探讨完善A院校差旅费管理方法

王宇

摘 要：A院校目前差旅管理办法延续传统管理方法，系统填写单据，线下走审批手续导致审批时间较长培;差旅补助弹性较小，一是不能充分调动员工出差积极性，二是可能会加大A院校差旅补助支出。本文试图探讨完善A院校差旅管理办法，来调动员工出差积极性和节省差旅费支出。

关键词：差旅费;管理方法;完善

一、A院校差旅费管理现状

A院校目前差旅费用管理流程为：员工在A院校报销管理平台填写报销单据，将报销單据打印出来经过领导审批后拿到财务部门由财务人员审核进行报销。差旅补助标准按着出差性质而不同，培训和会议是定额标准，其他性质的出差按着是否安排用餐出差补助而不同。由于A院校是小规模纳税人，要求员工持增值税普通发票报销。

二、A院校差旅管理现状存在的问题

（1）A院校员工报销时间较长。目前A院校只有填写报销单据在线上，审批手续仍然是在线下审批，这样可能存在员工找领导签字，领导出差等原因不在工位的因素导致员工签字审批时间比较长。员工拿着走完审批手续的单据到财务，财务人员出差等不在工位的因素可能导致员工在报销上花费比较多的时间。

（2）差旅补助标准规定不合理。差旅补助标准未考虑员工出差交通工具、在途天数，培训和会议性质的出差未考虑是否安排用餐。

（3）存在套取差旅费的可能。除培训和会议类其他性质的出差员工根据自己实际情况是否安排用餐填写差旅报销单，存在有些员工出差接待单位安排用餐或者住宿酒店安排用餐而员工以未安排用餐获得差旅标准;A院校要求员工持增值税普通发票报销存在虚开发票的风险。

三、探讨完善A院校差旅管理办法

（1）完善报销流程。在报销系统增加审批流程，节省员工报销旅审批手续时间。设置投递报销箱，报销人员将要报销的单据投递至报销箱，财务人员每周定期审核和处理单据，避免财务人员不在工位浪费员工报销时间。

（2）完善差旅补助标准。差旅公杂补助标准考虑在途交通工具、在途时间。交通方式为单位派车公杂补助为0元/天，交通工具为火车、汽车等其他交通工具时，按着在途时间给予公杂补助：在途时间<6小时，在途当天公杂补助为60元/天，在途时间≥6小时，在途当天公杂补助为80元/天;非在途时间公杂补助为40元/天。

伙食补助给予方式分为：在途时间伙食补助采用设定每天三餐报销最高限额，采用发票实报实销的方式。例如每天最高伙食补助100元，早餐20元，午餐50元，晚餐30元; 如果接单位安排用餐则非在途时间的伙食补助为0元/天，如果接待单位不安排用餐则非在途时间伙食补助员工根据出差用餐情况在限额内实报实销。

（3）引进商旅平台。建议将A学院出差业务外包给商旅平台，比如携程、去哪儿，由员工在商旅平台订购火车票、飞机票和酒店，由平台直接给院校开具发票，院校财务与其进行直接结算。商旅平台集出差申请、出差报销单据申请以及审批流程于一体，方便员工出差和领导审批，节省走手续的时间，保证差旅支出的真实性。

四、总结

本文根据A院校差旅管理办法现状，分析其差旅管理办法存在员工报销时间较长，差旅补助规定不合理，存在套取差旅费等不足，本文探讨完善报销系统、差旅补助标准和引进商旅平台来完善A院校的差旅管理办法，以使A院校合理支出差旅费，在考虑员工情绪情况下，减少成本支出。

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