政府档案管理信息化建设路径探究

苗亚军

摘 要：在政府档案管理信息化建设过程中，目前存在的主要难点问题就是管理人员受到了传统工作观念的影响，所选择的管理方式存在问题，无法满足新时期档案管理工作的基本要求。这也与政府部门没有对管理人员展开专业工作能力的培训有关，影响着工作的质量和效率。如何解决这些问题，推动政府档案管理工作的有序发展就是现阶段各级政府部门需要重点关注的工作内容之一。

关键词：政府部门;档案管理;信息化建设

基于目前我国已经进入大数据时代，在这个时代背景下，数据信息呈现出了成倍增长的情况，这使得各级政府部门在进行档案管理工作时的任务量增加。基于此，现阶段，管理人员已经开始意识到了信息化技术的应用优势，并正在积极研究构建档案管理信息化建设路径的可行方法。

一、分析现阶段档案管理信息化建设工作的难点

从政府档案管理信息化建设工作的实际情况来看，现阶段还存在一些工作难题需要处理。

1、管理观念问题

基于我国长期以来在档案管理工作方面采取的都是人工管理纸质档案的方式，因此，管理人员受到传统工作观念的影响，认为传统方法更加安全，不会由于网络漏洞导致信息泄露的情况。因而不愿意对现有的管理工作进行创新，然而，纸质档案在长期存放过程中，不仅出现了字迹模糊不轻的情况;而且整理和取用档案等工作的难度逐渐增加。这极大的影响着政府的工作效率，是政府部门在新时期发展过程中需要解决的主要问题。

2、操作方法问题

一部分政府管理部门没有意识到信息技术的重要作用，没有定期对管理人员进行培训教育工作。即便是引进了信息化的工作设备，也存在操作方法不当的问题。目前，大多数政府中用于档案管理的计算机只能提供打印和查询服务，而不能通过管理信息系统对档案进行管理，导致信息技术的应用优势无法充分发挥出来。

二、完善信息化档案管理的基础设备

基于现阶段存在的实际问题，政府部门在开展档案管理信息化建设工作时，首先应当分析自身的经济情况和区域内的发展情况。然后制定科学的管理方案，明确工作的目标和方向。

首先需要解决的就是信息化基础设施的問题，包括计算机硬件设备及管理工作系统和安全防护系统等软件设备。政府部门需要合理投入资金成本，既能够完成信息化建设的目标，又不至于导致其他工作的资金周转不灵。针对于一些地区相对较为贫困的情况，上级政府及国家相关管理部门应当给予一定的帮助和支持。也可以出台相应的政策，鼓励社会上的企业为政府投资采购设备。同时，政府部门应当做到对档案部门的资金实行专款专用的制度，以此来发挥资金的最大使用价值，降低经济运行的风险问题。其次，在信息化管理系统的建设过程中，政府应当结合工作项目对信息进行分类管理，并将信息按照时间顺序排列。方便工作人员取用信息数据开展各项工作，也方便管理人员及时清理过期的档案，从而推动档案管理工作的可持续发展。

三、培养专业化的档案管理人才

在档案管理信息化建设路径当中，政府部门应当意识到，人才是确保档案管理工作有序开展的决定性因素。因此，这就涉及到对管理人员的培训教育工作。现阶段的许多档案管理工作仍然处于传统纸质档案向电子档案转移的过程，在进行人才培训工作时，要注重于提高管理人员的各方面能力。包括纸质档案的收集和整理以及电子档案的管理能力，这些都需要安排专家传授相应的工作经验。然后，政府部门应当结合培训内容定期考察管理人员的实际工作能力，根据考察结果分配具体的工作任务。这是保证档案管理工作科学性和合理性的关键所在，需要政府部门引起重视。

同时，不能忽视对人才的素质教育工作，应当通过思想教育让员工意识到自身工作的重要性。在这个环节，政府部门还可以面向社会招聘高技术、高素质的新型档案管理人才，从而全面提高管理团队的工作质量和效率。

四、构建电子档案管理工作的制度

在档案管理工作的发展过程中，还需要通过科学的制度为档案的安全提供基础保障。一般政府部门会结合国家对档案管理保密工作及其他注意事项的管理规定设置内部的管理条例，通过这种方法对员工进行行为约束。避免人为因素导致档案数据的丢失或泄露。在传统的管理方式上，主要是通过记录档案的入档时间，以及人员的实际借阅情况来管理。

基于档案管理的信息化建设工作，政府部门可以充分发挥信息技术的应用优势来完善管理流程。比如，直接设置信息登录平台，记录每位员工的工作部门和具体工作职责，按照基本工作需要的范围设置其可以查阅档案的权限。然后为登录平台加密，要求员工设置登录密码，并定期更换。当员工有查阅资料的需求时，可以直接登录自己的账号进行查询，这提高了档案借阅资格的审核速度，而且可以避免由于前一个员工没有归还档案而导致其他员工无法查看档案内容的情况。这就表示，电子档案是新时期档案管理工作的主要发展方向，值得在各级政府当中推广应用。此外，政府部门应当完善相应的规章制度，将员工的工作情况记录在档案当中。并定期进行工作总结，采取科学的奖励和惩罚制度对人员进行管理，从而使信息化的档案管理工作更具有标准化和规范化。

结论

在政府档案管理信息化建设路径当中，政府部门应当加大资金投入，引进计算机硬件设备及管理工作系统，健全基础设施，给管理工作的顺利开展提供基础保障。同时，政府部门还应当重视起人才的作用，定期结合管理技术的优化情况对人才展开培训教育工作。并可以招聘高技术、高素质的人才壮大管理团队。最后，政府部门需要构建电子档案的管理制度，规范档案的存储及取用流程，全面确保档案信息的安全性。

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