探讨医院后勤档案管理的重要性及工作优化路径

张艳

摘 要：近年来，我国的医疗改革得到了全面深化，这在很大程度上提升了我国医疗服务的水平，同时这也对我国医院的管理工作提出了更高的要求。而后勤档案管理是医院档案管理工作中的重要内容，其对于提升医院档案管理的所具有非常重要的作用。基于此，本文主要从医院后勤档案管理的重要性、存在的问题以及优化策略对医院后勤档案管理进行了分析和探讨。

关键词：医院;后勤档案管理;重要性;优化路径

在我国新医改大力推行的背景下，我国的医疗事业呈现出高速发展的趋势，医院的经营业务也在不断的扩大。在这样的情况下，医院要想获得可持续发展，那么就必须要做好医院档案管理工作。后勤档案主要包括建设档案、日常运行档案、外包档案三大类，这些档案包含了医院的方方面面。做好后勤档案管理工作不仅能够有效的提升医院档案管理的水平，同时也是确保医院正常运行的重要保障。由此可见，做好医院后勤档案管理工作是非常必要的。

一、医院后勤档案管理的重要性分析

1.建设类后勤档案管理的重要性分析

现如今社会各界对于医疗的重视程度正在不断的提升，在这样的背景下，医院要想得到可持续发展，那么就必须要提升自身的竞争能力。这就要求医院必须加强自身建设，扩大自身的经营规模。建设类后勤档案主要包括医院设计、招标以及建设等医院建设过程中的各种建设资料，其能够为医院的建设设计和整体规划提供参考依据。不过医院在建设过程中所产生的档案资料是非常繁杂的，并且这些档案资料具有较强的阶段性，再加上人员流动性较大，在对这些档案资料进行收集和整理时需要耗费大量的精力。为了提升建设类后勤档案管理的效率，医院在后勤档案管理的过程中，应当要结合自身实际情况，制定完善的档案收集、整理和保存的程序，同时借助现代信息技术，对各种档案资料进行信息化管理，以此来提升后勤档案管理的效率和水平。

2.常规类后勤档案管理的重要性分析

常规类后勤档案主要包括医院的水、电、气的日常供应、设备的日常运行和维护、食堂运行、物资采购等医院日常运行中的各项工作资料。医院在日常运行的过程中会产生大量的档案资料，而对这些档案资料进行妥善管理则成为了医院运行管理的重要工作内容之一。常规类后勤档案管理工作的主要内容就是将医院各项日常工作内容以及完成情况等进行记录、汇总和整理，同時还需要定期的将这些内容进行公布，以此来为医院各项日常工作的有序开展提供科学的参考依据。做好常规类后勤档案管理工作能够使得医院的医疗服务水平得到大大的提升，进而促进医院的健康发展。

3.外包类后勤档案管理的重要性分析

医院的建设发展的过程中，其经营业务会不断的扩大。在这样的情况下，很多医院都会将一些后勤工作进行外包，以此来缓解医院后勤工作的压力，同时实现对医院资料的优化整合和合理配置。不过将业务进行外包会存在一定的风险，这就需要医院加强对外包业务的管理。而外包类后勤档案管理的主要工作内容就是对医院外包出去的后勤工作进行整理和总结，并在此基础上，对医院的外包情况进行分析和汇总，以此来为医院规避外包风险提供科学的参考依据，最后再将这些外包资料进行管理和保存。随着信息技术的不断发展，社会的信息化程度正在不断的提高，在这样的时代背景下，医院做好外包类后勤档案管理工作对于其自身的健康、快速的发展具有非常重要的意义。

二、医院后勤档案管理中存在的问题

1.缺乏完善的档案归档流程

在后勤档案管理工作中档案的归档工作是非常重要的工作内容之一，档案归档工作的水平是档案管理工作水平的重要体现。但是，由于部分医院在日常管理工作中缺乏对后勤档案管理的重视，并且没有建立完善的后勤档案管理制度，后勤档案归档流程不完善，导致后勤档案归档工作存在很多不规范的现象。比如，没有按照统一的编制要求和档案归档程序来对档案进行归档，如此一来，就会加重后期后勤档案查找的工作量，进而使得后勤档案管理的效率得不到有效的提升。

2.档案管理人员责任意识薄弱

医院后勤档案管理人员普遍缺乏较强的责任意识，而出现这种现象的主要原因为后勤档案管理队伍的流动性较大以及人员素质参差不齐，进而导致他们在实际工作中经常会出现很多的问题，比如，档案资料收集不全面、档案资料流向不清、档案管理工作脱节等。另外，由于部分医院对于后勤档案管理工作的不重视，在医院内部并没有设立专门的后勤档案管理部门，很多的后勤档案资料都是由现场代表自己保存，项目实施之后的后勤方案资料也没有及时的进行整理归档，导致很多的后勤档案资料出现缺失，进而不能为医院建设和日常管理工作的开展提供有用的信息数据。

3.维修工作档案记录不详

随着医院规模的不断扩大，医院在建设过程中会对医院的科室结构进行适当的调整。在对科室进行装修或维修改造的过程中，必然会对房屋功能的部分结构进行改变，甚至会改变房屋原貌。但是很多医院在房屋维修改造的过程中，都没有进行相应的维修改造记录，即便是有记录的也会存在记录不详细等问题，导致建设类后勤档案资料的利用价值被大大削弱，进而无法很好的为医院的建设工作提供参考依据。

三、医院后勤档案管理工作的优化路径

1.建立完善的后勤档案管理制度

在我国全力推行新医改的背景下，医院必须要提升对后勤档案管理工作的重视程度，以此来确保医院的正常运行，提升医院的医疗服务水平和综合实力，进而促进医院的可持续发展。而完善的档案管理和档案交接制度是确保医院后勤档案管理工作有序开展的重要保障。因此，医院应当要结合自身的实际情况，按照新医改的要求，在原本档案管理制度的基础上进行不断的完善，从而使得医院后勤档案管理工作变得更加的规范。同时医院还需要建立专门的后勤档案管理部门，并为该部门配置专业的后勤档案管理人员，明确他们的工作职责。另外，医院还应当要制定科学的档案管理流程，让后勤档案管理人员能够严格按照档案管理流程进行开展档案管理工作，以此来提升医院后勤档案管理的工作效率和水平。

2.建立档案管理人员长效培训机制

后勤档案管理人员是医院后勤档案管理的主要执行者，他们的专业水平和综合素质能够对医院后勤档案管理的水平产生直接的影响。作为一个合格的后勤档案管理人员，不仅需要熟悉医院日常运行的各项后勤工作，还需要具备对档案资料进行收集和整理等工作能力，同时还需要熟练地操作各种现代化档案管理办公设备。因此，医院必须要加强对后勤档案管理人员的培训工作，建立档案管理人员长效培训机制，以此来全面提升他们的工作能力。首先，医院应当要加强对现有的后勤档案管理人员的专业培训工作，根据现有档案管理人员的实际情况，制定相应的培训目标和内容，并设置考核机制，将员工培训的成绩与他们的绩效和职称相挂钩，以此来调动他们参与培训活动的积极性，让他们能够及时的掌握更多最新的档案管理知识和技能，从而全面提升他们的专业能力。其次，医院应当要吸引更多的优秀人才投入到后勤档案管理工作中来，以此来为后勤档案管理部门注入新鲜血液。当新员工加入后，需要对他们进行专业的培训，让新老员工相互学习、相互影响，实现共同进步，从而有效的提升医院后勤档案档案管理的效率。

3.提升档案管理信息化水平

随着信息时代的到来，很多先进的信息技术被运用到了医院的各项管理工作当中，医院的后勤档案管理工作也不例外，这些先进技术的运用丰富了医院档案资料的承载形式，档案资料也不只是纸质文档了，电子数据、音像等档案资料也相继出现。这就要求医院必须要加强后勤档案信息化管理水平，在后勤档案管理工作中应当要积极地引入各种先进的管理技术，采取信息化手段对后勤档案资料进行收集和整理，同时将医院历史后勤档案资料通过电子扫描的方式，以电子文件的形式保存在医院的档案资料库当中，以此来避免档案资料的丢失，确保医院后勤档案资料的完整性。并且通过信息化管理手段来对档案进行管理，也能够极大的提升档案查阅和调取的效率，进而使得医院后勤档案服务的水平得到大幅度的提升。

4.做好监督和检查工作

对医院后勤档案管理工作进行监督和检查，是确保医院后勤档案管理工作一直保持高水平的重要保证。因此，医院在完善后勤档案管理制度的同时，还需要对档案管理工作的监督和检查机制进行完善。这就要求医院应当要针对后勤档案管理工作设置专门的监督和检查部门，并配备专业的监查人员，通过定期的工作汇总情况，对医院后勤档案管理工作进行监督和检查，对于其中存在的问题要及时进行分析和总结，并采取相应的改进措施。同时还需要对不合理的后勤管理制度进行及时的调整，以此来确保后勤档案管理工作的科学性，进而促进医院后勤档案管理水平的不断提升。

四、结语

综上所述，医院在日常经营管理的过程中会产生大量的后勤档案，对这些档案管理是一项非常复杂的工作。这就需要医院充分的意识到后勤档案管理的重要性和其中存在的问题，制定完善的后勤檔案管理制度，建立长效人才培训机制，对后勤档案资源整合的流程进行规范，同时采取现代信息技术来对医院后勤档案进行信息化管理，以此来提升医院后勤档案管理的水平，进而促进医院的健康发展。

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