城建档案管理数字化问题的思考

摘 要：城建档案作为一种重要的信息资源，既记录着城市建设的技术成果也是重要的公共服务信息。随着时代发展和技术的进步，城建档案工作如何运用现代信息技术实现数字化，最大限度地发挥其特有的功能和效益成为一个值得思考的问题。本文论述了城建档案管理数字化的意义、城建档案管理数字化建设的主要内容、城建档案管理数字化工作存在的问题以及提升城建档案管理数字化建设的路径，以期为我国城建档案管理数字化建设提供思路与借鉴。

关键词：城建档案;管理;数字化

城建档案作为档案管理的一个重要组成部分，其档案的参考价值、记录价值和利用价值也日益重要。而利用信息技术，对城建档案进行数字化管理则能够有效地解决这些难题，对于提高城建档案管理水平和促进城建档案事业发展都有着重要意义。

一、城建档案管理数字化的意义

1.档案数字化技术进步的必然结果。随着信息技术的发展，互联网+、物联网、移动终端、大数据等越来越普及，这些技术为档案管理数字化提供了非常便利的技术支撑，同时也对档案管理提出了新的要求。信息化时代智能化管理及数字化管理非常普遍，原有的档案管理模式既难以提升自我管理水平，也难以为其他部门和公众提供精准、高效的服务，档案的功能也难以充分发挥。可以说，不实现数字化管理，就难以适应新时代新要求，改变传统档案资源的处理方式势在必行。

2.延长原始档案资料的寿命。一个城市的发展短则数十年，长则上百年，涉及的城建资料种类也非常繁多繁杂。利用电子媒介等方式对相关档案进行数字化处理，能够极大的延长档案的保存时间，同时也能做到无损备份，能够有效的避免传统档案管理的一些常见问题，比如因翻阅造成档案资料缺页、褶皱、破损等。同时，档案的数字化管理能够实现随时随地查阅资料，也提升了档案的使用效率。

3.提高经济效益和社会效益。档案的数字化管理能够改变档案的存储机制，由纸质变成了电子媒介，不仅减少了存储空间，也减少了保管、查询、复制费用，大大减少了人力财力物力的浪费。同时档案管理的数字化通过大数据可以即时提供准确、详尽的信息，为相关决策者和使用者提供优质、高效、便捷的服务。

4.增强城建档案管理工作的社会影响力。档案数字化通过信息技术，实现随时随地提供准确、权威、及时的档案信息，突破了时间和地域的限制，减少了传统方式查询纸质档案的繁琐步骤和程序，利用移动终端等智能设备就实现了档案信息的共享，破除了原有的查询门槛，使之成为一个全民参与、社会共享的事业，极大的增强了档案管理工作的社会影响力。

二、城建档案管理数字化建设的内容

城建档案的数字化管理主要是通过建设数字档案馆的方式来实现。对于一个城市来说，除了建设功能齐全、设施完善、安全保密、节能环保、服务便捷、经济实用的数字档案馆之外，还要建立一个具有科学化、规范化、专业化、特色化的数字化管理体系。将城建档案的基础数据库、重点数据库、综合数据库、声像数据库等进行资源的整合，使得现存数据库之间实现信息、资源的联结和共享，由此可以实现对数据库应用性的扩大与延伸，对日后收集、整理、保管、利用、管理、统计、查阅城建档案提供更大的便捷，进而可以更加准确、高效地为城市建设与规划提供专业性服务，也便于社会各界的利用。

在具体的工作中，城建檔案管理的数字化包含三个步骤：首先要对档案资料进行接收，并确保档案资料齐全、完整、准确、规范。在接收时要将成果与资料加以分类、整理、存储、归档。其次是要对档案资料进行备份。这个环节的设计是为了将数据安全存储，确保档案材料的安全与完整。最后是对成果资料的借阅和利用。档案管理者需要按照国家的相关法律法规执行对城建档案和材料的查询、分发、借阅和管理。

在进行档案管理数字化的工作中，要特别注意几个关键性内容。首先，基础设施建设是城建档案数字化管理的必要前提，除按照《档案馆建筑设计规范》和《档案馆建设标准》建设“五位一体”的国家综合档案馆外，还要对城建档案的网络管控、信息传输工具等进行建设。其次，城建档案信息的存储要规范化、标准化、科学化。图片资料、文字材料、影像记录等，都要按照相应的标准进行建档、归档。最后，信息系统的建设与维护工作。信息系统用来承载城建档案数字化管理的信息录入、处理、保存以及提取等。因此，它是整个数字化管理的核心部分。信息系统的良好运行是保障城建档案信息化有序进行的重要方面。所以，在工作中要注重加强对信息系统的检查与维护工作，这将为提升档案管理数字化水平和档案工作的科学化、规范化、信息化、法治化水平提供支持与保障。

在日后的工作中，城建档案数字化的创新性工作则体现在以下两个方面：一是城建档案的数字化与城市空间地理信息系统相融合。就目前来说，尽管很多地方没有实现这一目标，但是这将是今后城建档案数字化管理的趋势。可以运用虚拟仿真、三维、“3S”（遥感RS、卫星定位GPS、地理信息系统GIS）等技术将城市空间地理信息引入到档案管理之中，旨在将其与各个数据库实现衔接，为更好的利用城建档案提供新的思路和方法。二是推进城建档案信息交换中心的建设。将城建档案进行数字化管理不仅是为了实现科学合理的存放档案，更是为了更多更有效的利用，让档案发挥更大的价值，发挥应有的功能。档案信息交换中心则是将城市建设档案的信息资源进行综合开发利用，将其与相关的办公部门实现数据的互联互通、跨平台共享，为城市建设和经济社会发展提供丰富多样的精准服务。

三、城建档案管理数字化工作存在的问题

1.对城建档案管理信息化的认知不足。对于将档案进行数字化管理，很多人就简单的理解为将纸质版档案的资料运用计算机和网络转化为电子版资料，还有城市对城建档案的数字化工作重视程度明显不足，缺乏顶层的设计规划。这些认识上的不足问题，使得目前的城建档案数字化管理工作出现层次深浅不一的局面，仍停留在以往的对城建档案管理的模式之下。因而，对城建档案管理方法的科学性有待挖掘。与此同时，对于档案工作中的安全意识也有待提升，城市建设的资料信息有些属于保密范畴，在进行数字化的过程中，需要防止重要信息泄露的问题。

2.数据查询服务有待进一步完善。在城建档案数字化管理内容中，方便对数据的查询服务也是一项重要内容，科学完善的数据查询服务体现着该城市城建档案数字化工作的推进水平。目前来说，很多城市的城建档案数字化的作用大多停留在部门内部，对更多有需要的部门与个人的开放程度不足，由此对档案数字化的利用程度也有限，这些都限制了档案数字化服务平台的功能和作用。需要在以后的工作中，加强对城建档案数字化平台的使用和推广，发挥大数据的优势。

3.档案管理者的综合素质有待提升。目前，城建党案数字化管理工作仍处在初级阶段，很多部门的缺少专门对档案数字化管理的负责人员。档案数字化管理员大多采用将原有从事档案管理工作的工作人员直接转化過来，这种方式则需要政府部门针对这些人员进行专门的培训。只有这些人员对数字化档案管理的方式方法有了清晰的认识基础上，才有可能做好城建档案的数字化管理工作。除了培训原有档案管理工作人员外，建设一支专业的、高水平的档案数字化管理人才队伍同样是十分必要的。

四、提升城建档案管理数字化建设的路径

1.提高网络安全意识。城建档案的数字化能够及时准确的反映出城市建设的方方面面，能够有效的为行业发展、学术研究、领导决策、经济社会发展等提供服务，也能极大的提高城建档案管理的社会影响，充分发挥城建档案的功能和作用。万维网作为开放共享的平台，城建档案等相关信息会被大量互联网用户进行访问和查询。假如储存相关信息的服务器被计算机病毒感染或是遭黑客攻击，内容被篡改，不仅会影响该单位的形象，也会直接损害其经济利益，更会极大地影响政府的公信力。因此，要高度重视网络信息安全，建设可靠的网络安全技术系统，推进数字档案资源体系、利用体系、安全体系建设，提高工作人员的安全防范意识，培养面对突发事件的应急能力，实现档案管理信息化、档案资源数字化、档案服务网络化、安全保障多元化的档案管理新模式。

2.强化完善管理机制。将数字化系统进行标准化的管理机制建设，可以更好地满足城建档案信息化管理多方面的需求。一方面要加强运用科学技术发展、电子科技创新的优秀成果，提升信息化管理的科学性。另一方面也要注重对管理城建档案信息化的多项硬件设施进行及时更新更换，时刻确保设备的性能良好，助力推动城建档案管理数字化能力的不断提升。此外，应建立相应的突发情况应急机制，当出现对各类信息资料丢失、顺序杂乱等情况时，能够及时有效的处理。这就要求在档案管理工作中，要建立工作责任制度和责任追究制度，确保档案管理的整个过程、每个环节、每件事项都有专人负责。在管理模式上，应注重创新举措，在原有的经验与管理模式的基础上进行创新，提升管理能力与管理水平，不断健全完善城建档案数字化管理机制，确保城建档案管理数字化工作的完善和发展，真正完成城建档案对历史负责、为现实服务、替未来着想的使命担当。

3.注重提升从业人员素质。城建档案的数字化管理对工作人员的素质要求是多方面的，既要有工程方面的城市建设知识，也要有专业的档案管理知识，还要有相应的计算机和互联网知识等，同时档案管理人员还需要有较好的服务意识和责任担当。要把城建档案从业人员的信息化素质放在最重要的位置。通过培训讲解、线上线下、参观考察、专业辅导、个人自学等多种方式来培养一支具有开拓性、适应性、互补性的懂城建、懂档案、懂现代化技术的高素质城建档案人才队伍。同时要通过学术交流、各类论坛和讲座等方式及时向员工介绍前沿科技发展情况、新的技术手段的运用情况、新的管理理念普及情况等，提高领导和业务人员的管理水平。

参考文献：

[1]白建峰.城建档案管理数字化建设问题的思考[J].江西建材，2014（3）.

作者简介：张新揆（1967-），女，中共党员，中级职称，学历：大学本科，籍贯：山东泰安岱岳区，现任中共泰安市岱岳区委党史研究中心（区地方史志研究中心、区档案馆）副主任（副馆长），主要研究方向是档案与经济发展的关系以及档案在经济发展中的意义和作用。