大数据时代下如何做好档案管理转型及数据管理

沈未梅

摘要：当前大数据时代背景下，面对信息量的激增，传统的项目档案管理模式与数据管理方式已经不能满足需求。社会的快速发展进一步激发传统项目档案管理转型，基于此，对大数据环境下项目档案数据管理问题的研究显得十分必要的。本文将结合笔者多年的工作经验对此话题进行了详细分析与探讨。

关键词：大数据;项目档案;模式转型;数据管理;

随着计算机技术、网络技术和云计算的快速发展，数据正在全世界范围内以指数级的速度增长，大数据时代已经到来。大数据概念的出现及在各行各业中的不断渗透和应用，企业档案管理模式面临着新的挑战，传统档案管理模式已不能满足大数据时代的需求，传统档案管理转型为档案数据管理是档案工作发展的必然趋势。档案行业以各类档案的有效管理、整理、保管以及检索等工作为主要工作内容，具有工作量大、任务重等特点，而在当前大数据的时代大背景下，档案管理工作面临着较以往更为艰巨的档案管理工作和任务，因此如何在大数据时代背景下继续做好档案管理工作，有效服务于各类档案数据的整理、管理和检索工作，已经成为摆在档案管理人员面前的一道紧迫的问题。大数据时代给档案保存形式提出了新的要求，针对现有研究中档案数据概念不明确、概念泛化、内涵模糊、沿用旧的档案管理等诸多问题，对大数据档案数据管理与传统档案管理的融通与转型进行分析，进一步提高档案管理工作的效率和科学性，以便为档案管理人员继续做好今后的档案管理工作而提供一点有益借鉴。

一、大数据技术给传统档案管理带来的挑战及思考

大数据具有规模大、数据运转快、数据形式多样、数据价值高密度低的特点。针对大数据的这些特点，可以看出其给当前档案管理带来的挑战是多方面的，同时由于档案管理工作往往数据规模非常大，达到无法用一般的软件进行统计，且数据类型多样，需要用超出传统软件的数据分析新软件进行获取、储存、管理等的数据集合，可见大数据技术的运用会给传统档案管理带来很多积极的思考。

首先，大数据给传统的档案管理理念和流程提出了极大的挑战。传统的档案管理模式是通过档案管理员把档案资料分门别类地进行归类，做好标记，以方便档案查询;但在当前大数据时代下，档案信息量大，且很多档案信息是交叉的，如果用传统的档案处理方法进行保存管理，可能无法把这些大量的数据分类归纳好，且一些档案信息是无法用传统的方法对档案进行保存的。

其次，大数据时代给档案保存形式提出了新的要求。当前的一些数据信息是通过电子文档、电子图片、音频等信息方式进行记录和存储的，这些数据要归档进行保存是无法通过传统的纸质材料档案进行保存的。因此，这就要求新的档案保存形式多样化，且能够分门别类对这些信息进行整理，找出关键词，方便以后进行档案查找。

再次，大数据时代给档案管理人员的业务素质提出了更高的要求。大数据时代的一个重要特点就是信息的多样化和处理信息方式的复杂性;传统档案管理的工作人员只需要懂得档案管理的基本理念和基本操作就可以。当前，在新时代下，档案管理人员要掌握多种技术，包括档案资料分类、查询、相关软件的运用、数据的阅读等。因此，这些在大数据时代下出现的档案管理新要求使得档案管理工作人员的业务素质需要大力培养和提高。

二、大数据时代下档案管理转型的主要模块及要点

2.1理论体系方面的转变

在大数据时代背景下，档案数据信息量呈现出不断增多的趋势，面对越来越多的档案数据信息，传统的纸质档案管理服务模式逐渐无法满足人们的使用需求，也因此形成了新的档案管理理论体系，提出了许多新的档案管理服务模式和方法，旨在与当前时代发展相统一，更好地发挥出档案数据信息的价值。

2.2资源体系方面的转变

受大數据环境的影响，档案信息资源数量不断增多，其来源和渠道也变得更加多样化和复杂化，这无疑档案管理工作带来较高的难度。为保证档案管理服务的质量，带给需求者更加真实可靠的档案数据信息，档案管理部门需在数据采集模式、数据信息存储归类、数据查找等方面做出转变，进而将档案管理的真实功效发挥出来，为需求者提供更具有价值的档案信息。

2.3服务体系方面的转变

在以往的档案管理服务中，采取的是一种被动的服务模式，当需求者有某方面档案信息需求时，由档案管理服务人员为需求者寻找相关的档案信息资料，为其提供档案管理服务，相对而言操作模式较为单一。而在大数据时代下，档案数据信息量大幅度增长，利用者对相关档案信息的需求也增多，为了能够满足利用者的实际需求，在服务模式上应当变得更加主动和多样化。

2.4数据安全体系方面的转变

在以往的档案管理工作中，由于主要使用纸质管理或者胶片等实物管理模式，在管理方式上相对较为单一，因此安全性较高。但是在大数据时代下，档案管理工作开展主要以电子软硬盘、数码缩微等形式来进行，这些技术应用的安全性和有效性，将直接影响到档案数据信息管理的安全，为此在档案管理工作中需对安全性做进一步强化，尽可能减少档案信息资源被损坏或丢失。

三、进一步促进大数据档案管理转型及数据管理有效措施

3.1培养及聘用大数据技术档案管理人才

人才是一切工作的生命线，大数据时代背景下的档案管理工作更是如此。传统的档案管理人才在大数据方面专业知识和业务能力都比较欠缺，如果只是更新管理设备和系统，没有足够多的人才去运用和管理大数据下的档案管理系统，这只会导致档案管理工作的低效率。因此，大力培养档案管理的高端人才相当关键。培养档案管理的现代化人才，应该从以下几个方面着手：一是政府鼓励高校开办跨学科的复合型专业，如信息化和档案管理的交叉学科专业。二是引进国外高端档案管理人才，利用高端人才去指导我国档案管人才适应新时期下的档案工作。三是大力投入资金开展人才培养工作，人才的培养不仅需要时间，还需要足够的资金作为保障。

3.2提供档案资源储存及管理多元化服务

具体来看在服务模式上可以分为主动服务和被动服务两种形式：其一，被动服务。需求者可以通过网站主页、手机 APP、小程序等平台，利用平台搜索引擎来获取档案信息，也可以通过向档案管理服务人员寻求帮助等，这些都属于被动性的档案信息管理服务，也是以往运用最多的一种服务模式;其二，主动服务。主动服务是一种对大数据技术的高效应用形式，通过档案管理系统收集需求者应用平台的实际情况，根据需求者主动搜寻的相关信息，然后自动寻找与之相关的档案信息，并将这些档案信息通过不同渠道推送给需求者，以此来提升档案管理服务的质量，提高档案管理信息的应用价值。

3.3充分重视及加强档案数据的安全性管理

大数据下的档案管理虽然有很多优势，能够明显提高工作效率，降低工作成本，但是，鉴于档案的重要性和大数据下数据丢失的高风险性，加强档案工作的档案数据安全性显得尤为重要。信息化时代大量的数据可以通过一个小小的内存卡进行保存，有便利的优势，但存在数据丢失的风险，诸如电脑病毒、内存卡损坏等。因此，大数据背景下的档案管理工作要重视其保存的安全性。

四、结束语

大数据时代背景下，企业档案管理工作面临新的挑战，同时也带来了新的发展机遇，传统档案管理模式已不能满足时代的需求。利用大数据海量存储的特点，可以提升档案在存储、管理、利用等方面的功效，进而为企业决策、社会利用提供快捷方便的资讯服务。合理有效的应用大数据技术，将会给企业档案管理工作带来质的飞跃，强有力的提高档案管理工作水平，促进企业档案管理工作的良性循环及可持续发展。

参考文献：

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[2] 大数据视域下档案数据管理研究的兴起：概念、缘由与发展[J].于英香.档案学研究.2018（01）

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[4] 大数据背景下企业档案管理信息化建设分析[J].钟丽婷.青年与社会.2019（22）

（作者单位：中交广州航道局有限公司）