基于信息时代的档案管理工作创新策略研究

乐征

摘要：档案在我们的社会生活中有着非常重要的地位，保存了个人，企业，组织，甚至还有国家的重要信息，档案管理工作的进行和发展对于档案资源的充分利用和开发都有着重要的现实意义。本文对档案管理创新的必要性进行分析，阐述了信息时代下档案管理的概念及特点，描述了信息时代下档案管理工作的现状，提出了信息时代下档案管理工作的创新的策略，希望能够对档案管理工作在信息时代背景下的创新发展提供一些建议。

关键词：档案管理;信息时代;创新策略

在现代信息技术的影响之下，档案管理工作正在不断迈向信息化的发展。融合了信息技术的档案管理能够实现现代化的管理方式，借助计算机技术就可以实现传统文件数字化，信息化，实现文件的自动归档，改变了传统手工管理中存在的归档效率不高的问题，而且还能够及时进行档案的查询。 信息时代下，意味着信息的传递更加迅速，能够掌握第一手信 息就意味着占据了主动位置。而且，现代人对于信息的需求越来越大，要求也越来越高，实现迅速高效的信息搜索、查询则成为许多人的需求。在这种趋势下，档案管理的创新更有必要，信息化发展则可以充分满足人们对信息的需求。

一、信息时代下档案管理工作创新的必要性

以往的档案管理工作实际上指的是将信息文献特性，包含文献外表和内容特点维核心的管理手段，在成功构建档案载体的物理联系前提条件下，档案管理需要按照八个流程开展，分别是采集和整理以及归类和检索，还有检索和使用以及统计和编著，这些工作全部都需要人工操作。

以往档案管理工作比较注重保存档案，忽视了其使用，这种服务的观念，导致档案没有真正将自身的价值发挥出来。还是按照接受和保存以及阅览和回收，这种单一机械的流程当做核心的工作，始终存在重视保存而忽视服务这一思想观点，导致档案馆藏使用率不高，进而很大程度上浪费了人力和物力。并且之前档案管理一共八个环节工作量较大，查询起来难度较大，用户使用起来也十分不方便。因此，信息时代下档案管理工作迫切的需要改革创新。

二、信息时代下的档案管理工作内容

一般来说，传统的档案管理工作方式及内容，与信息化的档案管理工作相比较是有很大差别的，信息化的档案管理工作要求我们将档案工作和现代信息化计算机结合起来，这样可以更好的完成档案管理工作，这样一来，就对相关的档案管理部门有了更新的要求，不仅要在规划下进行，同时也要在组织下进行，在一定程度上对档案信息资源进行相应的采集，对其进行有效的整理以及保存。依托计算机档案对信息的管理在一定程度上可以与之前保管的实体相互分离，使得档案管理工作进一步走向现代化和数字化管理的模式。

三、将信息技术应用到档案管理工作中的优势

档案信息化指的是档案部门转变管理的模式，利用现代化的信息技术，不断以改进优化档案信息的采集和整理以及开发使用流程，通过使用信息技术促使档案管理工作发生了极大的改变。

通过使用信息技术让档案的查找和使用更加简单，利用数字化技术，能够解决档案使用和查找不方便，流程复杂，速度较慢的问题，能够有效减缓档案管理人员的工作压力。

四、信息时代下档案管理工作的创新策略

1.树立全新的档案管理工作观念

传统档案信息资源观念和档案信息构建有着密切的关系，之前人们通常把档案信息当作文字资料，主要是利用其凭证价值。而今后需要把档案信息当作经济资源，同时将其情报价值充分的发挥出来。文件和档案共享观点，在之前的工作当中比较关注档案开发使用，针对现行时期这类文件通常不公开。未来在档案信息化建设的过程中应该研究怎样提高文件的公开和开放，出台相应的政策和法律规定。

2.提高档案信息管理正规化建设

档案信息管理正规化，主要指的是档案信息收集和信息保存以及管理，还有档案信息网络和软件正规化。档案信息管理正规化是档案进行信息创新的根本，档案信息化的程度越高，那么对其管理方面也就提出了更加严格的要求，要求其必须要正规化。

五、档案管理工作中存在的问题

（一）管理制度缺乏规范性

迄今为止，虽然我国的档案管理较之前的模式来看已经有了很大的变化，逐步进入了电子信息化的管理模式，但是依然沿用了之前的管理模式和管理制度，在一定程度上不能完全适应新型的管理方式，管理有一定的盲目性。档案管理的人员也没有进行专业的培训，相关的内容都不是非常了解，档案管理的相关步骤也并不熟练，都是从传统档案馆里的有关部门调度过来的。近些年来，我国相关部门出台了一些关于档案管理的法律法规，由于法律的约束力档案管理工作取得了一些成績，但是档案管理工作还是有一些欠缺，制度上存在不完美的部分，像是没有完整规定的部门去整理卷宗，也没有固定的相关人员对档案进行管理，这样一来出现问题的话就会难以解决。

（二）档案载体保存和安全

因为信息档案管理是以计算机电子文件的形式保存，材料一般是CD或磁盘来存储的，某些情况下磁盘是容易产生生理反应的，会发生卷曲，磁性脱落无法读碟，这样就会损害里面的文件，这样相比之下，纸质档案的保存寿命更长，电子产品的保存寿命正常情况为十年左右，在这期间就要求我们需要对文件进行更新整理，而纸质档案就可以较为长时间的保存。由于电子档案有很大的脆弱性，很容易受到损害使数据无法读取。

六、信息时代下档案管理工作的创新途径

（一）创新档案管理工作的思想理念。

随着时代的发展，档案管理理念要不断创新，不仅仅关注档案的实物收藏，更应该加强对档案使用价值的创造。信息时代的档案管理，要求我们的档案管理部门与时俱进，创新管理理念和管理方式，不断提高服务意识，提高高质量的档案服务。

（二）创新档案管理工作的优化服务。

首先，建设网络服务平台。传统档案管理方式主要依靠手工进行管理，档案使用不便，对档案进行检索和查询多有不便，工作效率不高。假如建立统一的网络服务平台，可以随时随地提供便捷的档案资源检索和查询服务。

（三）加强档案信息数据库的建设。

随着我国逐步迈向信息时代，大部分的文件管理都开始向信息化管理进行过度，要加快信息管理其中关键的一环就是进行档案信息数据库的建设。不过，数据库的建设是一项长期的、复杂的工程，因此要遵循循序渐进的建设过程。

六、结束语

综上所述，随着信息时代的到来，对档案管理提出了更多的要求，这就需要创新档案管理工作，实现档案管理模式的现代化改革，从思想观念创新开始，提高其服务意识，建立网络管理平台和数据库，从而使档案管理更好地服务于社会的进步。

参考文献：

[1]张玲.分析信息时代下档案管理工作的创新发展[J].赤子（上中旬），2015（01）：150.

（作者单位：扬州石化有限责任公司）