浅议档案管理中的问题与对策

李进卫

随着现代计算机技术的应用与完善，以及信息的便捷传递，各单位与部门的领导已认识到档案管理工作的重要性。不仅在硬件的配置上而且在软件的提升上都给予了充分的重视，同时对资源和专业人才的配备都给予了相对的倾斜。当今社会电脑、打印机、扫描仪、专业管理软件、多功能保管柜（架）以及监控设备等基本能正常配备，为档案管理的新常态提供了保障。在从传统的纸质档案管理向电子信息化管理转换过程中，一些人不能与时俱进改变认识，认为纸质储存才是档案，电脑储存失去了档案的原始意义。这给档案管理工作的改进创造了必要的条件。要对档案管理进行改革就要对档案管理作出正确的认识。

一、当前档案管理存在的问题

（1）对档案管理工作认识不足。有些领导认为档案管理不重要，只要有人管就行，没有必要投入太多人力物力，造成一些不必要的浪费，因为领导对它缺乏应有的重视，从而导致档案管理工作落后。

（2）档案管理的信息化管理滞后。随着我国信息技术的发展，信息技术在我国各领域都被广泛应用，然而，我国部分单位依然采用传统管理方式，没有将信息技术充分融入到管理工作中去，档案管理的信息化跟不上时代步伐，导致单位一些工作难以保持同步，极大削弱了单位管理工作的反馈机制，并且还造成了档案管理高成本，非常不利于当前档案管理工作的顺利开展。

（3）档案管理人员专业水平相对较低。我国单位大部分档案管理人员在档案管理方面都是比较有经验的，使单位档案管理工作能得到顺利开展，对单位的发展起到一定促进作用，但有小部分档案管理人员不是专业出身，他们的专业文化水平相对比较低，缺乏相关的档案管理经验。因此单位档案管理人员的水平参差不齐。因此相关单位面应该加强对档案管理人员的专业培训，提升档案管理人员的整体素质。

二、针对以上几点问题，我认为加强档案管理可以采取以下对策

（1）建立健全档案管理制度。由于单位档案管理工作内容比较复杂，工作量较大，为了方便管理必须将档案管理工作纳入到统一管理中来，建立相对完善的档案管理制度，增强管理依据性、规范性及权威性，对单位文件进行编制归档，对单位档案管理做到有案可循，尽最大可能发挥档案管理作用。

（2）在档案管理中实施档案一体化管理。由于单位档案管理工作的开展通常会涉及到多个部门，为确保所有档案的完整性，单位管理人员必须加强档案管理一体化，确保档案资料的准确性。在档案管理工作中，人才、资金、技术、培训等多方面的投入必不可少，没有专业性人才，信息化工作就无从谈起。而缺少资金的保障，就无法采购新设备、新技术。因此加强档案管理人员的知识培训，实施档案一体化是档案管理工作的重要保障。如果没有培训保障，档案人员就不能更好地接受新知识、掌握新方法、熟悉新技能。一切工作都是以人的因素為主导，调动人的积极性尤为重要，所以工作中的激励机制同样是做好档案管理工作的有力保障。我们各级单位和部门，特别是各级领导要对档案管理工作给予充分的重视与支持，尤其是人才的选拔和培养，档案存储场地和管理设备的配置等。

（3）加大对档案信息化建设的力度。单位必须加大对档案信息化建设的力度，用低成本方式来实现档案管理工作的具体运行，将网络信息技术完美融合到事业单位档案管理中，促进我国单位档案管理工作的顺利开展，为单位的全面发展打好基础。建立完善的档案信息化管理体系是开展档案管理各项工作的基础。一是要建立完善的质量标准体系。对档案信息化管理的工作标准及目标要求进行明确的规定，以保障档案信息化管理能够有方向性的指导和必要的约束。二是要建立完善的开发利用体系。对档案资料的存储及信息咨询服务等一系列流程进行有效规范，开发有效的信息技术及检索工具。三是要建立规范运作的制度保障体系。要确保工作规范有序开展，提高信息化管理的技术水平，从而在有效实现信息化管理的基础上实现档案的科学化管理。

（4）加强培训，提高档案管理人员的专业水平。随着我国经济结构的改变，档案管理工作越来越趋于科技化管理模式，管理模式的转变对档案管理人员的自身素质水平提出了更高的要求。相关单位必须加强对相关人员的系统培训，他们必须具备专业文化知识、科技化管理手段以及正确的症状倾向。同时还必须加强与其他各部门之间的沟通，了解每一个工作环节，随时根据工作进度来调整工作流程。单位的档案管理人员是单位档案管理工作的重要组成部分。因此，他们必须不断提高自身专业水平，努力顺应时代的发展，才能真正促进我国单位的发展。

综之，档案管理工作至关重要，因此单位须将档案管理纳入工作重点内容。每个人都要对档案工作加强认识，提高档案宣传意识，建立相对完善的档案管理制度、将档案案管理纳入工作重点、注意档案管理工作，及时提高档案管理人员的素质水平，多对档案人员进行培训，实施档案管理一体化，加大对档案管理信息化建设的力度，从而达到提高单位档案管理工作的有效性，从而提高工作效率。