谈如何做好声像档案管理工作

韩健飞

摘 要：声像档案是指国家机构、社会组织以及个人在从事各种活动中形成的对国家和社会有保存价值的照片、底片、影片、唱片、录音带、录像带等不同材料为载体，以影像、声音为主，并辅以文字说明的历史记录。声像档案是整个档案类别中的的重要组成部分。

关键词：声像;档案;问题;对策;建议;措施

声像载体的档案资料大量形成，并且以其特殊的记录形式得到大量使用。它是指国家机构、社会组织以及个人在从事各种活动中形成的对国家和社会有保存价值的照片、底片、影片、唱片、录音带、录像带等不同材料为载体，以影像、声音为主，并辅以文字说明的历史记录。声像档案是一个单位档案的重要组成部分。随着社会的发展及办公条件的改善，在机关、企事业单位工作和各类活动中形成了大量的声像档案，它是生动形象的特殊载体档案，但是在保存上普遍存在着归档不完整、保管条件差、管理混乱等问题，直接影响了档案的完整和声像档案的保管及利用。

一、目前声像档案管理存在的问题

（一）声像设备存使用管理不善，形成的声像档案资料不能很好的保存下来

具体表现为”一硬一软”的现象。“一硬”是指声像设备数量多。随着社会的发展及工作需要，机关、企事业单位的声像设备有了很大改善。从总体讲，声像设备可算比较”硬”。“一软”是指声像设备管理之乱。有的设备闲置，没入会用，难以充分发挥作用，有的设备存放在科室或个人手中，没有合理利用;有的设备使用人员不明确或频繁变动，设备不能有效地利用。从而形成了。“硬件硬、软件软”的现状，而且”软”的方面直接影响了“硬“的方面作用的发挥，最终造成一些重要活动没能及时摄录，档案没能完整保存下来，给以后声像档案的产生及归档留下了隐患。

（二）声像档案形成人员技术和素质不高，形成的声像档案质量差

具体表现为”一强一弱”的现状和两种误区。摄影录人员在各自单位中直接从事着产生声像档案的工作，并决定着声像档案的数量和质量。调查反映出在摄录人员中存在着”一强一弱”的现状。队伍强大、年龄适中，文化程度较高这是“强”的一面;“弱”，表现在专业工龄短、专业知识及技能普遍校低这是“弱”的一面。

（三）声像档案管理混乱，问题复杂

（1）管理制度不健全，声像档案没有集中统一管理。声像档案的管理主要存在着3 种形式：一是档案室集中统一管理;二是各科室一年一次移交档案室;三是由科室分散保管或个人保存。由此表明声像档案没有集中统一管理，缺乏必要的管理制度，缺乏有效的保障措施。

（2）档案意识不强，声像档案难以及时完整归档。声像档案有较强的时效性和特殊的归档要求。例如照片底片需同时归档，影像需辅以文字说明，如果不及时归档，日后就是摄影人员自己也难以追忆齐全和准确。本来是很珍贵的照片，却由于没有及时归档而失去了其应有的保存价值和利用价值。从录音、录像带的归档情况来看，更今人担忧，相当一部分单位都是“一盘带子反复用”，原始录音（像）没有保存下来。另外有些部门或个人手里保存着部分珍贵的声像档案，虽管理不规范，但当档案部门去收集时，往往不愿交。究其原因，主要是档案意识不强，对声像档案管理缺乏重视。

（3）保管条件差，声像档案难以长久保存。声像档案的保管条件比纸质档案要求更严格，要具备恒湿、恒温 防磁等保存要求。否则会致使一些照片变黄褪色，底片粘连变质，磁带受损等，不利于声像档案的长久保存和利用，一旦发生问题，悔之晚矣！

二、加强声像档案管理工作的对策及建议

（一）加强宣传，提高意识，争取领导重视

要争取宣传主管部门、新闻单位的大力支持，引起社会的广泛关注，从而提高全民，特别是各级领导及有关人员的档案意识，营造出一种良好的档案工作氛围，要抓住机遇，服务中心工作，发挥档案自身的宣传教育作用，提升声像档案的社会价值和作用。

（二）加强管理，规范保存措施

要强化声像形成人员和声像档案管理人员的管理，从源头上改变声像档案管理混乱的现状，制定有效的配套措施，明确责任，依法管理，做到有章可循、有法必依，使之逐步變成自觉的行动，以确保声像档案归档质量。

（三）加强监督，分类指导，注重业务培训

针对管理人员业务素质，技术技能和声像档案管理现状，要加大对声像档案的监督指导力度，同时，注重业务培训，全面加强对摄录人员、档案人员的有关专业知识和技能的培训，为形成好、保管好声像档案奠定良好的基础。

（四）结合实际，创造条件，力求妥善保管

从长久保护和利用考虑，声像档案保管要达到恒湿、恒温、防磁、防震、防光、防火以及“九防”要求。结合实际，创造条件，力求妥善保管是当务之急。首先，声像档案要独立成卷，使用声像柜或密闭铁柜单独存放;其次要严格控制库房温湿度，远离光线、磁场等;录音带、录像带采取定期倒带检查、及时备份等保护措施，尽最大努力延长声像档案的寿命。

（五）采取措施，形式多样，主动做好声像档案的收集工作

要实现声像档案收集完整，采取必要的行政手段和物质保障，建立并疏通收集渠道，运用多种形式收集也很重要，采取多种形式收集。主要有：一是通过正常移交接收。二是重点单位、重点科室重点收集。对本地重点单位、立档单位重点科室产生声像档案比较集中的，要有重点地强化收集，经常沟通及时掌握情况。三是重点人物（摄录人员）直接征集、有一部分摄录人员除担当本单位的摄录任务外，还被指派（或聘请）摄录本地区的重大活动、重要会议、城市建设、外事活动等。对保存在这些人手中的属于归档范围的声像档案，要多方努力，登门收集和征集。四是广泛的社会征集。对散存在民间的声像档案，运用发公告、发文件、上门实地寻求等形式，采取有偿征集、无偿捐献、建立名人全宗、个人代存等方式广泛征集。

总之，声像档案管理工作的开展过程，要通过具体工作内容，做出具体的应对措施，以此提高工作效率，相关工作人员更要积极提高工作的积极性，以此保证工作开展过程游刃有余，为了迎接世纪的挑战，只有不断地学习和吸收新技术、掌握新技能，才能使自己不断进步，融入社会的大舞台，才能使声像档案管理工作更上一层楼，不断迈上新台阶，从而更好地为人们提供科学有效的服务。

参考文献

[1]卢海军.机关单位声像档案收集及管理工作研究[J].劳动保障世界，2016（17）：45.

[2]赵爱武.论声像档案的收集与管理[J].办公室业务，2014（21）：65.