浅谈文控信息管理在石油建设工程项目管理中的重要性

史纪

摘要：就我国目前的石油建设工程项目管理现状来看，对文控信息管理的重要性仍认识不足，能将其做好的更是寥寥无几。石油建设工程项目更为注重现场的管理和控制，对于文控信息的管理和控制总是被疏忽。本文先对文件控制的概念进行阐述，并对于文控信息管理在石油建设工程项目管理中的重要性进行分析，并针对石油项目的综合管理提出了自己的意见，仅供各位同仁们参考。

关键词：文控信息管理;石油建设工程项目管理;重要性

随着市场经济的不断发展，不断完善市场竞争机制，已经成为市场经济的必然要求。目前，竞争机制已经进入了各个领域，在石油建设工程项目管理方面也是这样。随着石油建设工程项目日益国际化，竞争更扩大为全球性竞争，项目管理便显得更为重要。石油建设工程项目实行科学管理，能促进市场经济的快速稳定的发展。而市场经济的良好稳定的发展又为石油建设工程项目管理科学化提供了良好和健康的发展环境。

一、文件与文件控制概念

所谓文件，就是以载有各种信息表达人们思想和记录人们活动的物品。它对企业的生产和产品质量至关重要。适宜的文件对达到所要求的产品质量，评价质量体系以及质量持续改进是必不可少的。文件是企业科研，生产和经营活动中指导人们行为的依据。文件控制是指对文件的编制、评审、批准、发放、使用、更改、再次批准、标识、回收和作废等全过程活动的管理，目的是确保文件的使用现场获得有关文件的适用版本，防止使用作废文件。

二、文控信息管理在石油建设工程项目管理中的重要性

上文笔者简单阐述文控信息管理的概念，笔者将在下文从文控信息为石油建设项目管理提供了最直接的依据;石油建设项目管理的特点决定了文控信息的重要性;文控信息可以有效规避石油项目建设风险;文控信息管理是加强石油项目质量控制的关键部分;文控信息管理是石油项目标准化建设的来源;文控信息管理是石油项目建设科学化分析的基础来说明文控信息管理在石油建设工程项目管理中的重要性。

（一）文控信息為石油建设项目管理提供了最直接的依据

石油项目管理的经验主要由两种方式反馈保存。一种是项目管理人员的相关经验，能够对于石油项目建设做一个整体的把握和控制;一种是文件信息给石油项目建设作为良好的经验范例。相比起项目管理人员存在的可变动性，文件中的经验阐述更为稳定和直观。不管相关管理人员是否离职替换，文件中的经验都会被保存下来作为以后石油项目建设的重要经验依据。而文件中所记录的建设经验由于有数据、过往资料等作证，较少存在偏误，也没有过多的主观性。可以说，文件信息为石油建设项目管理提供了最直接的依据。

（二）石油建设项目管理的特点决定了文控信息的重要性

石油建设项目和普通的施工项目不同，石油建设项目管理的特点是具有较长的周期性，需要花费巨大的人力、物力、财力资源。而高投入下的建设项目，要尽可能的避免错误，才能减少成本支持，更好的保证项目质量。同时，石油建设项目能够实施的公司屈指可数，公共利用的相关材料和文档也比较少。公共经验难以借鉴是石油建设项目管理的特点之一。为此，各个石油项目建设公司，必须保存自己的一套可供参考的相关管理经验。最后，由于我国的石油建设项目相比起部分发达国家来说起步较晚，而日新月异的石油建设相关管理模式不断的被我们国家的相关管理者所吸取。管理经验断层也是我国石油项目管理的特点之一，必然要求我们做好文控信息管理工作，以减少管理模式的断层。让我们的石油建设管理者们能够站在巨人的肩膀上进行石油相关管理。

（三）文控信息可以有效规避石油项目建设风险

上文提到石油建设项目需要投入巨大的人力、物力、财力资源，因此有效的规避项目可能存在的建设风险，尽可能的将风险防范于未然，需要文控信息的管理。首先，文控信息的管理包括对于建设合同的签署的规范。相关资料显示石油建设项目等大型工程的纠纷比列较高。以美国为例，上年度关于石油建设项目的纠纷索赔案件就高达400项以上，其中索赔成功的比例超过90%。如此高的索赔比例，要求我们的石油建设项目文控信息管理做到对于合同签署的可靠性，通过明确的条款，尽可能的减少合同存在的歧义，并且能够有效的减少纠纷。同时，良好的文件信息控制，让石油建设企业在纠纷来临的时候也能够拿出足够的凭证抗击潜在的风险，保障企业的合法权益。

（四）文控信息管理是加强石油项目质量控制的关键部分

由于石油建设项目是一个系统化、整体化的项目，涉及到管控的方方面面。特别是对于石油建筑工程项目一定要具有较好的前期设计能力，以减少可能存在事故成本。中期，文控资料的运用也能够帮助各个部门较少事故成本，增加整个石油建设项目的可靠度。除此之外，文控信息是各个部门在石油项目中的文字资料的对接，各个部门通过对于文控信息的反馈对项目有整体性的把握。然而，由于各个部门产生的文字资料数量巨大，单一部门进行保管行不通。因此，只有加强文控信息管理，建设特有的文控信息管理部门，才能够调动各个部门加强对文字资料的利用。

（五）文控信息管理是石油项目标准化建设的来源之一

石油项目的建设标准制定，一方面来自于行业规范，一方面来自于文件资料。首先，国家制定的石油建设项目的行业规范，之所以为规范就是对于文件资料进行详细的分析，并且得出的普遍化结论用于规范整个行业。可以说文控信息是石油行业规范制定的第一来源。而文件资料也就是石油项目建设企业自己对于建设标准设定的一套整体方案。文件资料的保管也是就本文所重点描述的文控管理，是对于标准化方案整理的前期准备。文控信息的管理，让企业在制定标准化建设方案的时候变的游刃有余，有充分的依据来源进行参考。

三、结束语

总而言之，有关于文控信息重要性的讨论，从石油建设项目在我国推广开来就一直存在。本文对于文控信息管理重要性的阐述，是对于文控信息管理工作延展性的探讨。让其紧跟项目建设技术的发展和信息化的趋势，发挥出更为重要的作用。

参考文献：

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[2]韩静松，孙妍，关瑞宏.企业建设项目档案工作的发展与创新[J].兰台世界，2018（S1）：138-140.

（作者单位：中国石油管道局工程有限公司第四分公司）