浅谈人力资源与社会保障局档案管理工作的优化

何文倩

摘  要：人力资源和社会保障局档案管理属于信息整理的基础性工作，需要有效的对相关信息做收集整理、鉴定、统计等处理，对社会和个人提供相关信息服务。但是在实际管理工作中存在多样性现实局限，从而导致工作开展无法全面有效提升。需要针对实际问题做对应的改良，从而有效的帮助档案管理工作有效提升。

关键词：人力资源;社会保障局;档案管理;措施

人力资源以及社会保障局的档案管理是一项基础性工作，主要指对人力资源和社会保障有关的人员的档案的保管过程。程序较为复杂，首先应收集信息并对其进行整理，整理后鉴定信息是否属实或者正确，做好保管工作，并在需要的时候为社会和个人提供使用。人力资源以及社会保障局的档案管理工作現状随着社会和科学技术的发展，我国的人力资源以及社会保障局的档案管理越来越信息化和现代化，所需要管理的档案类型也呈多元化发展。社会发展对档案管理工作提出了更高的要求。各部门都要充分重视档案管理工作，我国人力资源以及社会保障局的档案管理工作起步较晚，服务于广大群众，对象较为广泛复杂，加上档案管理的数量庞大，所以，虽然我国人力资源以及社会保障局的档案管理工作有所发展，但仍面临着众多问题。

1 档案管理工作的重要性

档案来源于人们的社会活动，具有一定的法律效用，是机关工作的有效工具、经济建设的重要依据、政治斗争的有力武器、科学研究的必要条件、宣传教育的生动素材等。档案能够对相关单位部门的工作和管理情况进行科学合理的评价，能够记录下某个单位部门的“成长”，并且完整反映出变化发展的过程。档案管理所服务的对象包括了学生、工人、农民、公务员、企业职员等各类人群，所以档案管理工作影响到学生的升学与就业、农民工的工作与社保、公务员与企业职员的晋升与发展等。目前，我国档案管理逐步走向信息化、数字化，档案管理类型也呈现出多样化，所以对于档案管理工作的要求就更高，而如何更好地完成好档案管理工作，发挥档案的价值就成为各部门要解决的问题。

2人力资源以及社会保障局的档案管理工作中存在的问题

2.1对劳动保障档案管理重视不足

由于我国人口众多，且档案建设较为完善。因此导致了我国档案管理的复杂性，数量多、结构复杂的特性，致使我国的劳动保障档案的管理工作十分繁琐，在实际的管理过程中，很多档案管理工作缺乏良好的硬件条件支持，部分地区的档案管理还由于人力投入的不足或对档案管理缺乏重视，造成档案保存失误或档案丢失的状况。

2.2管理部门工作分散，不够协调统一。我国档案管理方式为分部门分岗位管理，但是目前我国各部门相互独立，缺乏沟通，工作配合度低，档案管理难以形成一个统一的整体，并且我国人力资源以及社会保障局的档案管理所建成的部门都属于内部部门，主要针对内部问题建设，所以管理内容片面，很难形成一个管理系统，档案管路严重失衡。除此之外，我国人力资源以及社会保障局的档案室相互独立，各个档案室的管理方法和制度由各自设置，没有统一的管理标准，常常出现档案管理工作的重复和遗漏现象，既浪费了人力物力，也导致管理效率低。档案管理的分散性导致管理系统不能兼容，无法共享档案资源信息，为档案管理人员和档案使用人员带来不便。虽然我国人力资源以及社会保障局的档案管理部门领导已认识到问题，但是长期的问题滞留给其整治和整合档案管理工作带来困难。

2.3档案管理工作设施落后。人力资源以及社会保障局的档案管理工作内容繁杂而多样，所以需要大量的人力资源和设施设备。但是，我国目前的人力资源以及社会保障局的档案管理设施落后。由于我国人力资源以及社会保障局的档案管理起步晚而工作量多，导致档案管理设施设备还未及时补充，硬件资源缺乏，这就容易导致档案管理的不规范性，造成档案混乱，归档延迟、错误，甚至出现档案丢失问题。我国档案管理部门较为分散，不能统一采购设备，每个档案部门的独立采购造成重复投资，浪费社会资源。甚至有些部门没有设置独立的档案室，缺乏管理，极其造成档案损坏或丢失。

2.4档案管理数据库缺乏统一标准。现代档案管理工作都已建立了数据库管理系统，传统的手工信息检索已成为过去。但是人力资源以及社会保障局的档案管理人员综合素质低，计算机能力差，且计算机设备更新慢，所以电子档案的使用较少。而且人力资源以及社会保障局的档案管理没有统一的标准，信息化管理系统仍未形成。

2.5档案管理机构和制度不健全。人力资源以及社会保障局的档案管理依然存在工作人员缺乏、管理人员综合素质低、档案管理工作压力大的问题，很难高效完成档案管理任务。加上档案管理的繁琐性，很多工作人员在工作时萎靡不振，很容易造成工作失误，留下隐患。加上缺乏规范的档案管理制度，使档案管理工作混乱。

3人力资源以及社会保障局的档案管理工作策略

3.1积极转变档案管理观念，强化档案管理的各方建设

人力资源和社会保障局要做好相应的档案管理工作，首先就要积极的转变观念，并从思想上认识到档案管理工作的重要性，从而正确的看待工作中的问题;其次，做好档案管理工作，还要进行积极的宣传，并在政府部门的支持下，投入更多的财力物力，强化档案管理部门的建设工作;再次，人力资源和社会保障局要建立健全完善的综合档案管理部门，在保证档案正常收集工作的同时，做好后期的完善工作，使档案的完整性得到保障.综合档案管理部门，还能有效协调好各个参和档案管理工作的组织机构，并通过系统化和规范化的档案管理，促进档案管理工作的更加高效的运行.

3.2制定统一的档案管理发展规划。为了提高档案管理工作的效率，要整合档案管理各部门，统一规划部门制度和方法，用统一的管理措施和管理计划管理各部门。加强部门间合作，科学分配资源，最大限度实现档案信息的共享，同时，加强领导对档案管理工作的重视，加强档案管理宣传和教育。

3.3完善档案管理基本条件。提高档案管理的工作环境质量，为各档案部门提供必需的设施设备。将办公和档案室分开设置，同时引进大量的计算机设备。还要保证档案存放处的安全整洁和干燥，增加档案管理人手，为档案管理减轻负担。还要加大资金投入力度，解决档案管理资金匮乏问题。

3.4档案管理工作标准化。对各档案部门实行集中统一管理，设置统一的工作标准，严格依照标准进行，提高档案管理工作的有效性，实现整体性管理。

3.5完善档案管理机构和制度建设。健全档案管理机构，配备专职人员专职管理，分工明确，分岗分责，避免应工作人手不足导致的兼职现象的发生。同时加强制度建设和机制建设，运用激励机制激发档案管理工作人员的积极性，采用绩效考核的办法促进工作效率的提高。

4结束语

总的来说，人力资源以及社会保障局的档案管理是一项工作量大而繁琐的工作，为了保证人力资源以及社会保障局的档案管理的高效性和有效性，要积极找出档案管理中存在的问题，协调各个部门的管理工作，合理分配资源，建立系统的档案管理工作机制，促进档案管理工作的先进性，为社会发展的和谐稳定做出贡献，为国家和人民提供便利。

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