基于新形势下的企业档案管理思考探究

林燕燕

摘 要：在企业的发展过程中，企业档案管理工作发挥着十分重要的作用，只有做好相关工作，做好企业原始资料的收集与保存，才能为企业发展决策的制定提供有价值的参考依据。因此，企业管理者必须重视企业档案管理工作，认识到档案管理工作的重要性，明确目前档案管理中存在的问题，采取针对性的措施，解决这些问题，提高企业档案管理水平。本文将对新形势下企业档案管理的重要性以及现状进行分析，探讨提高企业档案管理水平的具体措施。

关键词：新形势;企业档案管理;重要性

企业档案是企业经营过程中的重要信息资源，随着市场经济的快速发展，对企业的档案管理工作提出了更高的要求，尤其是档案信息化管理水平的提高，为企业档案管理水平的提高带来了前所未有的机遇。因此，在企业的经营过程中，必须认识到档案管理工作的重要性，根据档案管理的实际情况采取针对性的措施，解决工作中出现的问题，有效的提高企业档案管理工作效率，促进企业的健康发展，实现企业可持续发展的战略目标。

一、企业档案管理工作的重要性

1.企业档案管理能够促进企业的发展

企业档案能够记录企业发展历程中所有信息的文字、图片、音频、视频等信息资源，反映了企业经营过程中的真实情况。企业档案中呈现出的数据信息对于企业的发展具有至关重要的作用，能够为企业发展策略的制定提供有价值的参考依据。由于企业档案管理工作的特殊性质，因此这项工作已经成为企业经营过程中的重要工作。

2.企业档案管理促进企业科学化管理的实现

在企业档案管理工作中，需要管理的档案内容包括企业在日常经营活动中形成的常规性文件，同时包括企业为了实现既定发展目标而形成的商业化机密文件。随着时间的推移，这些涉及企业商业机密的文件是促进企业健康发展的重要载体，是推动企业发展的重要资源，只有做好这项工作，才能促进企业科学化管理的实现，有利于企业的健康发展。

3.企业档案管理能够提高企业市场竞争力

随着市场经济的快速发展，企业面临着更加激烈的市场竞争，为了有效的提高企业市场竞争力，必须做好企业档案管理工作。在新的市场经济形势下，企业市场竞争力的提升必须依靠良好的信誉与口碑，而良好的企业档案管理能够促进企业信誉与口碑的提升，有效的提高企业的市场竞争力，使企业在激烈的市场竞争中占据更大的优势。

二、企业档案管理工作现状

在目前的企业档案管理工作中，大部分企业会存在以下几个方面的问题。

1.对档案管理的重视程度不足

在企业的经营过程中，经济效益是企业管理者追求的最终目标，只有能够显著提高企业经济效益的事物才容易引起他们的关注。但是，企业档案管理工作对于企业经济效益的影响是潜移默化的，无法直接提升企业的经济效益。因此，大部分企业管理者对企业档案管理工作的重视程度不足，没有对其形成正确的认识，而是错误的认为档案管理工作对于企业的发展沒有实质性的运用，个别的企业管理者甚至认为档案管理工作会增加企业的经济负担，因此忽视了企业档案管理工作，导致相关工作只停留在表面，没有采取实质性的措施。

2.没有形成完善的档案管理制度

一般情况下，企业会将日常管理工作中的重点放在提高企业市场竞争力方面。为了实现这一目标，企业会将大部分的资源投入到生产与经营活动中，但是在档案管理工作中投入的资源相对较少，没有足够的精力制定完善的档案管理制度，导致档案管理中存在一定的缺陷，无法妥善的解决档案管理中出现的问题。此外，在一些企业的档案管理工作中，虽然制定了相应的管理制度，但由于执行力存在一定的不足，导致这些制度无法顺利实施。

3.档案管理专业人才严重短缺

在目前的大部分企业中，普遍存在档案管理专业人才短缺的现象，在一定程度上影响了档案管理工作的开展。造成这种现象的原因在于企业为了缩减管理成本，对员工数量进行严格的控制，没有为档案管理工作配备专业的人才，严重影响档案管理水平。与此同时，一些档案管理人员对于档案管理工作的认识不足，对工作没有产生应有的热情，无法全身心的投入到工作中，忽略了对档案管理相关知识的学习，导致档案管理人员的专业能力相对较差。此外，由于档案管理工作的内容相对单调，大部分档案管理人员在工作中只进行企业档案的收集、整理等基础工作，使他们感觉到这种简单的工作没有重要意义，长此以往，他们会逐渐失去对工作的兴趣，工作中出现失误的概率增加，影响档案管理的正常进行。

4.档案管理基础设施建设滞后

由于大部分企业忽视了档案管理工作，没有为这项工作投入大量的资金，档案管理基础设施的建设就缺少成本，导致基础设施建设相对滞后，不利于档案管理水平的提升。因此，在一些企业中会出现档案管理工作环境差的情况，没有专门设置档案管理部门以及档案室，即使设置了档案室，也会由于空间有限而无法存放更多的档案，导致档案存放混乱，严重影响档案管理工作效率。

5.档案文件归档管理基础较差

在企业的经营过程中，大部分企业将经济效益作为衡量企业发展水平的重要指标，因此企业会忽略档案管理工作，造成档案文件归档管理基础较差，导致归档工作中存在一系列问题，在归档工作中存在档案准确性与完整性等方面的缺陷，严重影响档案管理工作效率，造成档案管理质量降低，不利于档案管理水平的提升。

三、提高企业档案管理水平的具体措施

在企业的经营过程中，为了有效的提高档案管理水平，需要采取以下几个方面的措施：

1.给予企业档案管理工作足够的重视

在企业的经营过程中，企业管理者必须对企业档案管理产生正确的认识，并对其引起足够的关注。作为企业管理者，需要以长远的眼光看待企业档案管理工作，不能只顾眼前利益，忽略了档案管理对于企业发展的作用，而是需要制定长远的规划方案，建立与档案管理相关的规章制度，改善企业档案管理条件，保证企业档案管理工作的正常进行，促进企业的健康发展。此外，还要对企业中各级档案管理人员的知识体系进行分析，重点提升档案管理的工作效率，提高档案管理水平。

2.建立健全的档案管理制度

为了保证企业档案管理工作的有序进行，需要为档案管理建立完善的制度，并在实际工作中严格执行这些制度，只有这样，才能有效的提升档案管理工作水平。在新形势下，企业进行档案管理的过程中，首先要明确档案管理制度，为所有工作提供相应的依据。与此同时，企业管理者以及档案管理人员必须提升自己的责任意识，提高档案管理工作的规范化程度。

3.提高档案管理人员的综合素质

在企业档案管理工作中，管理人员的素质是影响工作质量的关键因素，为了促进档案管理工作水平的提高，必须培养更多高素质的档案管理人员。想要提高档案管理人员的综合素质，必须采取科学的选拔与培训机制，根据人员目前的综合素质情况制定针对性的培训计划，组织他们参加相应的培训，并对培训内容进行考核，确保培训能够获得应有的效果，切实提高档案管理人员的专业能力与职业道德。与此同时，企业还可以直接从外界招聘具有丰富工作经验的档案管理人才，有效的提高档案管理团队的整体水平，做好档案管理工作。

4.加快企业档案管理信息化建设

随着科学技术的快速发展，更多信息化技术被应用到企业的经营与发展过程中，实现了大部分工作的信息化建设。而在企业档案管理工作中，同样可以通过信息化技术的应用提高档案管理水平，实现档案管理信息化建设。在档案管理信息化建设过程中，企业必须制定可行性较高的计划，并严格按照计划逐步进行企业档案管理信息化建设，大幅度提升档案管理工作效率。在档案管理信息化过程汇总，对于信息化档案的归档，通常需要对档案文件进行备份，避免出现丢失或损坏的现象。因此，加快企业档案管理信息化建设是当前的首要任务。与此同时，档案管理人员也需要适应档案管理信息化建设带来的变化，能够科学的应用信息化技术进行档案管理。

5.提高档案文件归档管理水平

在企业档案管理工作中，为了提高档案文件归档水平，提高归档的准确性与完整性，需要采取以下措施：第一，对各类档案文件进行逐一筛选，找出需要归档的档案文件。第二，对筛选出的档案文件进行归档，对于不需要归档的文件采取必要的处理措施。第三，对归档完成后的档案文件采取必要的安全保护措施，移交给相应的部门，防止在归档过程中出現档案文件丢失的情况，保证归档管理工作的准确性以及完整性。

四、结束语

在新形势下，企业档案管理工作面临着巨大的挑战，档案管理是影响企业发展的重要因素之一，因此企业必须重视档案管理工作。为了做好档案管理工作，必须明确档案管理工作的重要性，分析目前工作中存在的问题，采取针对性的措施解决这些问题，建立完善的制度、提高工作人员的综合素质、加快档案管理信息化建设，有效的提高企业档案管理水平，促进企业的健康发展。

参考文献：

[1]崔玉珊.新形势下国有企业档案管理的创新与实践[J].北京档案，2019

[2]刘懿明.浅谈企业档案管理工作的有序发展[J].劳动保障世界，2015

[3]于海涛.新形势下做好企业档案管理工作的思考[J].中国市场，2018

[4]高华杰.新形势下如何做好企业档案管理工作[J].国际公关，2019

[5]王 娟.新形势下企业加强档案管理的几点思考[J].办公室业务，2017

[6]胡琴芳.在新形势下企业如何加强档案管理的几点思考[J].企业改革与管理，2016