企业合同档案的有效管理探析

周薇

摘要：随着社会经济的快速发展，我国的综合实力越来越强，人们的生活水平也有了显著的提升，繁荣的经济在给企业发展带来机遇的同时，也给各个企业提出了更高的要求。尤其是合同档案的管理，合同档案是企业从事经济活动的原始记录，是提高企业经营管理水平的重要依据，因此对企业合同档案的有效管理尤为重要。本文就尝试对企业合同档案的有效管理进行分析，并结合企业合同的特点及其中当前企业合同档案管理中存在的一些问题，提出了相应的有效管理措施，以供参考。

关键词：企业合同档案;有效管理;措施

所谓合同，即双方在国家法律法规的保障基础上，按照自愿、平等、诚信、公平的原则上达成一致意见的协议。通常情况下，合同的签订主要是为了明确企业与当事人之间的相互权利与义务的关系，在维持社会关系和市场秩序上发挥着至关重要的作用。所以说，合同是企业维护自身在经济活动中正当利益的重要依据，也是维护签订双方合法权益的重要凭证。合同作为企业企业从事经济活动的原始记录，在企业档案管理工作者是非常重要的部分。基于此，笔者结合企业合同的相关特征，就企业合同档案的管理问题进行分析，并且从以下几方面谈谈自己粗浅的认识。

1、企业合同的特征

第一，規定性。合同使用范围具有一定的规定性，因为合同是双方在国家法律法规的前提下协商一致签约的制度，为了维护双方的权益义务，它只是适用于合同签约当事人，对当事人之外的任何企业、单位和个人都不具有约束力，为此，合同使用范围具有一定的规定性。

第二，有偿性。合同是双方有偿合同，合同双方的当事人之间的关系都是建立在等价交换基础上的，其中合同当事人的权利和义务对等的，签约了合同的双方必须按照合同中的相关规定承当责任、义务，双方都要为所得的财产利益付出相应的代价。

第三，独立性。不管合同是作为企业经济活动记录的一种形式，还是作为一种具有法律效益的文件，它与其他企业文件材料的类型都不同，合同是可以单独存在的一种文件材料。

2、企业合同档案管理存在的问题

（一）合同文件的属性问题

从当前企业合同档案管理现状来看，合同难以保存除了有一定客观原因之外，还有一定的内在属性问题，具体表现为：第一，很多企业的合同属于帐外文件，通常保存在经办部门和人员手中，既没有登记记录，也没有收文编号，是合同档案部门最难掌握的文件之一;第二，合同在企业中属于“两性”文件，不仅属于文书档案，还属于科技档案，而我们国家对两性文件的归档问题一致没有统一的标准，这就使合同成为当前企业中最难掌控的一种文件，至今没有一个明确的归档规范;第三，合同来源复杂，其合同的保存地点比较分散而且保存部门不相同;第四，合同在一定时间内具有时效性和保密性，通常会被经办部门私自留下保存或者拒绝归档;第五，合同利用率较高，合同经办人员担心归档之后利用不方便，为了以后使用方便，“留以自用方便”使得当前企业在合同管理收集工作难度更大。

（二）合同档案管理的问题

在当前企业合同档案管理工作中，把合同作为档案是企业档案管理部门的新课题，其中合同内在因素、企业的多变性以及档案管理自身存在的一些问题都是影响合同档案管理的主要因素。具体表现：第一，档案给管理制度有待健全，国有企业档案管理制度中很少涉及合同档案管理;第二，企业改制的影响，由于企业的多变性，其相关职能部门的工作人员发生过变化已成为常态，合同去留很难准确掌控;第三，合同所涉及的人员和部门较多，这给档案管理部门工作带来了很多困难;第四，有些工程或者课题项目的周期较长，影响合同的按时收集与归档;由于合同文件在企业档案管理工作中有很多不确定性和难度，导致合同档案管理在企业档案管理工作中边缘化，这给企业生产经营维权带来了很多隐患。

3、企业合同档案的有效管理策略

（一）建立健全相关制度

对企业而言，健全合同档案管理制度，是对合同档案各项环节作出规定的重要依据。由于企业合同档案准确地记录了企业产品适销情况和用户对产品的具体要求，包括丰富的经济技术内容，因此，健全合同档案管理制度，是提高企业管理质量，增强市场竞争力和提高产品开发能力的关键依据。作为企业，一定要对合同档案的收集、立卷、归档、保管、利用、销毁和各类人员经济责任作出明确规定，确保做到合同的妥善保管、完整安全、方便利用等，充分发挥合同在企业经济活动中的作用。除此之外，企业还应根据合同档案的秘密性特征，建立完善的保密制度，确保企业的经营活动能正常进行且不被泄露，从而保证企业的合法权益。

（二）做好合同档案收集

在企业合同档案管理工作中，收集是非常重要的工作内容，只有做好合同档案的收集工作，才能提高企业合同档案管理工作的有效性。在企业对外签订合同的过程中，可根据档案部门的工作要求，建立合同台账，同时将有关合同方面的一些资料一起做好登记，以为以后的工作提供更好的依据。另外，企业档案管理部门的工作人员，一定要重视对合同档案意义的宣传工作，对企业的合同档案的记录有一定了解，以备日后合同归档时使用。只有在这样严格的档案管理流程下，才能让企业合同及时、完整的归档，从而使企业合同档案内容更加丰富、完整。

（三）加强合同档案整理

企业合同档案整理工作在合同档案的管理中有着至关重要的作用，能最大限度地保持文件之间的关系，其中文件之间的关系必须以提供合同利用为前提，保证合同档案的保管和使用。首先，所有的合同类型都起源于企业的经济活动和科技活动，主要处理企业与企业之间、企业与国家之间以及企业与各个部门之间的关系，其目的是为了维护企业的经济利益和合法权益。其次，同一份合同内的所有文件材料都是一个整体，不管是合同原件还是企业为执行合同而提供的各种材料，都是这个合同的有机组成部分，能为各类经济纠纷提供重要凭证。再次，虽然说每一合同所签约的对象不同、周期不同，其内容也不同，但其最终目的都是为了达到一定的经济目的，它和其他文件材料有着根本性的区别。为此，加强企业合同管理在企业档案管理工作中有着非常重要的地位。

（四）强化合同档案的利用

合同作为企业内部明确职责的依据和对外经济活动的重要凭证，不仅要做好日常的合同管理工作，还要根据合同的特殊性，加强企业合同档案的利用工作。在企业合同档案的管理中，要想充分发挥合同档案的作用，一定要积极改进服务方法，提高服务质量，为利用者提供方便。除此之外，在利用者查阅合同档案时要严格履行相关审批规定，而且要规定没有批准不能私自抄录合同或者带出合同，一定要在合同档案管理室进行查阅，以此来确保合同档案的安全性。

总而言之，在合同档案的有效管理工作对企业发展有着至关重要的作用，一定要管理好企业的合同档案，规范合同档案的管理，以保证合同签约双方的切身利益和合法权益。然而从当前企业合同档案管理来看，影响合同档案管理的因素包括很多方面，如管理不规范、管理难度大等，对合同签约双方带来一些不必要的扶风县。因此，本文从当前合同管理中存在的一些问题出发，给出了一定的有效管理措施，建立健全相关制度、做好合同档案收集、加强合同档案整理、强化合同档案的利用等，希望能为以后合同档案管理工作提供一定的借鉴意义。

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