浅析中小型医院的档案管理

刘云洁

摘 要：随着国家医疗制度的改革，尤其实行全民医保、新农合、推进分级诊疗制度使优质医疗资源下沉等惠民政策之后，解决了百姓看病难就医难等问题的同时，中小型医院也有了更大的生存空间。在实际工作中，档案管理是医院管理的重要组成，直接影响着医院的整体发展水平。但对于中小型医院，由于医院本身规模小，人员紧张，一般没有专门的档案管理专业人员管理医院档案，且往往一人身兼数职，因此，必须及时对医院档案管理问题进行妥善的解决。。因此针对现阶段情况进行梳理，并提出具有可行性的改善对策。

关键词：医院;档案管理

一、医院档案管理工作的现状

1.对档案管理的重要性认识不足

在现在这个信息大爆炸的时代，档案管理工作显得尤为重要。在实际工作中，档案管理是医院管理的重要组成，是医院资料的汇集处;是医院工作开展的凭据，是医学研究的基础，通过档案资料分析开展医疗教育管理工作，促使其发展的科学性、合理性，直接影响着医院的整体水平。只有真正抓好医院的档案管理工作，才能为医院的医疗、科研、管理及教学等方面做出新贡献。然而，长期以来，不少医院领导甚至档案管理工作者本人都没有真正意识到这项工作的重要意义，一度认为医院的档案管理工作无足轻重，再加上中小型医院本身规模小，人员紧张，优先保证医疗一线的人员配备，重视医疗技术建设，而忽视医院档案管理已经成为普遍状况，一般没有专门的档案管理专业人员管理医院档案，且往往一人身兼数职，。这与档案管理的直接输出的效益有关，由于其不能直接创造价值，由此在档案管理工作上缺乏积极性，从而导致医院档案无专人管理，兼职人员工作态度消极、效率低下，档案分类混乱、文件缺页丢失、红头文件发错文号等现象时有发生，背离了应有的发展轨道。档案工作建档是基础，管理是关键，利用是目的。如果不能充分认识到这一点，则难以挖掘档案管理的使用价值，也就不能真正为医院的发展提供助力。

2.档案管理制度不健全，档案收集效率不高

在医院管理中，医院制度的制定通常要结合医院的实际管理情况，适合本院的行政管理、认识管理和制度安排，但是在档案管理上制度不健全，落实不到位。健全档案管理其所涉及到的内容繁多，包括档案的收集、归类、保存、借阅等。就目前来说，虽然很多医院建立了档案管理制度，但是由于缺乏科学、统一、规范的档案管理模式，各个医院的档案管理工作远未达到应有的标准。尤其中小型医院由于管理制度的不健全，很多重要的材料信息得不到重视和收集整理，造成档案收集效率低下，档案不齐全，而档案资料的匮乏进一步制约了档案的使用，失去了档案管理的完整性。

3.档案管理队伍不稳定，档案管理专业人员素质参差不齐

目前，在中小型医院的档案管理中，很多管理人员身兼多职，并不是专职进行档案分管，其不仅缺乏专业性，也缺乏工作时间的有效、合理分配，更多人员则是借调各个科室的行政人员，缺乏专业的档案管理素养，知识面窄，知识结构不合理，管理理念及管理水平相对滞后，与当今时代发展的要求差距较大，难以适应新形势下档案事业的发展。

以往的医院档案管理以收集工作为主，随后进行整理归类和存储。在新的环境下，科学技术更迭，在檔案管理上也有了更为严格的要求，即从业人员需要具有综合分析能力、协调沟通能力和归纳总结能力，不仅要具备一定的医学知识，也要具备熟练操作电脑设备技能。而现阶段的情况则是缺乏高层次、专业对口的医学档案管理人员。在人员招聘上要么为医学专业毕业生、要么为档案管理专业毕业生，缺乏两者的结合人员，因此，在医院档案资料的管理上需要耗费更多的时间进行普及教育，这对于现代化管理进程的推进造成了一定的障碍。有时随着医院岗位的调整，管理档案的人员也会随之变动，档案管理队伍的不稳定也给医院档案管理带来一定的难度。

4.档案管理分散，不利于档案的完整和安全

在一些中小型医院中，不仅没有专人管理档案，且没有专门的档案室，医院各种档案分散在各个科室，由于各科室人员对档案工作重要性认识不足，许多档案资料处于长期堆放状态，得不到及时的整理归档，不便于综合利用。各科室分散管理，往往造成档案的重复保存，同时造成人力、物力和空间的浪费。各科室档案往往存放在各办公室，很难做到防火、防潮、防尘、防虫等，不利于档案的完整和安全。因为档案的保存不仅要安全，而且对于环境的温湿度也有很高的要求，一般办公室很难达到。

5.对医院档案内容界定不清，管理范围不明

现在国家虽然出台了《中华人民共和国档案法》，国家档案局也出台了一系列档案管理办法和管理条例，但是到目前为止，医院档案的管理还没有一整套科学统一的管理制度标准。各大医院有自己的一整套档案管理人员，根据自己的理解和实践形成自己的管理标准和模式。但在中小型医院中，档案管理不仅人员兼职，而且也没有形成相应规范的档案管理制度，以至对档案内容界定不清，在管理范围上缺乏明确的要求。随着我国科学信息技术的进步，社会的变革与发展，在档案管理的内容上也发生了内外部的改变。但是对于医院制度发展本身欠缺，对于中小医院，其档案管理制度更是“纸上谈兵”，难以落实，更谈不上制度的更新，结果会使许多档案没有纳入管理。

二、加强医院档案管理的措施及对策

医院档案管理存在着诸多亟待解决的弊病，应采取有力的措施加以改善。

1.突出档案管理的重要性，增强档案管理意识

在中小型医院中，无论身兼多少职位，平时有多忙，作为合格的档案管理者都需要做好档案知识的宣传工作，让更多的同事、领导认识到档案管理工作的重要性。当医院领导认识到档案管理的重要性后，则会更关注其内部发展，更好地听询如何改善档案管理制度的建议，将其纳入重要的议事工作中。而医院员工认识到档案管理工作的重要性后，则可以与日常工作的需求相联系，更好地进行归档准备，做最好基础数据的支持工作。无论是病患资料，还是科研资料，这些都是医院发展中的宝贵财富。作为医院档案管理人员，在进行信息收集、归纳、整理的工作之外，还应充分发挥其利用价值，积极为各个科室部门提供查询、借阅、工作指导等服务，为医院的医疗、护理、科研教学等发展起到推动的作用。同时，还应积极为医院档案管理工作提供建设性的建议，及时向领导汇报工作内容和实际问题，并加深院领导对档案管理工作的了解，提出具有建设性的建议。

2.健全档案管理制度

建立科学的档案管理体系，做好档案管理制度的建设是关键性问题，只有这样才可以促使档案管理行为具有规范性，保证管理工作的开展具有目标性和计划性。医院档案管理工作的性质不同于其他档案，其材料构成复杂，所涉及的数据则为临床结果，涉及到患者隐私等。从类别上看，也涉及到科研成果、特殊病例、医院职能、医疗器械和治疗方案等。而对于中小型医院，其不能照搬大医院的管理制度，需要结合自身发展做好规划。首先，在档案管理制度建设上，要加强网络安全保障、归档管理、借阅制度等，其次，做好档案的分类和编号，促使其与工作挂钩，能及时调阅不同年限、不同科室所开展的相关医疗活动的资料。在编制上也需要有一定的逻辑、次序，而不是将资料随意堆放。最后，则是进行网络档案管理工作的开展与落实，坚持与时俱进，并争取得到更多资金的支持。

3.提高档案管理队伍素质

由于档案管理人员素质将直接影响档案管理水平，医院档案管理人员除要熟悉档案工作法律法规及相应的档案工作程序外，还应掌握一些现代化科学技术和管理技巧，努力学习掌握和了解医院医疗业务、基础建设、行政管理等各方面的专业知识，不断提高业务水平。这主要可以通过以下几个方面来实现：一是加强学习，提高档案管理人员素质;二是引进高素质的档案管理专业人才，其可以通过院内人员选拔、社会招聘、校园招聘等形式选择对口专业人才;三是对档案人员进行专业的培训，一方面是技能培训，另一方面则是医院档案管理中的基础医疗知识培训，更好地促使档案管理人员了解工作的内容，适应医院管理模式;四是提高医院社会群体的档案意识，即档案管理人员要认识到工作的重要性，其所涉及到的企业利益、经济利益和社会价值，从而提升工作的准确性、专业性和自觉性。

4.实行医院档案管理信息化

国家信息化建设和档案事业发展要求医院档案建设信息化，医院档案管理现代化也是当今信息社会发展的必然趋势。随着信息技术的迅速发展，医院档案数字化的建设已成为当务之急。一方面医院档案信息化可以拓展医疗科技档案及临床档案的服务领域;另一方面医院档案信息化建设能使档案业务工作变得方便、快捷、高效，使档案信息的处理传输获得前所未有的积极效果。

5.档案只能集中统一管理，不能分散管理

医院的档案管理应当具有统一性，其表现在操作、制度、保管等多个方面，要贯彻落实档案管理规范，并能够做好组织、监督工作，进一步加强档案的收集和利用的全面性，更好地解决经费、人员、设备之间的矛盾，并加強医院档案的存储安全性、完整性，为后续的档案使用提供保障。在院内管理上可以由院长进行分管，由科室主任负责执行和监督，并设立档案专职管理员，完善三级管理模式。

总之，一项工作开展得好坏与领导的重视是分不开的，得到领导的支持是院内工作开展的必要前提。在医院档案信息管理工作中，要加强内部体制改革，并传达领导决策，将业务的开展推进到各个部门的日常工作中，加强管理手段的革新。而这些都需要医院管理者的支持，在高度统一下、全力支持下，能够尽可能地发挥人力、物理资源，促使档案管理工作具有特色化发展道路，促使信息资源得到广泛的应用。

参考文献：

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