基于高校档案管理信息体系建设优化机制研究

韦琳

摘 要：高校作为教学科研的主阵地，很多优秀的教学科研成果都保存在高校的档案馆中。互联网技术使得高校档案管理的信息化得以实现，借助计算机技术，优化高校档案管理的信息化建设迫在眉睫。因此，本文以高校档案管理信息体系建设的优化机制作为研究对象，针对目前高校档案管理信息化出现的一系列问题，提出相应的优化对策，提高管理人员的业务素养，加大高校档案信息化的资金投入，制定健全的管理制度等。

关键词：高校档案;管理;信息体系建设;优化机制

高校档案中保存着很多教学以及科研的重要成果，因此做好高校档案的管理工作非常重要。随着信息化在各个领域的逐步实现，高校档案管理信息体系的建设已经成为高校信息化建设的关键部分。

一、高校档案管理信息体系建设的构成

1.设计档案信息化的管理体制。档案信息化是应对当前计算机和互联网技术日益普及的创新之举，是档案管理与时俱进的表现。档案信息化的外界推力是信息技术在高校档案管理中的普及。档案信息化就是把传统的以纸质为主的档案转化为数字化的档案，把传统的人力操作为主的管理模式转化为计算机管理。高校档案管理的信息化建设首先要根据总体布局，设计出合理的档案信息化的体制。

2. 制定档案信息体系的标准。开展档案信息化建设之初，一定要制定档案信息化的各项标准，以保证各项活动都有章可循，提高信息化建设的有效性。档案信息化，即以数字形式存储档案的内容，假如没有统一的标准，各个单位之间的信息互不相通，将会影响到各单位之间的信息交流和共享。因此制定统一的档案信息化标准是信息化建设的重要准备工作。

3. 开发档案信息化系统。为了有效发挥信息化建设给档案管理带来的优势，需要根据档案管理的使用需求，开发和设计适合用户的信息化系统，借助档案信息化的系统优势提高对高校档案信息化的管理水平。构建档案信息化的系统不仅可以提高档案管理的效率，还可以极大减輕管理人员的工作强度。

4. 培养档案信息体系的人才。档案信息化建设离不开精通计算机技术的人才。而目前的现实情况是，档案馆的一些老员工并不能熟练操作计算机，进行网站的后台维护、公众号信息的及时更新等等业务，而互联网成为人们获取信息的主要渠道的现实，迫使档案馆的工作人员一定要提高对计算机的熟练操作技能。因此可以通过高薪聘用新型人才，加强对在职员工的计算机技术培训等方式来培养人才。

二、档案管理信息体系建设的好处

档案馆信息化的实现不仅可以改善传统档案的收集归类的形式，还能够逐步实现档案原件的封存，加快实现档案信息的无纸化服务。在互联网技术日益普及的背景下，档案馆逐渐实现信息化，将分散在不同地方，以不同载体形式收录的信息资源采用数字化的存储方式，达到资源共享，及时提取信息的预期目标。档案的信息化可以达到多方面的便利，不仅可以做到一次性地归类和整理档案，改变传统的多次人工归档的繁琐，节约时间和精力，还可以根据用户需求快速地建立新的数据库，达到对档案的高效利用以及科学化的管理。和传统的档案不同，档案的信息化有着诸多的优势，最显著的优势是，可以提高信息检索的效率。

三、 高校档案管理信息体系建设需要遵循的原则

档案信息化是一种新兴的事物，在档案管理信息化建设的进程中必然会遇到很多前所未有的挑战，因此一定要重新整合档案管理的基本原则。

1.“双轨制”是信息化建设的基本原则之一，双轨制要求不抛弃原有的以纸质为主的档案，形成以纸质档案为正本，数字化档案信息作为主要表现形式的管理模式。双轨制方便用户借阅原始的纸质档案，也便于用户通过网络参阅数字化的档案信息。数字化的档案信息可以极大提高档案检索和使用的效率，而现在大多数用户选择数字化的档案信息，还可以加强对一些珍稀的纸质档案的保存。

2.全周期的管理原则。档案管理工作并不仅仅包括存储档案以及方便用户借阅档案，它其实是对档案进行全周期的管理，所谓全周期是指从档案的产生、存储、借阅直到销毁的整个周期。全周期管理的难点在于档案馆的工作人员进行岗位接替时，老员工在离职前一定要向新员工交代清楚所有的注意事项。最好做到新员工跟随老员工进行为期至少3个月的学习，这样新员工就能够迎刃有余地从事档案的管理工作，也能保持对档案管理的全周期无缝隙管理。

四、高校档案管理信息体系建设的现状

近几年来，很多高校意识到档案管理信息化建设的重要性，因此投入了较多的人力和物力用于档案管理的信息化建设中。虽然取得了初步的成效，但是还有很多需要改进和完善的地方。

1.管理理念缺乏创新性。高校的档案管理大多沿袭着传统的管理理念，依然停留在只重视档案的保存，极少思考如何借助互联网的东风吸引更多的用户，更新档案管理的理念，提高档案的利用效率。互联网技术的普及促使高校的档案管理不能再因循守旧，而应该创新理念，提高服务意识，满足用户的不同层次的需求。

2.档案管理不够开放。目前，很多高校的档案管理依然处于各自为营的状态，各个高校档案馆之间的沟通和联系较少。各高校的档案馆独自摸索管理信息化的有效措施，效率低。高校之间的档案馆可以展开合作，交流各自在管理信息化建设中的经验，这就可以避免工作的盲目性，极大提高每个高校档案管理信息化建设的效率，有利于尽快实现全国高校档案管理的信息化建设。

3.档案管理的专业人员匮乏。精通档案信息化建设的管理人员匮乏是制约档案信息化建设的一个重要原因，现有的很多档案管理人员对档案的管理工作认识不到位，档案收集不及时，收集归类不标准，保管不严格等情况比较常见，因此一定要提高档案管理人员的档案意识。

互联网技术给档案的信息化管理带来了很多积极的变化，但是档案馆的工作人员并没有随之改变。一些工作人员依然默守陈规，对于互联网的运用不熟练，档案意识相对较薄弱，种种原因导致档案馆的工作不能满足大众的需求，因此一定要采取有效的措施提升高校档案信息化管理的水平。

4.相应的软件和硬件设施落后。在计算机普及化的今天，虽然高校的档案管理也采用计算机管理，但是所配备的仪器大多比较落后，导致档案信息的输入和存储处于基础水平的状态。而目前用户对于档案信息的服务水平提出了更高的要求，当前的硬件设施并不能满足高层次用户的需求。此外高校的档案管理的软件技术也急需改进，没有开发专门的方便用户检索和预览的网络平台。

五、高校档案管理信息体系建设的优化机制

1. 提高档案管理人员的业务素养。管理人员是实现档案管理信息化的主要实践者，他们的业务水平直接关系到管理工作的效果，因此一定要切实提高档案管理人员的业务素养。通过定期考核的方式，考察管理人员的业务水平，根据结果进行相应的奖励和批评。对于业务不扎实的人员进行在职培训，待培训合格后再允许其重返工作岗位。高校也要加强对档案管理工作的重视力度，投入适当的资金用于管理人员的在职培训。

2. 完善软件和硬件设施。软件和硬件设施的不完善是制约高校档案管理信息化建设的重要方面，因此一定要加大对软件和硬件设施的投入，为管理信息化建设奠定物质基础。公众对档案馆的印象是较为严肃和单调，给人以压抑和沉闷的感觉，因此可以在档案馆的布局上加入一些休闲的元素。档案馆布局上的改造给用户以耳目一新的感觉，但是想要提升其管理水平還要升级相应的软件和硬件设施。将物联网的技术用于档案馆的管理上可以成为升级其软件和硬件设施的努力方向。档案的管理系统结合物联网的技术，可以实现档案管理的自动化和智能化。将物联网的RFID电子标签在档案入库之前添加到不同的档案信息中，就可以实时监控每一份档案的入库、借阅等情况，不仅降低档案人员的工作强度，并且可以极大地减少出错率。

3. 培养专业的管理人才。档案管理人员的服务能力和服务意识直接影响到档案馆的服务效果。在 “互联网+”的时代背景下，档案馆的管理人员不仅需要具备档案管理的专业知识，还需要与时俱进熟练运用互联网技术。现在互联网技术已经影响到档案馆工作的方方面面，因此默守陈规的做法已经不符合这个时代的要求了。档案馆在选用工作人员时，一定要考核他们的计算机操作技能，确保加入的新鲜血液符合新时代的档案工作的要求。而对于在档案馆工作的老员工，可以加强他们的在职培训。新老员工的整体服务水平的提高才能使得档案馆给用户以满意的体验。

4.提高档案信息的数字化程度。高校档案管理的信息化建设的首要任务是将档案的内容数字化。而目前很多高校的档案内容数字化的程度不够，仍然有一大批的纸质档案等待着进行数字化处理。因此高校的档案管理人员一定要尽快将各类档案信息数字化，并且按照具体的标准进行分类归档。

5.健全管理机制。高校的档案管理的信息化建设不是一朝一夕就能够实现的，一定要将这项工作作为一项长久的工作来抓。为了保证信息化建设的有序进行，一定要建立相应的管理制度，并且对该管理制度进行反思，不断完善。系统化的管理制度才能为高校的信息化建设的管理工作提供标准。在管理系统中确定奖惩制度，对于表现特别优秀的管理人员进行表彰和物质奖励，从而调动他们的积极性。

六、综述

档案管理信息化建设是高校整体信息化建设的重要方面，很多高校的档案管理已经意识到信息化建设的重要性，但是在实践过程中会不可避免地出现一些问题。加大对档案管理信息化建设的物力以及人力投入，并且加强校际之间的交流与合作，在不远的将来一定可以实现高校档案管理的信息化，满足不同层次用户的多样化需求。

参考文献：

[1]吴振国.长沙市高校体育档案信息化管理现状调查[D]，2012.

[2]谈芳吟.高校档案管理信息化建设的现状及存在问题对策[J].教育管理，2018（6）：140-141.

[3]梁伟杰.信息化背景下高校人事档案管理模式优化策略的探讨[J].钦州学院学报，2017，06（32）：92-95.

[4]宋 竹.基于互联网的高校档案馆信息服务策略研究[D]，2017.