浅谈档案管理信息化建设的几点心得

卢嘉莉

摘 要：随着现代信息技术的不断发展，档案信息化和档案管理数字化工作不断加快，积极开发档案信息资源，促进信息化建设，对档案工作更有效的服务于政务信息公开和社会主义政治文明、物质文明和精神文明具有着重要意义。本文就档案管理工作现代化的要求，如何提高信息化建设水平和促进档案管理化做了详细分析并予以阐述。

关键词：档案管理 信息化 建设

习近平同志指出：“档案工作是一项非常重要的工作，经验得以总结，规律得以认识，历史得以延续，各项事业得以发展，都离不开档案。”档案工作是一项记录历史、传承文明、服务社会、造福人民的事业，是党和国家事业发展、社会治理过程中不可或缺的一项基础性、支撑性工作，是一个地区经济社会发展水平和文明程度的重要标志。加强档案工作，对于保存社会记忆、传承中华传统文化，增强全社会档案意识、扩大档案工作社会影响都具有重要意义。然而，随着档案存放数量冗多，存在着查找利用率低、管理人员知识单一的问题，要解决这些问题最好的办法就是实现档案管理信息化。笔者在近几年的档案管理工作中，在上级档案管理部门的规划和指导下，在具体的档案管理活动中全面应用现代信息技术，加速实现档案管理现代化的进程。对于档案管理信息化建设工作，有着以下几点心得。

一、必须加快档案管理基础平台建设

信息时代飞驰而至，我们生活已经离不开信息这个关键词，工作、生活、学习都与之相联系，特别是计算机网络的普及，让我们的社会前进了一大步，档案管理工作同样迎来了新的改变，我们档案工作者也接受着新的挑战。将现代技术与档案管理工作结合起来，达到高效、安全、精准的目的，让档案管理工作步入一个良性循环，这需要我们档案管理工作者从根本出发，寻找档案管理的特点，运用自身的档案管理知识，与现代信息相结合，更好的为社会、企业服务，体现信息社会的优势。档案管理信息化基础设施的建设，就是档案管理实现现代化的基础和前提，是成功建设各项档案应用系统的先决条件，档案管理信息化基础建设的优劣，直接影响到档案管理现代化的成败和整体水平。

档案信息化基础设施建设整体规划主要包含了两大部分，即档案信息化建设的平台和网络。首先，我们要加强档案的网络化建设，使档案覆盖到网络的每一个节点。其次，要加强档案管理软件的开发，使其较好地应用于档案网络之中，建立起稳固的档案信息资源共享的支撑平台，实现信息传输的网络化。再者，要对现有档案工作者进行基础知识教育、高级理论培训及档案专业教育，使他们不仅具有较高的业务素质，而且具备较强的开拓创新意识。此外，对档案信息管理急需人才和高端人才加以引进，以解除单位档案信息管理人才缺乏的燃眉之急，并且能即时调整档案信息管理人员的知识结构。同时，需要建立各种规范化、标准化的目录和内容数据库，提高档案信息服务的整体水平。

二、档案管理信息化与电子政务建设同步发展

档案信息资源是人类社会发展的历史产物，是对历史的一种真实的、有效的记录，是国家的一种原始的、惟一的、无可取代的信息资源，是建设电子政务过程中不可缺少的重要信息资源。我们应当把档案信息化建设融入于国家电子政务建设的大环境内，在依法行政、政务公开的大局中去思考，合理建设，合理规划。这样，才能使档案信息化建设、档案信息资源的应用真正成为电子政务的重要组成部分，发挥其真正的作用。我们不仅要把档案信息化建设作为档案部门目前和以后的一项重点工作来做，而且同时也要把档案信息化建设工作作为政务信息化建设的重要组成部分。两者合一，稳步推进电子政务建设与档案信息化建设的协调发展。

三、对档案管理人员相关职责加以明确

对于做好档案管理工作来说，加大档案宣传的力度是基本前提，而相关机制和机构的健全则是档案工作得以落实的组织保证。除了要利用宣传档案的相关法律法规和管理规定，使各级领导和广大干部职工增强档案管理意识，同时还需要在各立档单位建立起综合档案室，将档案管理人员、档案室主任、档案分管领导分别确定下来，并对各自的职责加以明确，如有需要，还可结合内设机构的相关情况为其配备相关的兼职档案管理人员，促使档案管理网络化得以形成，这样一来，不仅能够使档案管理工作实现规范化，同时还能增强档案管理工作效率。

四、提高档案管理现代化水平

在信息资源汹涌澎湃的当今社会，高品质、高层次的信息管理手段变得尤为重要，提高管理现代化水平已经刻不容缓，是档案部门能否顺利进一步发展的关键所在。我们要借鉴当代管理学中优秀的科学理论依据和方法，结合档案管理的实际工作，在实践中摸索、总结和发展，最终形成一套趋于完美的、符合我们的档案管理現代化理论体系。我们还要不断将现代社会中先进的技术设备、技术手段和成果引入到档案管理之中来，利用这些现代化的手段和方法，有效地提高档案管理的专业化和自动化。

五、加强档案管理中信息技术人才的培养

在信息化社会中，决胜的关键所在是人的受教育程度及其综合素质高低。笔者发现，在基层档案管理中，能够掌握档案管理同时又精通计算机技术的复合型人才十分缺乏。所以，各单位首先要重视对档案管理复合型人才的培养，加大培养力度，采用科学的、优质的培养手段，强化人才培养体制，建立起以管理人才为基础、复合型人才为重点、高科技人才为骨干的档案管理队伍，以满足档案信息化建设的需要。另一方面，必须对现有档案工作者进行基础知识教育、高级理论培训及档案专业教育，使他们不仅具有较高的业务素质，而且具备较强的开拓创新意识。此外，加强对档案信息管理急需人才和高端人才的引进工作，不但能解除单位档案信息管理人才缺乏的燃眉之急，并且能即时调整档案信息管理人员的知识结构。

六、统一档案信息资源管理规范

档案管理标准化是档案信息化建设的重要基础。档案信息化建设是建立在先进的技术、严密的分工和广泛协作的基础上的。所以，档案信息资源的管理规范必须统一。比如：必填的项目该如何填写，选填项目可否由填写者自行删掉，填写后由谁保管，保管多长时间，保管人要负什么责任，调阅的方式和办理程序等等，都要有统一的要求。在此基础上，严格规定电子档案管理的各个环节，包括生成、加工、还有保管、借阅的程序，做到归档统一、保管安全、使用有序，使制度变成归档人员的自觉行动并及时做好软硬件设备的更新维护。档案管理的统一规范通过制定和贯彻各种管理准则、管理规范，使档案管理内的分工协作得到了统一，保证了档案管理中各项工作分而不乱，使各项工作有机地联系起来，在档案管理中取得更佳的效果。

综上所述，在科学技术不断发展的今天，档案管理信息化的建立和运作，是档案管理发展的必然趋势，加快档案信息化建设，要加强领导、提高认识、注重实际。总之，档案管理信息化的提升将会使档案事业迈上一个崭新的台阶，为和谐社会作出更好、更大的贡献。

参考文献：

1、夏燕玲 《档案信息化建设与档案管理的几点思考》【J】云南档案 2013（03）

2、王静 《档案信息化成长与问题探析》【J】山东档案 2015（3）