分析事业单位档案管理信息化建设与发展

王静萍 林玉亮

摘 要：在最近几年里，随着科学技术的不断完善，信息化技术在事业单位档案管理当中得到了广泛的使用。依赖于信息技术更新服务观念的手段，对此项工作的服务水平、服务效率等方面均起到了一定的促进作用，是有效提高事业单位档案使用价值的主要方式。对此，本文从以下几个方面围绕着事业单位档案管理信息化建设与发展展开论述，供相关人士参考与借鉴。

关键词：档案管理;信息化建设;事业单位

引言

站在客观的立场来讲，档案管理信息化建设是在紧跟时代潮流之下衍生出来的产物，依赖于计算机技术、数据库等新型科技做好核算、处理等一系列工作，构建与之相匹配的档案信息管理平台，在不断提高档案管理水平的基础上，为所有档案信息的共享与运用提供重要的参考依据。

1 事业单位档案管理信息化建设的重要性

针对档案管理人员来说，其在具体使用档案管理信息化期间，应当熟知档案管理信息建设的重要性，只有这样才能从根本上确保相关人员在具体操作期间可以严格按照既定标准进行，以此来促进其档案管理水平的全面提高。

1.1优化档案信息资源配置效果

和其他组织机构进行对比可以发现，事业单位对档案管理提出了很多的要求，通过信息化建设可以在很大程度上降低问题出现的频率，通过档案信息系统的有效运用，为此项工作提供了强而有力的技术支持，完善了档案信息资源的配置效果，对推动事业单位的健康发展有着积极的作用。

1.2有效降低事业单位的档案风险

我们都知道档案管理活动会因环境等因素而受到干扰，通过信息化建设就能在无形当中解决这一难题，并将其存在的安全隐患消灭在萌芽之中，为增强事业单位档案管理的安全性提供应有的保障。

1.3为事业单位创造效益与发展价值

事业单位通过信息化建设，可以在无形当中优化以往的档案管理形式，在有效节约资金的基础上，迎合内部职工的实际需求，促使员工主动为单位的发展出谋献策，最大限度地為社会公众提供更加便捷化的服务，以此来实现事业单位发展价值的最大化。

2 事业单位档案管理信息化建设及发展

2.1采取分步骤建设方法

就档案管理信息化建设而言，其应当在全面了解管理实际的基础上，遵循由浅入深的工作理念不动摇，严格按照既定标准对信息化建设实施分阶段推进以及优化完善。与此同时，事业单位还应当在全面了解档案管理情况的同时，对信息化建设的构建方向加以明确，这样才能制定出切实可行的规划。第一，针对信息化建设的初期阶段来说，其目标是为了实现档案的信息化，迎合日常的档案工作，妥善处理档案分析、归档等相关方面的处理模式;第二，对档案管理信息化建设进行深层次的分析，灵活运用互联网、计算机系统等各种新型科技，并在此基础上构建与之相匹配的档案信息网络系统，以此来对资金做好相应的信息化核算工作;第三，执行高层次的信息化建设，以此来实现对档案管理的预算、风险控制等诸多功能，构建科学合理的档案管理信息化运行机制。

2.2提升财务管理信息化的应用程度

针对事业单位来说，其在进行档案管理信息化建设的时候，无法保障所有部门中的每一个员工都能灵活运用档案管理信息化系统的运用模式，显然这样会在很大程度上影响到其未来发展的脚步，甚至还会对整个信息化建设水平带来不利影响。基于这种背景下，事业单位在开展档案管理信息化建设期间，一定要主动使用培训、学习等各种手段，促使全体员工都能不断学习新的知识与技能，将以往的档案管理形式加以转变，不断加深信息化建设的广度与深度，以此来促进其档案管理质量与效率的全面提升。对信息化建设进行大力推广，以此来推动事业单位档案管理和现代化技术的契合性，继而从根本上促进其专业化服务水平的不断提高。

2.3构建完善的档案信息化建设体制

众所周知，档案管理信息化建设工作自身就具有一定的繁琐性，再加之受到各种因素的影响，其在具体建设与推广当中应当借助于健全的档案信息化建设体制的科学引导。基于此，事业单位应当在全面了解档案管理特征的基础上，构建与之相匹配的档案信息化建设体制，对信息化建设的发展目标以及主要任务加以明确，以此来完善信息化建设过程中的每项工作。不仅如此，加大资金投入的力度，构建完善的信息化系统，将提高档案管理质量当作核心内容，积极研究满足自身发展的核算模式、预算功能等，继而为档案管理工作的顺利打下扎实的基础。通过构建切实可行的档案信息建设体制，可以在无形当中实现资源共享的目的，全面发挥其最大价值，继而促使档案管理数据库可以朝着集成化的方向发展。

2.4强化软硬件设施配置，配备专业人才

如果想要确保事业单位档案管理信息化建设工作的正常进行，那么就离不开软硬件设备的大力支持。事业单位应当在充分结合档案管理实际状况的基础上，对单位所要用到的软硬件基础设施做好相应的配置与更新工作，以便可以减少对信息化建设带来的不利影响。在最近几年里，随着档案管理信息化建设的日益完善，事业单位逐渐将目光放在了档案管理的风险上面，并采取有效措施加大档案信息安全管理的力度，尽可能减少发生技术性的失误而造成成本的过度浪费。除此之外，事业单位在进行信息化建设期间应当主动培养各种各样的人才，同时还要主动引进薪酬激励等相关机制，目的是为了促使全体员工都能端正自身的工作态度，不断增强档案管理信息化应用意识，要求相关工作者要具备与之相匹配的操作能力;在信息化建设期间，加大人员培训和考核的力度，能够在无形当中促进其财务管理信息化水平的全面提高。

结语

总而言之，基于信息化快速发展的背景下，事业单位档案管理工作一定要做到与时俱进，紧跟时代的脚步，特别是在管理工作当中不断添加科学化、信息化等相关元素，并且在顺应时代发展的基础上完善与优化档案管理的理念意识，只有这样才能促进事业单位部门档案管理事业的健康发展。

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