零基预算拉低高额管理费用

冯云林

零基預算法通俗地讲是不考虑历史期的经济活动，一切从零开始，对每个预算项目的合理性、重要性重新评估，按优先级排序，并按照排序先后分配财务资源。该方法1952年起源于美国，20世纪70年代在美国推广，90年代引入我国，到目前为止长钢公司是零基预算法实践中比较少的成功案例之一。

“费用皆可控”

有着红色钢铁摇篮之称的长钢公司始建于1946年，是中国共产党领导下创建的第一座钢铁企业，为我国钢铁产业发展输送了大量人才，做出了巨大贡献。然而随着时间的推移，2015年钢坯价格只有1400元/吨，国内钢材价格跌到有钢指以来最低，众多钢铁企业陷入大面积亏损困境。

求生存、谋发展，长钢公司新一届领导班子采取了一系列措施，特别是在降低生产成本、采购成本、外委外包等方面均取得了很大的成绩。但是由于历史原因，高额的管理费用成为制约效益增长的瓶颈。经过认真分析后，长钢管理层认为原因有三：

一是思想观念存在问题。大多数管理者认为管理费用多为固定费用，降低空间不大；

二是管控方法存在问题。主要依靠部门单向管控；

三是预算编制方法上存在问题。在编制管理费用预算时，通常使用增量预算编制方法，一般在上年预算基础上，统一按一定比例压降。

如何在严峻的形势下，有效降低内部工作成本，让企业在激烈的市场竞争中生存下来？长钢公司领导层下定决心，进行管理费用管控顶层设计。

第一，改变传统的思想观念。打破把管理费用分为可控费用与不可控费用的传统观念，树立“一切费用皆可控”的理念。

第二，改变管控方法。改变管理费用由各部门管控的单向控制模式，建立纵向由费用支出单位控制、横向由专业部门专业控制的二维管控机制。

第三，改变预算编制方法。摒弃传统的增量预算编制方法，将零基预算法引用到降低管理费用中。

管控常态化

在打破思想观念、改变管控方法后，开始实施零基预算法，具体做法：

细化费用项目。对管理费用细致分解，逐笔分析，根据管理要求将管理费用科目按经济事项细化到末级88个子项中，全部纳入管控范围。

理顺预算编制流程。采用混合式预算编制的流程，即自上而下沟通战略目标，下达管理费用压降比例和理想水平；自下而上实施目标，按照二维管控机制双向控制。同时，所有的费用预算全部汇总到财务部门综合平衡，再上报分管领导、总经理逐级审核，反复平衡之后，再次下达压降额度。

分类制定压降措施。将管理费用分为三大类：

一、对内发生的费用：分为两类，即以人为中心发生的费用和以活动为中心发生的费用。

以人为中心发生的费用，如职工薪酬，办公费，劳务费，办公用房屋折旧费、机物料消耗、物业费、水电费、取暖费、劳动保护费等费用。这类费用主要通过优化业务流程、合并机构、合并岗位职责，从而减少人员数量的途径来实现。

以活动为中心发生的费用，如会议费、绿化费、业务招待费、差旅费、维修费等。这类费用主要通过评价“活动”的成本效益性和不可或缺性进行控制，重要的活动要保障，对于无效的“活动”一律取消费用预算。

二、对外发生的费用：逐项排除。

对外发生的费用，如律师费、评估费、咨询费、诉讼费、排污费、土地损失补偿费、财产保险费、报刊杂志费、团体会费等，主要采用排除法来删减，主要考虑不发生会产生什么影响，一项一项删除，一项一项压降。

三、损失类：提高管理水平。

这类费用主要有存货盘亏毁损报废损失，这类费用纯属无效项目，主要通过提高存货的管理水平，建立责任人制度，尽量杜绝盘亏毁损报废现象发生来解决。

制定配套考核政策。为了确保管理费用压降目标实现，长钢公司配套了相关考核激励政策，下发了《管理费用计划安排》及《管理费用考核办法》，形成“按月控制，按季考核，降低奖励，超支受罚”的管控常态化协调推动机制。

严格执行预算。从高层开始，率先执行，带动基层。高管层对预算进行严格的控制审批，各层级的专业部门和人员严格执行，共同控制，从而使严苛的预算得到遵循。

成绩单喜人

实施零基预算法以来，长钢公司降低管理费用成效显著，交出了一份合格的降低管理费用成绩单……

费用大幅度下降。实行零基预算法当年，管理费用降幅52%，降低总额2亿多元。举个例子：以人为中心的费用，是如何通过优化业务流程、合并机构、合并岗位职责，从而减少人员数量的途径来实现的。实行零基预算以来，长钢公司处级机构总数由原来的54个减少到32个，减幅40.74%；科级机构总数由原来的318个减少到65个，减幅79.56%；职能处室人员编制由原来的821人，减少到272人，减幅67%。如此大的优化力度，也展示了管理层降低管理费用的决心。

团队更加高效。在优化提效过程中，通过对岗位能力的综合评估，采取竞聘上岗、优胜劣汰的方式，形成了更加精干高效的管理团队，与原先相比，管理人员平均年龄有所下降，中级以上职称和大学以上学历人员占比明显提高，企业运行更加高效。

团队凝聚力增强。在降低管理费用的过程中，领导亲力亲为审核把关，大力度地革新，沉下身子查找解决问题，层层传导了压力，激发了活力，职工队伍的凝聚力和向心力更加增强。