高校电子档案管理与发展思考

王 露　孔文迪

摘 要：随着信息技术的发展，高校工作中形成了越来越多的电子文件，这些都是记录着高校历史发展的重要档案，电子档案的发展已成为必然趋势。相对于成熟的纸质档案管理体系，电子档案的管理还面临着很多问题。通过分析高校电子档案管理中存在的问题，结合现代的信息技术，提出了高校电子档案发展的建议。

关键词：电子文件;电子档案;高校档案;档案管理

大数据时代，高校越来越多的信息以数字化的形式保存下来，这些信息记录是高校工作中产生的原始数据，真实的记录着高校的发展历史，具有重要的保存价值，积极推动高校电子档案的发展是新形势下档案工作的必然发展方向。相对于传统纸质档案成熟的管理体系，电子档案管理的研究起步晚，还面临着诸多问题，大数据时代应尽快建立适应电子档案的管理机制，满足公众对档案的丰富需求，从而加快推进数字档案馆的建设。

一、电子文件和电子档案

电子文件是国家机关、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的数字格式的各种信息记录，由内容、结构、背景组成。但并不是所有的电子文件都能成为电子档案，它必须符合一定的标准且具有保存价值，再经过归档操作后才能成为电子档案，这里主要包括两个过程：价值鉴定和归档。电子文件价值鉴别包括对电子文件的真实性、可靠性、完整性和可用性的鉴定，判断其保存价值等过程，电子文件和传统载体文件的价值鉴定原则是一致的，兼顾电子文件自身特性可以适当放宽，综合考虑。电子文件归档是将电子文件及其元数据向档案部门移交的过程，归档方式包括在线归档和离线归档，它标志着电子文件的管理权限正式由档案部门负责。

二、高校电子档案管理中存在的问题

高校电子档案是信息载体为电子文件的高校档案，即高校在从事招生、教学、科研、管理等活动中形成的对学生、学校和社会具有保存价值的电子文件。目前，大部分高校电子档案工作仍然实行传统档案管理方式，电子档案主要来源于对馆藏纸质档案的扫描，至于电子文件的归档仍采用的是“双套制”归档模式，高校电子档案发展中面临的很多问题都需要档案工作人员拿出切实可行的解决方案。

1.电子文件归档范围模糊

电子档案形成过程中价值鉴别环节决定了电子文件的去留，目前大部分高校档案部门在进行电子文件归档时，都是直接将电子文件传输到存储设备上，很少或者忽略了电子文件的价值鉴别，这就导致很多电子文件没能及时归档但又出现了很多不必要的电子档案，電子文件的价值并没有得到合理的实现，这对于电子档案资源的建设必然是重大的损失。

2.电子档案凭证性问题

电子档案的凭证性是指电子档案能够为某种需求提供证据的作用，电子档案由于其自身的真实性和原始性难以得到保障，所以电子档案的法律凭证性仍然存在质疑。虽然，现在有很多新的技术，如数字签名技术、时间戳技术等等，可应用于保证电子档案的可靠性，但这些技术都是某一方面的安全保证技术，电子档案的凭证作用还是难以保证。其次，电子证据在社会各界依然存在证据资格、证明力有争议等问题，我国法律对于电子档案凭证性问题还处于逐步明确和完善中。

3.电子文件归档方式繁琐

考虑到电子文件的安全性和可靠性，目前大部分高校电子文件归档方式采用的是离线归档，且考虑到电子档案凭证性问题，电子文件归档的同时会打印纸质文件进行归档，即“双套制”归档模式。实际上，纸质文件并不能显示电子文件完整的信息，而且将大量电子文件打印出来形成纸质文件，签字加盖公章再扫描成电子文件，无形中增加了工作量，降低了工作效率，这并不符合信息化发展方向。

4.电子档案管理的安全风险

信息技术的发展为电子档案的管理和利用带来了便利，也迎来了电子档案安全性挑战。电子档案面对的是更加开放的网络环境，电子档案在形成、传输和存储过程中都面临着被篡改、丢失、泄密等等风险。目前高校档案部门电子档案安全意识相对落后，并没有制定相应的安全保障体系，一旦遇到突发性的事故，其损失将无法估量。

5.档案利用方式保守

高校档案管理的最终目的是为高校工作服务，从而发挥档案的参考、教育、资政等作用。目前高校档案部门仍然习惯于纸质档案查询利用，工作流程繁琐而且查档效率低，也无法满足广大师生丰富的档案利用需求。对于电子档案的利用率不高，一些高校甚至处于只存储不利用的情况，对于电子档案的开放利用方式也仅限于被动查询，相对保守。

三、高校电子档案发展建议

1.提高电子文件归档意识，丰富和优化电子档案资源

丰富的电子档案资源可以实现档案之间的印证和补充，是电子档案发展的前提，高校档案部门应制定明确的电子文件归档范围，在保证电子档案质量的同时丰富电子档案资源。电子文件的归档范围应包括：与传统的纸质文件归档范围相对应的电子文件，电子文件的元数据和利用新的应用系统产生的原生类电子文件。可以采用信息技术对电子文件的自动抓取机制，如网页新闻等，并建立用于电子文件价值鉴定的中间库，在电子文件写入档案管理系统之前，对电子文件数据进行解析，判断其是否符合电子档案的接收要求，从而达到丰富和优化电子档案资源的要求。

2.创新新型技术，保障电子档案凭证性

电子档案凭证性关键在于确保电子档案在形成和之后过程中原始性的问题，电子档案强调的是信息的原始性，物质载体已不再是档案原始性的必要条件。最新的电子档案身份证技术通过为电子档案建立可验证的唯一电子档案身份证来保障电子档案凭证性，这是一种综合了数字签名、元数据管理等技术的复合型策略，相较而言更具可靠性。其次，加快完善《档案法》等法律法规，有效保障电子档案的法律效力，从法律上明确电子档案的证据信息。

3.集成高校业务系统，优化电子文件归档方式

对于高校各业务系统形成的电子文件，可通过接口技术实现系统间的无缝对接，从而实现电子文件的实时归档，也降低了档案业务者的工作量，实现了电子档案的一体化管理。高校档案部门要及时同各业务部门协商，各业务系统预留数据接口和归档功能，保障高校业务系统的集成。目前完善的信息技术解决电子档案的长期保存问题，取消电子档案双套制管理的条件已经成熟，高校档案工作者改变传统思维，加快推进电子档案的单套制管理模式。

4.不断完善管理制度，建立电子档案安全保障体系

电子档案安全管理可以区分为信息安全、实体安全和载体安全三个层面，也就是对电子档案的真实性、完整性、有效性以及保密性进行长期有效的保障。首先，应当建立电子档案的分级管理制度，设置身份验证机制，配置不同的读写权限，防止电子档案的非法访问和修改。其次，建立电子档案利用控制机制，对传播的电子文件进行加密处理、限定访问权限等等。通过电子档案的检测策略，定期对数据的可读性和完整性进行检测，利用审计跟踪技术对环境系统实时监控和有效管控。当然，电子档案的备份制度也不可或缺，提高电子档案的容灾能力，从而保障电子档案的管理。最后，强化网络完全管理，提高电子档案对网络攻击的防御能力。安全体系的建设不是一劳永逸的事情，未来电子档案的安全将不断接受新技术的挑战，只有不断完善防御技术才能建立健全的安全体系。

5.丰富电子档案利用渠道

提升档案服务水平大力开展档案部门纸质档案、传统录音录像等档案的数字化工作，整合这些丰富的电子档案资源，建立健全的档案目录数据库，依托档案网络查询平台，实现档案自主查询利用，满足广大师生的多样化需求，也提高档案服务效率。电子档案的利用应主动融入高校信息化建设当中，推动信息资源的整合和共享，让档案的利用真正意义上实现“一站式”服务。信息化时代电子档案的利用應改被动为主动，利用数据挖掘等技术对广大档案用户的查借阅记录进行分析，分析出用户感兴趣的信息进行个性化推荐，从而实现电子档案利用的主动性和智能型。建设和发展档案专题数据库，深度开发和利用电子档案资源，为高校的管理和发展提供可靠的决策和信息服务。

高校电子档案工作仍处于不断探索和发展阶段，档案工作人员要充分认识到电子档案的重要性，树立电子档案工作的紧迫意识，高校在物质形态上也能予以支持，大量投入人力和财力支持电子档案的发展。电子档案工作是一项繁琐复杂的过程，还面临着许多亟待解决的问题，档案工作人员要充分认识到时代的发展，加强高校之间的交流，借鉴或创新出符合电子档案管理的先进技术，逐步建立适应高校发展和信息化建设要求的电子档案管理标准，实现电子档案的科学管理，发挥电子档案资源的优势，更好的服务于高校的发展。

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