其管理效率进行积极提高，并且当地企业的市场竞争力也得以有效提高。

三、地方志档案管理存在的不足

1.过于忽视档案管理

因为地方志档案中所涉及的资料较为丰富，因此对这些资料进行合理运用能促进当地的健康良好发展。只有加强对地方志档案的有效管理，才能够确保编修地方志档案的全过程不出现纰漏。但是很多地区却较为忽视对地方志档案的管理、宣传和使用，使得人们并不清楚地方志档案对国家发展的重要性，无法对档案资料进行深入全面挖掘，进而使各类编制工作以及科学研究无法发挥档案的实际价值。

2.设施不完善

随着科技的普及以及社会的迅猛发展，使得地方志档案管理与计算机信息技术得到有效结合，但是却仍然有部分地区没有明确了解档案管理中运用信息技术的重要性和便利性，他们没有采用计算机信息技术进行地方志档案管理，仍是继续沿用传统的档案收集和保存模式，这样不仅不能提高对地方志档案管理的效率，并且加大了人力投入，加大了管理难度，并对档案的有效管理和开发造成不利影响，阻碍了档案信息的传递和交流。

3.制度体系残缺

很多地区并没有建立一套适宜且完整的档案管理体系，部分地区虽然创建了地方志档案管理体系，但该体系却并不完善，甚至存在很多不足，使得在进行实际管理时无法依据制度体系进行管理。例如档案管理人员不具备较强的责任心，不能严格整理档案，使得档案被随意放置，并堆积成山;在搜集档案时没有搜集到完整的信息资料，使档案出现残缺或者丢失的现象;而没有及时记载已被借走的档案，长久以往就会出现档案丢失的问题;部分人员在借阅档案时，被某些心思目的不纯的人进行私自涂改，使档案成为对自己有力的资料，破坏了档案的真实性。

四、有效管理地方志档案的几点思考

1.加强管理意识

各个地区首先需要认识到管理档案的必要性，确保档案管理工作的顺利进行，时刻谨记自身责任，加强管理人员对自身责任与义务的认知，创新思想、改变观念、紧跟时代发展步伐，有效改进并加强档案的管理工作，利用現代化技术打造齐全设备设施，完善服务质量，普及信息科学设备的全方位现代化管理体系。

2.运用信息化策略

因为地方志档案中记录了大量资料，汇聚了完善指标，使其成为信息资源有限传播的媒介。但是因为档案管理工作较为繁杂，且内容较多、强度较大，因此可以运用信息技术设备对档案管理工作进行充分完善，从而加强管理效率。这就意味着管理人员需要具备扎实且过硬的专业知识和技能，以及良好的道德品质及责任感，并且需要有着细致周密的处事心态和乐于奉献的精神，从科学技术着手掌握档案管理先进技能。

3.健全管理体系

不断加强地方档案管理体系建设，需要对现有规章制度以及管理体系进行完善。随着社会的发展需要对现有档案管理制度体系进行提高和更新，从而实现对档案管理体系的有效完善。档案管理人员建立完善的制度体系，提高业务水平，第一步需要对管理体系进行完善和健全，例如考核、奖惩、考勤、评估等;第二步建立约束和鼓励机制，这样可以增强管理人员的危机意识，从而实现对知识的及时更新，如此方能提高档案管理人员的专业能力和水平。

4.提高学习能力

档案管理人员需要对传统管理模式进行及时更新，仅埋头苦干是不够的，需不断更新管理理念，再加上创新理念的引导，找到有效的工作途径加强便利性，从而在改善观念的基础上实现对经济效益的有效提高。

（1）加强业务能力。随着现代化进程的加快，使得档案管理人员在新型管理模式和技术受到了威胁和挑战，以此提出更高的需求。这样档案管理人员就需要勇于实践、勇于挑战，从而形成新的发展局面，树立新观念，将创新与修志相结合，从而在管理方面取得一定成果。档案管理人员需要全面掌握操作流程的各个环节以及各类管理的方法，从而在务实的前提下实现工作创新。

（2）建立不同档案管理模式

随着社会多样性发展，呈现多样化的档案需求，在面对这些需求时则需要管理人员认识到档案管理中的缺陷。档案管理人员要依据资料进行信息的储存，并有效结合不同的需求，在进行资源搜集时进行有目标、有重点的搜集，并不断更新、分类、优化、集成档案管理的各类资源，实现档案管理的规范、完整及有序，进而提高服务水平。

五、结束语

总而言之，通过对地方志档案的有效分析，在明确其重要性的基础上，通过增强管理意识，提高管理人员的专业能力，再加上应用信息化设备等有效对策在档案管理中的全面实施，实现对档案管理质量的有效提高。

参考文献：

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