浅谈企业办公室文秘工作质量和水平优化策略

摘 要：办公室的文秘人员作为办公室的主要工作人员，负责处理企业单位的各种繁杂事务，办事效率直接影响着办公室乃至整个企业单位的运转。文秘人员的基本素质高低、职业技能强弱、处理关键问题的能力强弱都影响着企业的工作进度和质量，所以提高办公室文秘工作的质量和水平是企业必须高度关注的重要工作。

关键词：企业;办公室文秘;工作质量;水平;优化策略

1 前言

办公室是处理企业众多事务的重要场所，工作量很大，需要文秘人员眼观六路、耳听八方，既能把所有工作顾及到，又能保证质量。所以在选择文秘人员的时候要严谨仔细，要熟悉企业的基本业务，熟练掌握电子设备的使用，语言恰当且应急能力强，这样才能支撑起办公室的工作，起到承上启下的作用。本文提供了几点提高文秘质量和水平的有效策略，为企业提供大致的方向。

2 办公室文秘工作的特点及其要求

办公室文秘工作的涉及面非常广泛，事务繁而复杂，其不仅包括各种各样的行政工作，还包括有其他许多事务，材料准备、提交、归档和立卷，办理手续，接待外来人员，开具介绍信，出具证明，会议通知和决定草案等等，都属于办公室文秘工作的范围。办公室文秘工作看起来比较简单，但实际上很复杂，文秘工作作为事业单位办公系统的核心，其工作量很大，它和思想政治、行政、财务管理等工作的联系非常紧密，是事业单位管理系统中必不可少的一个组成部分。因此办公室文秘要严格遵守办公室制度，以大局为重，秉公处事，不假公济私，不受利益的趋使。根据办公室工作的特点和要求，制定工作计划，并有序的开展工作，提高工作的效率和质量。

3 提高办公室文秘工作质量与水平的重要策略

3.1定期对文秘工作人员进行职业培训

从实际意义的角度而言，文秘自身素质的优劣会直接影响到整个工作的质量水平与效率，如果企业或单位的文秘工作人员能够定期进行职业培训，无论其工作方式或办事效率都会得到显著提升。因此企业或单位需要重视在文秘工作人员职业培训方面的资金投入，为其创造良好的学习氛围，使其能够在这种学习的环境中不断提高自身综合素质。企业或单位应当定期安排文秘工作人员学习计算机相关技术，使其能够更加熟练的应用计算机技术完成相关工作，能有效制作办公室的文件。文秘工作人员如果能熟练的应用计算机，将会不断提高文秘工作的运转效率，能有效改变原本较为落后的传统的办公方式，促进整个办公程序朝着方便快捷的方向发展。除此之外，定期对文秘工作人员进行职业培训，还能提高文秘工作人员的业务能力，使其业务素质、专业技能等方面不断提升，让工作人员明白这份职业在实际完成的过程中都需要哪些方面的知识，以便于加深工作人员对相关知识的理解与应用。

3.2制定严格的文秘工作考核与协调制度

文秘人员工作效率、工作质量的好坏，不能仅仅靠企业领导的口头评价来决定，而需要通过一系列工作考核制度的制定，从具体工作事务的执行、完成情况方面，对文秘人员的整体工作作出评价。首先要在文秘职业素养的考核中，制定工作态度、工作积极性、沟通能力、服务精神等指标，根据企业员工、客户对文秘人员的评价，将其表现分为多个等级，并推选出多个较为优秀的文秘工作人员。其次，应根据文秘人员的日常工作任务，制定文书写作、网络办公、手写速记、会议策划、接待服务等工作的考核标准。根据以上多种工作考核制度，可以对文秘人员工作效率进行严格监管，加强文秘人员的工作积极性、职业责任感，促使文秘养成端正的工作态度、服务意识，从而提高其日常事务处理的工作效率。

3.3加强文秘的工作创新意识

在办公室文秘工作中，要跟着时代的脚步进行工作创新，打破传统的工作模式，提高工作效率。如果文秘在工作中一直按照传统模式进行工作，思想老舊、一成不变，势必会影响企业的工作，影响企业的发展。在文秘工作的过程中，要不断地进行工作总结，吸取工作中的教训，积累工作经验，提高自己的工作效率和办事能力，形成自己的工作方式。另外，还应该不断地总结经验，创新工作方式，借鉴别人的工作模式，取其精华去其糟粕，更好地为公司发展贡献自己的力量。

3.4加强思想政治文化素养

一个人的思想政治文化素养决定了这个人的发展方向，所以对于办公室文秘的思想文化素质的加强是一个办公室整体素质的体现。思想文化素质的提高有利于他们自我创新意识的增强和开拓精神的发展。文秘想要自己工作突出，必須强化自己的业务素质能力和服务意识，处理好自己各方面的工作，尤其是工作和生活之间的关系。对自己要求严格一点，才能让自己取得好成绩，才能使人信服，让上级领导满意。主动适应工作环境，才能在真正的工作中游刃有余。办公室文秘人员要有较为独立的处理问题和沟通问题的能力，因为办公室文秘需要接触和处理一些比较复杂烦琐的事情，想要面对问题能够胸有成竹，就要经常和领导还有其他同事多交流、沟通，这样才能够有条不紊地开展日常工作。如果没有良好的心理素质，就不能正确地对待别人的批评和建议，容易迷失自己。所以，面对烦琐的人和事要有一个好的心理素质，这样才能稳定地开展日常工作。

3.5构建良好的奖惩制度

对于企业的办公室工作，为了切实地提升整体工作质量与水平，管理者必须做到“赏罚分明”，有必要在企业内部构建良好的奖惩制度，这也是一项重要的激励手段。有利于更好地激发所有办公人员的工作热情。企业通过健全的奖励制度能够有效地树立职工的竞争观念，激发文秘工作人员对自己提出更高的追求，从而自发地提升工作效率。同时，惩罚制度也带有一定的警告性。有利于文秘人员不断地自我提高与改进工作技能。此外，企业在制定奖惩制度的时候，还要具体根据内部各个工作人员的办公效能、效率等情况，展开综合性评估。以确保制度的科学性、有效性、可行性，在推行奖惩制度过程中也要定期进行测评。

4 总结

总之，在秘书工作中，为了提高办公室秘书人员的素质和水平，必须遵循办公室秘书工作的原则，完善奖惩制度和人性化管理，增强秘书人员的责任感，不断增强秘书人员的创新意识，提高秘书人员的工作能力和专业水平，提高秘书人员的工作素质和公司的整体管理水平。

参考文献

[1]崔文萱.提高办公室综合管理工作质量和水平的有效策略分析[J].现代经济信息，2018，（24）：129.

[2]邢永爱.如何做好国有企业党委办公室文秘工作[J].東方企业文化，2018（S2）：62.

作者简介：陆洋，（1979.11.23），男，汉，上海市，硕士，工程师，基层办公室管理。