提高离退休人员档案信息管理科学化水平探讨

林华　王志英　陈艳

【摘 要】当前，老年人口日益增多，必须对加强离退休人员的管理，及时、准确、全面地反映离退休人员的档案信息，提高离退休人员的管理质量和效率。文章从完善离退休干部信息数据库内容，充分发挥数据库作用方面进行探讨，为推进老干部工作科学开展发挥积极作用。

【关键词】离退休干部;档案信息统计;科学化管理

【中图分类号】G270.7 【文献标识码】A 【文章编号】1674-0688（2019）04-0190-02

广西壮族自治区人民医院现有离退休职工1 065人，其中离休干部10人、党员355人、正高技术职称109人、70岁以上离退休职工393人。为加强对离退休人员的管理，全面、系统反映离退休干部队伍基本情况和发展态势，必须利用现代化档案管理退休人员、服务退休人员，推进离退休人员科学化管理工作的开展。本文就如何提高档案信息工作的质量进行了探讨。

1 离退休人员档案信息管理目前存在的问题及原因

1.1 档案管理观念落后

进一步转变退休人员档案管理观念，破除离退人员管理部门无档可归论，把单纯的管理意识向管理、服务并重转变，提高档案管理的有效性和针对性，为更好地服务与管理离退休人员提供信息保障。

1.2 档案资料收集不完整

因未对离退休人员状况的改变进行追踪，造成档案信息收集不完整、不及时，不能体现离退休人员真实的状况，使管理者不能掌握最新资料，影响离退休人员档案的统一管理，对更好地服务离退休人员造成了困难。

1.3 档案管理制度执行差

档案管理制度不完善[1]，在档案管理制度和规范上存在不足，给离退休人员档案管理带来了较为严重的困扰，健全管理机制是做好退休人员档案管理工作的制度保障。很多档案管理者还惯用传统的档案管理办法，缺乏退休人员档案管理的针对性和有效性，不能适应新形势下档案管理工作，降低了档案的利用率。

1.4 档案管理工作缺乏连续性

目前，我国人事档案管理仅记录个人在职情况，在个人退休后，其人事档案的记录就结束了，对退休后个人基本情况、健康状况等档案管理缺乏连续性，使人事档案无法适应新形势的发展，无法科学化管理离退休人员。

2 离退休人员档案的收集范围

（1）离退休人员的个人信息，包括离退休人员基本情况登记表、退休人员计发退休费审核表、退休人员信息库等。

（2）离退休人员的健康材料，包括健康检查表及其他各种健康材料。对患有特殊病症（高血压、恶性肿瘤、糖尿病等）的离退休人员做好记录。

（3）建立离退休特殊流动人员情况登记表。离退休人员中，很多老人异地投靠子女，或随儿女侨居海外，不易联系，这些特殊流动群体的增多，给养老金的认证带来困难，同时也给老人的社会医疗保障带来不便[2]，因此档案管理人员应及时建立异地居住老人的异地就医情况登记卡，详细记录老人健康、就医、药费报销和联络方式等。

（4）离退休人员参加各种群众团体及重要活动的有关资料。

3 提高离退休人员档案信息管理科学化水平实践与做法

3.1 建章立制，打牢制度基础

医院相继制定了《离退休干部档案信息数据采集规范》《离退休干部信息数据核对要求》和《离退休干部信息数据统计管理工作制度》等有关规章制度，并把离退休干部信息数据管理工作细化为5个方面（采集、核对、报盘、人员、装备）的“绩效指标内容”，落实相关人员责任制，进一步细化工作目标和任务，使统计工作有章可循，实现统计工作的制度化和规范化。

3.2 加大投入，打牢硬件基础

医院对离退休人员档案信息数据库建设专项资金投入，由医院信息网络管理中心负责信息系统维护，为科室配备了信息库采集专用电脑，专人负责信息采集和电脑管理，确保离退休人员档案信息数据输入的准确性、完整性，为医院完成离退休统计年报工作打下良好基础。对主要數据、重要数据、变化异常数据进行反复核查，保证源头数据的真实、准确。

3.3 认真查档，完成信息录入

做好初始建库档案的收集与录入，专人负责查档，做好档案信息录入基础性工作。档案收集工作是档案信息工作的基础和起点，其质量直接影响和决定信息数据库的质量。在收集信息时，主动扩大收集范围，使档案收集更加完整。在提高离退休干部待遇、调整生活补贴与离休干部护理费标准等方面出台的一系列政策，都与统计工作密不可分。这些政策在研究制定过程中，大量运用离退休干部信息统计数据，经过科学的测算分析。

3.4 严谨细致，确保信息准确无误

工作实践中，我们清楚地意识到，准确无误的信息数据是信息库的生命线。只有高质量的信息数据，才能为领导决策提供科学的依据，助推老干部管理工作的全面落实。老干科每年都查阅、调阅离退休干部的档案，完善离退休干部家庭地址、联系电话及其家庭主要成员情况的信息进行更新和维护，并将采集到的信息数据核实无误后录入到老干部信息管理系统，从源头保证了老干部信息的准确性，为广西壮族自治区人民医院连续4年被评为自治区卫生系统“全优报表单位”奠定了基础。

3.5 创新载体，实现“三化”管理

充分利用现代化科技手段，创新工作方法，打造老干部信息化、智能化、亲情化管理工作新载体。一是添置了独立的信息库房、大屏幕展示栏、专用电脑等硬件设施，为老干部工作信息化管理创造良好的条件。二是利用数据库开发离退休干部信息查询平台，为医院领导和个人查询信息提供资源共享的便利服务，实现智能化管理。三是与12349老干部综合服务平台联网，为老干部提供专业、及时、温馨、贴心的咨询服务，实现亲情化管理。

3.6 当好参谋，做好信息利用

认真抓好统计信息的开发与利用，提高统计分析质量，积极为医院研究老干部工作、制定政策和开展各类纪念活动、慰问活动提供老干部相关统计数据，为相关部门咨询提供服务，使离退休干部信息库成为开展、完成各项工作的有力支持和基础保障。每年老干部的医疗健康体检根据年龄段安排检查项目和重大节日慰问级别、对象等，均可以从信息库及年报中核对数据;及时落实惠老政策，为年度达80、90岁高龄老同志办理高龄补贴;老年异地安置人员信息情况在内部报表中也有专门的统计。根据信息库记录的准确资料，进一步完善离退休人员困难帮扶机制，通过开展党内关怀、联合团委“一对一帮扶”、推进志愿服务，对高龄、身患重病、失能等有特殊困难且符合条件的离退休干部，给予更多关心照顾，做到慰问老干部不漏、不错、不重，为每年的慰问、帮扶工作提供了便利，为领导决策提供了依据。

习近平总书记指出，“老干部是党执政兴国的重要资源，是推进中国特色社会主义伟大事业的重要力量”[3]。开展老干部信息统计工作，以及时上报反映老干部队伍的基本情况和老干部工作发展变化的基础数据，把这项重要的基础性工作做细、做实、做好。落实老干部生活待遇和政治待遇，推进离退休人员科学化管理，是老干部工作者应尽的责任和义务，也是全党和全社会共同承担的责任。

参 考 文 献

[1]刘文彬.如何做好当前离退休干部档案管理工作[C].决策论坛——区域发展与公共政策研究学术研讨会论文集，2016.

[2]郭冰.高校离退休档案管理实用四则[J].考试周刊，2008（25）：131-132.

[3]中办发〔2016〕3号文件，中共中央办公厅、国务院办公厅印发《关于进一步加强和改进离退休干部工作的意见》[S].

[责任编辑：高海明]