电力企业档案管理中存在的问题及对策

蓝素文

摘要：电力是人类社会最关键的能源形式之一，电力企业在深化改革的浪潮之下，需要提高自身管理水平才能维持强大的市场竞争力。档案管理作为电力企业中一项基础的管理工作，对企业的生产和技术革新起智库参考作用。但目前的电力企业档案管理中普遍存在着归档不及时或部分归档材料缺失、档案从业人员专业水平低、信息化程度低、档案利用率低等问题，大大削弱了档案在电力企业生产中发挥的应有作用。因此，本文分析并研究了当前电力企业档案管理中存在的问题，并据此提出了相应的对策与建议。

关键词：档案管理;电力企业;问题;对策

中图分类号：G210.7 文献标识码：A 文章编号：1906868910

企业各部门企业各部门企业各部门企业各部门企业高层管理人员对该工作不够重视，不懂得如何调动归档人员的工作积极性，没有给予正确的指引与支持，也是造成企业员工归档意识薄弱的重要原因之一。

一、引言

随着化石能源的枯竭，在未来的数十年内，新能源将会得到快速发展，而电力作为最关键的能源形式，将会对经济的发展以及人们日常的生产和生活都带来巨大的影响。伴随着经济和社会的高速发展，人们对电力数量和质量的要求也在不断升高，市场竞争更为激烈。在我国深化改革的大趋势之下，电力企业需要逐渐适应市场经济的新模式。为此，电力企业需要不断提高自身的管理水平，以获得更为强大的市场竞争力。

档案管理作为电力企业中的一项基础管理工作，对电力企业的运营和发展有着不可或缺的智库参考价值。该工作不仅记录了电力系统运行历史中的各项重要信息，还能为电力企业的日常管理和运营决策提供重要的参考依据。然而，在电力运营过程中涉及到的信息类型繁多，数据量大，如果不能有效地利用信息化技术以及各项措施来加强档案管理的能力，就很难在市场经济的冲击下维持竞争力。因此，通过高效的档案管理工作，可以为电力企业的发展提供强大的动力。而如何有效地提高档案管理工作的质量和效率，成为了目前电力企业密切关注的重要课题之一。

二、档案管理存在的问题

档案管理作为一项综合性工作，需要档案人员运用专业的知识、技术、并与其他部门有机配合的情况下才能更好地完成。与其他的企业一样，电力企业的档案管理工作也面临着档案意识薄弱、信息化低、档案利用率低、人员专业水平低等问题，因此本章通过以下几个方面来阐述当前电力企业档案管理中的问题并探讨了出现的原因。

（一）归档意识薄弱

在归档资料收集的过程中存在着不重视、资料收集不齐全、拖延等现象，造成归档不及时或部分归档材料缺失，这对档案管理工作的质量造成了严重的影响。出现这种情况的原因主要有两个方面，一方面是企业各部门对该工作不够重视、不配合，认为档案管理是一件无足轻重的事情，缺乏使命感、责任感;而另一方面，企业各部门人员档案意识薄弱，不知道哪些资料属于归档范围，加之资料收集工作量较大，重复性较高，这会使得部分管理人员感到枯燥烦琐，产生厌恶情绪，因此在归档资料收集方面表现出懒散的一面。企业高层管理人员对该工作不够重视，不懂得如何调动人员的工作积极性，没有给予正确的指引与支持，也是造成人员归档意识薄弱的重要原因之一。另外档案部门有关档案知识的宣贯工作做得不够到位，没有做好档案基础知识的普及工作，明确归档资料的范围也是次要原因。

（二）信息化程度低

传统的档案管理，是以纸质材料、照片和录像光盘等方式作为档案管理工作的主要载体。这些载体在多次的档案交接过程中容易出现丢失、损毁等情况，而且档案占用的存放空间大，在长时间的存放中还可能会发生档案材料的变性，甚至达到无法辨识的程度。对于电力行业来说，在运营过程中涉及到的信息类型繁多，数据量庞大，因而传统管理方式存在的弊端会变得格外突出，需要尽快加强信息化建设，解决信息化程度较低的问题。

（三）档案利用率低

由于传统的档案管理方式上的缺陷，导致档案的实际使用效果较差，使用难度较高，进而导致了档案的利用率低，没有对资料充分地进行合理运用。某些重要的档案资源没有得到有效的整合，因此未发挥出其最大的价值与效用。而在某些企业里，还会出现案卷缺少目录、标题不规范、组卷混乱等管理不规范的问题，这也导致档案检索效率的低下。总体而言，目前电力企业的档案在利用率上较低，档案资源整合能力較弱，尚未总结出一套高效的开发利用方法。因此，目前电力企业迫切地需要一套更加科学的分类和管理方法，使档案的效用得到最大的发挥。

（四）档案人员专业水平偏低

目前来说，档案管理工作在电力企业以及其他领域里都已经普遍存在，但是档案管理的专业人员仍然欠缺，甚至很多仅仅是实习生或者兼职人员，从业人员也普遍存在专业技术水平偏低的现象。与此同时，档案人员对工作也缺乏钻研精神，没有敢于创新、主动提升自己专业技能，而企业内部也没有提供相应的专业培训。这些问题都对档案管理工作的开展带来了较大的困难。随着电力企业改革的深入，档案管理工作的信息化和现代化水平在逐步提升，同时也对档案人员的职业素养、工作效率和专业水平提出了更加严格的要求。因此，目前电力企业档案管理中存在的缺员、人员专业水平不足、普遍素质较低的问题需要得到尽快的解决。

（五）领导不够重视，资源投入不足

购置档案管理所需的硬件设备，开发一套档案管理的软件，将现有的档案通过信息化技术转化为数字资料，并且建设起一支档案管理的专业型人才团队，这些目标的实现都少不了大量的人力物力。因此档案管理的现代化和信息化建设需要企业领导提供充足的人力资源和资金才能顺利地完成。但目前某些电力企业的领导自身对档案管理工作就不够重视，不愿意大力投入资源来进行建设。有的电力企业内仍未设有专门的档案库房，仅以其他不具条件的仓库代替使用，也缺少相应的硬件来完成具体的档案管理工作。而另一方面，领导对档案管理工作的不重视也表现在档案收集阻力大、部门不配合、资料不齐全等。因此，提高档案管理意识，加强档案管理的现代化和信息化建设，需要从领导干部做起。

三、加强档案管理的措施与建议

（一）充分认识电力档案管理工作的重要性，加大资源的投入

加强电力企业档案管理水平，最根本的是要让领导干部和企业各部门充分认识到电力档案管理工作的重要性。对于电力企业来说，该工作不仅记录了各项历史信息，还能为企业的日常运营和决策提供重要的参考依据，对企业的发展有着智库决策的意义。而档案管理工作不仅仅是将材料收集起来装订成册即可，还需要用科学的方式对档案进行收集、汇总、整合，并且制定高效的检索方式，才能充分地发挥档案的效用。

为了提高电力企业的档案管理意识，首先领导干部要以身作则，加深自身对档案管理的认识，形成良好的示范效应，带动其他档案人员意识的提高;构建健全的档案管理组织机构，由主管领导作为第一责任人，档案室负责开展具体工作，其他部门积极协调配合，形成层层抓落实的管理体系，把档案工作纳入岗位责任制，按照“谁主办、谁形成、谁归档”的原则，各部门负责对本部门形成的各种载体材料进行收集、整理，移交，并对移交文件的完整性、准确性和系统性负责：多进行档案知识、法律、法规的宣传，展现档案利用的效益和成果，向职工展示出档案管理的价值和地位，以此提高企业整体的档案意识。这样一来，能够使企业员工加深对档案管理工作的认识，提高兴趣，进而调动起工作的积极性，促进归档资料收集工作的顺利展开。而另一方面，充足的资源投入也是必不可少的。高效的企业档案管理，首先需要一个安全而又专业的保管环境，为此需要建立满足“八防”要求的档案库房及档案工作室和阅览室，配备必要的档案设备，以更好地提高档案管理的质量。

伴随着信息化技术的发展，需要及时投入资源来完成档案管理系统软件的开发与应用，配备相应的硬件设备如服务器等，进而完成档案管理的信息化建设。

（二）加快电力档案管理的信息化发展

随着信息化技术的发展，以电子形式存储的档案相比于传统的档案载体有着明显的优势，如方便保管、安全性高、节约资源、检索效率更高等。因此，对于电力企业来说，档案管理的信息化发展是必然的趋势，应该尽可能地加快档案管理的信息化建设进程。

为了完成这个任务，首先需要投入充足的资金，保证硬件和软件基础的建设，包括计算机、档案管理软件、扫描仪、复印机、打印机、传真机、服务器等。在具备了信息化管理的基础条件后，需要安排专业的档案管理人员将需要整理的资料进行整理和录入，包括将一部分传统档案由纸质材料等载体转换为电子档案载体的过程。与此同时，为了更方便地对档案进行整合和检索，需要依赖更为先进的智能化信息管理技术，建立起更为科学化的数据库，以进一步提高档案管理的效率。

在档案管理信息化建设的过程中，还需要注意到以下的几个问题：对电子档案进行管理的时候，需要采用有效的管理理念，保证资料录入时的标准化、规范化;电子档案信息在录入的时候可能会出现人为的失误，因此要进行及时的审核和检查校对，确保录入信息的准确性和真实性;在使用信息化的档案管理系统时，不可避免地会面临来自外部网络的安全性威胁，因此需要特别重视网络安全，及时设置防火墙和安全扫描监控系统，防止档案信息被窃取、蓄意篡改。对于重要的、机密的、敏感的档案信息，建议与互联网隔离储存，以更好地保障其安全性。

（三）提高档案利用率

传统的档案管理工作主要在于档案的封存、保密、管理等，但由于传统的载体不适合频繁的交接和分享，因此在进行了分类和归档之后，会尽可能地不对档案进行大幅的调档或变更。这样的方式不利于档案管理工作的科学发展，也无法真正体现出档案资源的时效性、综合性价值。

因此，档案管理人员应该优化档案管理方式，让档案资源能够合理地共享，采用动态化管理的方式，定期对档案进行分析和总结，及时更新档案资料的内容以及分类，不断地去探索新方法和新途径，对档案进行更优的整合和管理，这样才能更好地实现对档案的合理运用;注意收集档案利用信息的反馈，学会对档案利用的效果进行分析和总结，善于发现档案利用的规律，这样能够有效地提高档案利用率;采用良好的加密措施，在有效防止泄密和防止网络攻击的前提下，完善查询和下载服务的体系，简化电子档案的借阅流程，让借阅人员能快速、便捷地对库存的档案进行查阅，进而提高电子利用率。

（四）通过专业培训提高档案人员的专业水平

作为档案管理的直接参与者和档案信息处理的具体执行者，档案人员的专业水平以及职业素养是决定档案管理工作质量和效率的关键因素之一。为了适应档案管理工作现代化、科学化和信息化的建设，也需要通过专业培训来提高档案人员的专业水平。为此，主管部门应该投入充分的资源，通过讲座研讨、外出学习参观等多种培训形式的结合，来提高档案人员的专业水平。

為了更好地提高档案管理工作的效率，档案人员不仅需要具备丰富的知识，对档案管理有着深入的认识，还需要掌握现代化和信息化的操作技术和管理技术，才能让上述的各项措施落到实处。除了专业知识和技能以外，档案人员的职业素养也同样重要，需要培养起良好的敬业精神、钻研精神、创新思维以及优良的学风，才能真正地建设起高水平的复合型人才团队，为档案管理工作的稳定发展提供良好的技术和人才保障。

四、结语

总而言之，目前电力企业档案管理中仍然存在着许多问题，阻碍了管理工作质量和效率的提高，包括人员归档意识薄弱、信息化程度低，档案利用率低、人员专业水平低等问题。为了有效地加强电力企业档案管理工作的效果，各级管理人员都应深入地了解该工作的重要性和潜在价值，采用现代化、科学化、信息化的手段来完善现有的档案管理体系，提高档案人员的专业水平和职业素养，才能真正有效地提高档案管理工作的质量和效率，使档案真正在电力生产及技术革新中更好地发挥智库决策作用。

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