企业数字档案馆建设制度体系架构之我见

刘潇

摘 要：经济发展形势下，企业之间所面临的竞争也变得越来越激烈。当前国内企业数字档案馆的研究与建设已经成为许多行业加航天、钢铁、电力等领域档案工作研究的重点和热点问题，同时也将是今后相当长时期内的发展目标和发展方向而制定相应的标准规范体系是保证质量、安全和绩效评估一致性的关键依据。本文就企业数字档案馆建设制度体系架构展开探讨。

关键词：企业;数字档案馆;制度体系

引言

企业数字档案馆建设主要是依托企业信息化建设，建立起文书、基建、产品、设备、照片、合同、荣誉、信用等各类档案案卷级、文件级目录数据库，通过对存量纸质档案进行数字化转换，以及增量档案信息数据的接收整理，积累并形成图档、文档全文数据，构筑起档案查询及业务交流、沟通平台，满足企业对数字档案信息资源管理的需要。

1 数字档案馆的界定

根据国内外相关研究，数字档案馆按照建设主体和功能定位可大致分为两种模式：基于信息资源共享的模式和基于本馆信息化的模式。前者主要围绕某一主题实现跨机构的（档案）信息资源共享，对分散在不同机构的档案资源或其他信息资源进行整合并提供在线利用;后者则是传统档案馆（馆群）进行的数字档案资源管理系统的建设。企业数字档案馆建设，大体属于第一种模式，即围绕企业管理，对分散在不同机构的档案资源或其他信息资源进行整合并提供在线利用，实现跨机构的（档案）信息资源共享。那么，企业数字档案馆的定义可以理解为：利用现代信息技术对电子文件和传统载体档案信息进行采集、加工、整理、长期保存，并通过统一的网络平台，实现业务协同与信息共享的文档集成管理平台。其建设内容包括基础设施设备、档案信息资源、应用系统、标准规范及保障体系。应满足的基本需求：一是档案收、管、存、用传统业务功能的信息化;二是电子文件管理的全过程化;三是馆藏档案资源的数字化;四是档案信息资源与知识服务的共享化。

2 企业数字档案馆建设总体架构

通过数字档案馆建设，公司各类档案管理的总体架构设想如下：文书、会计档案。通过档案管理系统与协同办公系统的有效对接，公文能够在线接收、归档，建立档案文件级、案卷级目录数据库，以及全文数据库（不含涉密档案），并提供在线查询及利用。产品档案。通过档案管理系统与PDM产品研发系统建立集成接口，实现图纸及技术文件的在线接收、复制、发放、整理、建档，实现在线更改，并实现对同一图纸的不同技术状态的并行归档与管理。建立档案文件级、案卷级目录数据库，以及全文数据库，并提供在线查询及利用。工艺技术档案。通过档案管理系统与MPMS工艺设计及制造系统建立集成接口，实现工艺技术文件的在线接收、更改、复制、发放、整理及建档。建立档案文件级、案卷级目录数据库，以及全文数据库，并提供在线查询及利用。设备、基建档案。建立档案文件级、案卷级目录数据库，对部分档案（如使用说明书、竣工图等）通过挂接建立全文数据库，并提供在线查询及利用。后期将以建设部门录入、档案管理部门在线接收的方式实现档案全文数据库管理，并提供在线查询及利用。荣誉及资质、资信等实物档案。建立档案文件级、案卷级目录数据库，通过手工挂接建立全文数据库，并提供在线查询及利用。多媒体档案。通过录入或批量导入，建立档案文件级、案卷级目录数据库，通过挂接建立全文数据库，并提供在线查询及利用。后期将通过与其他各业务系统建立集成接口，实现其它类别电子文件的在线归档、管理及提供利用服务。

3 我国企业数字档案馆标准体系建设的必要性

（1）企业档案馆适应企业战略发展的需要。从企业战略的高度来搭建全局意义的标准体系平台，使档案工作真正地服务企业中心工作，服务企业战略发展。这种具有全局意义的标准文件体系不仅是企业档案馆工作的实现规范管理的必要条件，同时也将是适应企业一定时期内战略发展的需要。（2）企业档案馆可持续发展的基础保障。随着大中型企业内部档案信息化程度的加速，为保障在现有環境下企业档案馆各项基础工作的顺利开展，同时企业支持中期目标和远期目标的实现，建立与档案馆同步运行的标准体系使档案馆各项工作流程化、标准化和规范化最终达到建设一流企业数字档案馆的水平，既至关重要，又刻不容缓。

4 档案资源建设的制度体系

标准体系包含数字化的传统档案、电子文件、元数据及数据库四大资源主体涉及的相关标准。数字化档案资源包括：《特殊载体档案数字化规范》《缩微胶片数字化技术规范》（DA/T43-2009）、《录音录像档案数字化规范》（DA/T62-2017）、《纸质档案数字化规范》（DA/T31-2017）;电子文件资源包括：《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T18894-2016）、《公文类电子档案管理规定》《公务电子邮件归档与管理规则》（DA/T32-2005）、《电子公文归档管理暂行办法》（国家档案局第6号令）、《数码照片归档与管理规范》（DA/T50-2014）、《照片档案管理》（Q/716GG229-2017）、《录音录像类档案归档管理规定》《软件归档管理规定》《型号产品电子档案管理规定》;元数据资源包括：《文书类电子文件元数据方案》（DA/T46-2009）、《照片类电子档案元数据方案》（DA/T54-2014）、《型号产品电子文件元数据方案》《录音录像类电子文件元数据方案》（DA/T63-2017）;数据库资源包括：《第七一六研究所档案电子目录数据格式规范》《数据库建设规范》。

5 我国企业数字档案馆标准体系建设的总体思路

（一）在分类方法上，以企业标准体系表编制指南为依据。本文在标准体系的分类方法上未沿用档案领域部分学者借用的印度魏尔曼提出的‘标准体系表三维结构思想”，即将标准体系划分为信息技术维、业务属性维、层次领域维三个维度，也未采用个别其他专业领域学者的技术领域、标准级别、标准内容三维属性空间，而是按照GB/T13017-2008企业标准体系表编制指南卜的分类要求将企业数字档案馆标准体系分为技术标准、管理标准、工作标准这是由于企业数字档案馆标准体系作为企业标准化的有机组成部分需要考虑与企业其他各部门、各门类标准体系之间的衔接性和配套性才能更好地融入到企业的各项生产、管理当中去，才能发挥出其最大效用因此这也是与以往研究的不同之处（2）在研究成果上应该编制标准体系明细表系统性更强更具现实意义。除应按照常规思维对企业数字档案馆标准体系建设的必要性和可行性、存在的问题等方面加以阐述外更需一改以往理论研究中的务虚垢病不仅要提出以往研究中企业数字档案馆标准体系“应该建、怎么建和建什么”的问题更重要的是按照GB/T13017-2008可企业标准体系表编制指南卜的要求编制各门类标准体系明细表将标准体系的整体面貌呈现在读者面前使整套标准呈现科学化、系统化的特征，即完成标准体系由‘应该是什么”到‘具体是什么”的过渡，更直观更系统也更具现实参考性。

6 结语

总之，数字档案馆建设是企业的一项基础性管理工作，是企业改革和发展的必备条件。档案部门应大胆创新，选择适合自身实际的组织形式、管理模式和运行机制，勇于探索新形势下的数字档案馆建设新课题，把企业的数字档案馆建设工作做得更好。

参考文献

[1]程妍妍，李圆圆.我国数字档案馆标准规范体系研究[J].档案学通讯，2015（6）.

[2]杨安莲.关于数字档案馆标准体系的思考[J].档案学通讯，2016（6）.