深圳气派科技股份有限公司跟单业务中存在的问题及其解决方案

摘 要：跟单就是跟踪货物的整个生产流程直到交货为止中间的所有操作环节，一旦跟单流程中出现问题就会导致生产流程滞待货期延长影响公司客户资源。本文以调研公司即深圳气派电子科技股份有限公司为例，分析该公司跟单业务中存在的问题以及提出相应的解决方案，以促使跟单业务的顺利进行，使该公司在同行跟单业务竞争中取得优势。

关键词：跟单业务;存在问题;解决方案

1.跟单业务中存在的问题

1.1与客户沟通不良，客户经常修改订单

订单是企业采购部门向原材料、芯片、晶圆入库等的供应商发出的订货单，亦是一笔交易的基础。因此，订单一旦签订，一般不会更改，由于气派公司业务的扩展，新客户也就接踵而至，对于货物的出货量也就没有十分的把握，经常会出现更改订单的现象造成生产缓慢延期交货的问题使得客户更改订单信息，修改封装测试达到出货速度快的问题。跟单订单一旦更改会引起在塑封中的产品流通慢造成生产流程滞带，现在订单处理优化的瓶颈集中于客户下单习惯问题上。

例子一：客户下单已经固定的封装形式以订单形式为准已安排生产要求改变封装形式及配线图，要确认到订单的每个细节。下了单再改在这个上面操作量非常大，对下单员的工作效率也是很大的浪费，从而导致跟单业务进度缓慢。

例子二：2015年4月20号一大早，supply chain planning经理走到了助理办公室Simon不像平时那样温文尔雅，面带微笑而是开门见山直奔主题，这一单客户很急，用到的原材料圆心数只有10个而客户下的订单圆心数只有8个。可是采购人员说这是原材料要求只有1000个少于MOQ，划片厂不会给予划片，也就是说不能不能进行加工封装生产，订单数量与实际数量不一致。这是一家很有潜力的客户有可能成为我们最大的客户之一，这一单如果砸了会影响日后的生意这种情况就需跟单员业务员要与客户及时的沟通才能确保订单无误，公司原则是产品做到客户满意为第一。

1.2对海外客户市场缺乏调查

目前公司的客户主要是在内陆、台湾、韩国等国家的客户这些国外市场各有千秋，公司没有摆好正确的态度来面对不同市场。

例子三：客户对产品的质量要求严格要求要有CE认证，试产量少造成公司的运输成本增加。公司没有对不同市场客户进行调查，而且业务员没有正确的应对态度，导致海外的订单不敢接，影响公司的业务量，进而影响公司的发展。国内市场半导体制造业客户资源较多竞争激烈，为加强公司业务发展，需扩大海外客户资源。首先就需要对海外市场客户源做一个调查研究，如何去开发海外客户。

1.3业务员缺乏系统的专业知识

对于岗位知识缺乏的员工，解决办法的核心就是培训，假设花大量时间针对个人搞培训的话势必浪费不少工作时间，那么如何在不耽误工作，并且能够起到培训提高的作用呢？举一个部门实例工作说明。

例子四：公司内部职员IQC去年从质检部调入到销售部原来从事产品核验工作，会基本的制图编排软件。进入销售部后安排她下订单、跟踪客户、芯片外发，在芯片外发过程中必然遇到很多问题。例如：半导体的封装形式要根据减薄厚度才能填写，刚开始无从下手那么就从观察到你的芯片外发大小的诸多问题，有问题就要提出马上解决并且部门所有的同事都要为她解决问题。这一步解决了刚上手的惶恐 可以继续做下一步，要做到熟能生巧，这个过程要比从不知道到知道的过程要长得多。员工在了解大部分的基本技能之后开始浮躁情绪，出现对一些看似不重要的知识不感兴趣，不屑一顾的态度是非专业表现。

2.解决方案

2.1提高沟通能力，及时给客户反馈订单信息

对于例一和例二的问题，笔者提出以下解决方法：首先跟单员要及时与客户沟通，记录客户更改订单的内容并得到客户的确认。

其次，要采取相应的措施和对策，加快生产速度或维持正常的生产速度。订单跟进过程中，业务人员需养成及时沟通的习惯，把生产过程中遇到问题和生产进度向客户报告，客户发出的信息得到及时反馈，这样才可以让客户放心。

2.2加强对国外市场客户的调研

对例三的问题，笔者提出两点解决方法：第一，文案调查法即：搜集海外電子产品企业关于发货单、 订货单、原材料、销售记录等业务资料来了解电子产品市场销售状况。

第二，为加强对国外市场客户的调研，还可以通过以下渠道拓展海外客户。首先，提高产品封装测试质量，投资阿里平台寻求更多的业务量。其次，参加展会展示公司形象，扩大外贸平台增加业务量。再次，分析竞争对手的产销状况，能使自己的产品更好的适应国际竞争力。最后，根据海外状况调整外贸业务部的人员安排和组织结构，适应海外发展。

2.3加强员工业务跟单培训，提高跟单专业知识水平

针对例子四中的问题，笔者提出如下四点解决方法：第一，建立有效的职工岗位成才机制，企业可以采用一定的手段和措施激励工作人员学知识，学技能，并为其提供学习和锻炼的机会，创造良好的学习。

第二，企业应推进在职人员的技能提升为在职人员制定出一套系统的、全面的学习计划跟人员需要具有实践技能，熟悉企业产品和相关工艺。

第三，企业可以选拔一部分优秀员工进行培养鼓励那些工艺水品高的外贸从业人员向跟单人才方向发展。

第四，对于通过在学习达到跟单技能水平的员工，企业应优先聘用这些人员作为企业跟单员，并提高其待遇水平，激励他们以更高的积极性和责任心为企业服务。

3.总结

综上所述，本文主要阐述了深圳气派科技股份有限公司跟单业务中存在的与客户沟通不良，客户修改订单、对海外客户市场缺乏调查研究、业务员缺乏系统的专业知识的问题，提出了需提高沟通能力及时给客户反馈订单信息、加强对国外客户市场的调研，加强员工业务跟单培训这三种解决方案，希望能提高本公司跟单业务质量，增加客户资源，促使本公司的业务能朝更好的方向发展。

参考文献

[1]杨晓珊，国际贸易跟单理论与实务

[2]邓莹莹，国际贸易实务[M]  北京大学出版社，2005

[3]刘莉莉，万米3，业务员岗位职业技能培训教程[M] 长沙：长沙经济出版社，2008.45-51

[4]盖登式编辑委员会，业务员实战手册[M] 上海：上海大学出版社，20078.90-187，202-220

[5]都明明，金牌业务员23条行动准则[M]，上海：中国商业出版社 2008 150-217

作者简介：

钟莲英，湖南现代物流职业技术学院讲师。