浅谈高校学生档案管理主要问题及对策

李玮 莫丽彬 陈玉峰 周扬慧

摘 要：高校学生档案不仅是记录学生在校期间学习过程、综合表现的重要手段，更是用人单位选择以及任用人才不可或缺的凭证和依据。但是，由于当前我国的高校大学生档案管理普遍存在着规范性较差的问题，学生的档案并不能真实的反映出学生在校期间的实际情况，所以其对于用人单位起到的参考价值并不是很大。本文主要是就高校学生档案管理工作中存在的问题与对策进行了分析与探讨。

关键词：高校学生档案;问题;对策

引言

高校学生档案作为国家人事档案的重要组成部分之一，切实做好高校学生档案的建设与管理工作，对于我国人事档案管理工作的开展有着极为重要的意义。就目前来说，很多高校的学生档案管理工作都因为受到基层条件差、管理人员不足、档案意识薄弱、学生档案材料内容简单且质量低等因素的影响，制约了我国高校学生档案管理工作成效的有效提高。所以，加强高校学生档案管理问题分析研究的力度，并以此为基础制定切实可行的解决方案，是确保我国高校档案管理工作有序开展的关键。

一、加强高校学生档案管理的重要性

社会经济的迅速发展，素质教育体制改革的深入实施，进入高校就读的学生数量也不断的增加。作为高校来说，应该根据时代发展的要求，切实做好高校学生规范管理的工作，将学生档案管理工作至于高校管理工作的重要位置，只有真正的做好了学生档案管理的工作，才能实现系统化、规范化管理学生的目标。由于高校学生档案是详细记录学生成长经历以及求学经历的重要材料，其对于学生职业生涯的规划与发展有着极为重要的意义。假如高校充分发挥信息化技术的优势，建立了完整的学生电子档案管理系统的话，不仅可以及时准确的了解每一位学生的详细信息，而且对于学生学习的调动以及良好竞争习惯的养成，都有着积极的作用。

二、当前高校学生档案管理存在的问题

1.学生档案管理方面的法律法规不健全

改革开放政策实施的同时，国家也相继颁布并实施了很多有关档案管理的方法与措施。然而，由于国家并未制定专门的高校学生档案管理法律法规，所以导致高校学生档案管理工作开展的过程中出现了各种各样的问题。这些问题不仅为学生后期的发展埋下了隐患，而且将高校置于非常被动的地位，严重影响了高校教育事业的发展。

2.学校对学生档案管理不重视

经过深入的调查研究发现，很多高校都存在着只注重教学管理与教学质量，而忽略学生档案管理工作的现象。甚至有很多高校管理者与教师一直认为，学生档案管理工作是一项可有可无的工作。这种对档案管理工作重要性理解不到位的现象，不仅导致高校学生档案填写出现了不细致、整理不规范的现象，而且严重影响了高校学生档案信息材料的质量，对学生后期走上工作岗位造成了很多不必要的麻烦。

3.管理人员专业素养不高，硬件设施不完善

由于受到法律法规不完善以及很多高校不重视学生档案管理工作等因素的影响，致使高校学生档案管理工作人员出现了专业知识素养较低的问题，严重制约了高校学生档案管理工作的开展。再加上很多高校并没有设置固定的学生档案室，统一地进行学生档案管理的工作，而是由各个院系安排各自院系的分管就业辅导教师负责学生档案的管理工作，毕竟就业辅导教师不是专业的档案管理人员，所以导致高校学生档案出现了不科学、不合理的现象。

4.缺少相应的监察机制

学生档案不管是对于学生本人还是学校来说都发挥着至关重要的作用。所以，高校也必须加强学生档案管理工作的监督与管理工作力度。如果因为学校的疏忽导致学生档案出现丢失问题的话，那么必然会对学生造成无法挽回的影响。这就要求，各个高校必须在日常学生档案管理工作过程中，严格的按照公平公正的原则，对待所有学生的档案，避免因为档案管理工作出现疏漏而给学生造成不必要的损失。所以，各个高校必须尽快的建立完整的高校学生档案监察制度，才能确保学生档案管理工作的公平、公正以及合理。

三、高校学生档案管理的改进对策

1.完善高校学生档案管理的法规与制度

各个高校应该严格的按照国家建立的完整的高校学生档案管理法律法规的要求，建立符合高校自身发展要求的学生档案管理制度，确保学生档案管理工作的有序开展。也就是说，只有在完善的法律法规制度的引导下，才能更好的解决高校学生档案管理工作中出现的问题。另外，为了促进高校学生档案管理工作水平和质量的稳步提高。高校管理者不仅要做好学生档案管理制度的落实工作，同时还应为学生档案管理提供充足的人员、财力以及场地支持，将学生档案管理工作的细节落实到具体的责任人，才能发挥出高校学生档案管理工作的重要作用。

2.加强教育力度，加强档案管理意识

由于档案管理人员自身档案管理意识以及对档案管理理解程度的高低，是影响高校学生档案管理水平高低的关键因素。所以，各个高校应该加强学生档案管理宣传的力度，要求广大师生全面的了解和认识档案管理的知识，同时采取积极有效的措施，鼓励其参与到学生档案管理工作中。使其真正的认识到学生档案管理与学生的学业、未来就业以及发展前途之间存在的密切联系。

3.提高管理人员的专业素养，加强硬件设施的建设

高校必须加强档案管理人员综合素质培养的力度，作为高校学生档案管理工作人员来说，不仅要了解自己所从事工作的重要性和特点，而且还要掌握学生档案管理的专业知识以及计算机操作的方法。随着信息化时代的迅速来临，高校学生档案管理工作人员还应掌握信息化档案管理操作的技能，才能适应信息化社会下高校学生档案管理工作的要求。另外，為了提高高校学生档案管理工作的水平和质量，各个高校应该加强学生档案管理资金投入的力度，招聘专业的档案管理人才与网络信息维护人才，同时加强档案管理人员专业知识培训的力度，推动高校档案学生档案信息化系统建设的顺利完成。

4.对高校学生档案进行网络化管理

网络是信息化社会不可或缺的重要组成部分之一，完善的档案信息化管理系统的建设，不仅是高校发展的内在需求，同时也是社会发展的必然趋势。作为高校来说，应该严格的按照现代化大学建设和发展理念的要求，摒弃传统的思维方式与粗放型的管理模式，切实做好学生档案信息化管理系统的建设工作。随着越来越多的高校已经逐步的完成了信息化学生档案管理系统的建设，其自身的教育教学水平也得到了显著的提高。所以，各个高校应该充分发挥信息化学生管理系统的优势，为学生档案管理工作以及高校的建设与发展提供助力，才能在彻底解决学生档案管理问题的基础上，为学生的就业与职业生涯提供强有力的支持。

5.拓宽归档范围

大学生档案作为记录大学生在校期间的学习与成长经历的重要依据，不仅是最基础的干部人事档案，而且是用人单位选人、用人的参考。所以，各个高校应该根据社会发展的需求，拓宽大学生档案管理的范围，将大学生在校期间参加的竞赛、技能、等级资格考试以及社会实践活动等统统纳入到学生档案管理的范围中，才能在提高学生档案材料准确性的同时，反映出学生的个性化特点，为用人单位准确选拔人才创造有利的條件。

6.增强师生的档案意识

高校领导以及学生档案管理部门必须进一步增强自身的档案管理意识。首先，思想上充分重视学生档案管理工作。在日常工作的过程中，加强学生档案管理工作监督检查的工作力度，一旦发现问题的话，必须立即予以处理和解决。其次，在高校新生入学教育阶段，必须向学生普及档案管理的基本常识，要求学生明确档案管理的意义和目的。

四、结束语

总之，高校学生档案管理工作，作为贯穿高校人才培养全过程，且作为详细记录每一位大学生学习、生活、就业、发展等的原始凭证。其不仅是高校人才培养能力与水平的真实表现，而且是用人单位选拔人才不可或缺的重要依据。所以，各个高校应该紧跟社会发展的步伐，积极地更新自身的学生档案管理理念，改革和创新传统的学生档案管理方法，加大高校学生信息化档案管理系统建设投入的力度，同时做好与招生部门、各地中学等相关部门之间相互协调与配合的工作，真正的做到高校学生档案管理工作的科学化、制度化、规范化以及信息化，为学生后期走上社会，步入工作岗位做好充分的准备。

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基金项目：智慧校园环境下高校档案管理与高校教学改革的功能互动研究

作者简介：李玮（1974-），女，汉族，湖南长沙人，馆员，本科，湖南农业大学档案馆，研究方向：学生档案管理。