高校档案管理数字化探讨

摘要：伴随着互联网+时代的到来，各行各样都在不断的探究如何搭上互联网这趟快车，如何将自身的产业实现数字化管理。对于高校档案管理来说也需要更大的创新才能够让高校档案管理实现数字化管理，让互联网技术大量融入到高校档案管理工作当中，可以明显的减少档案管理时间，提升档案管理效率，并且檔案管理数字化也可以减少档案信息泄露现象，让档案的分享可以更加便捷，而这也真贴合国家对于传统载体档案数字化的要求，而在本文当中所要探究的就是高校档案管理数字化。

关键词：高校档案管理：数字化：对策

高校档案对于高校来说有着十分重要的价值，高校档案一般都记录着高校的科研教育、学校活动、学生信息等等信息资源，可以说高校档案是高校发展历史的记录载体，高校档案建设水平的高低可以侧面反映高校办学的综合质量。而在互联网不断发展的今天，高校也在面临着一个问题，那就是如何让互联网融入到高校档案管理的日常工作中，也就是如何实现高效档案管理数字化。众所周知，在互联网+时代，互联网给每个行业的转型升级带来了机遇，一些行业也借助互联网发展成为行业巨头，互联网让人们的生活更加便捷。而对于高校档案来说在没有利用互联网之时大多是进行的纸质档案管理，这就给档案的查阅、管理等工作造成了巨大难度，如果高校档案管理能够有效实现数字化管理，那么整个管理流程必将会被进一步严格规范，也会让高校档案管理进入高科技技术管理层次。但是值得注意的是，目前高校档案管理数字化建设仍然存在出多问题，需要不断改进和完善。

一、高校档案管理数字化的可行性

互联网在社会信息资源传播当中具备无可替代的作用，在社会方方面面的信息处理都会利用到网络来进行，伴随着科学技术的不断发展，互联网融人到各个行业，对于高校档案管理来说也不例外，在高校档案管理的日常工作当中需要处理的信息十分巨大，特别是在传统的纸质档案管理当中更是需要大量的人力、物力来进行档案管理。而伴随着各大高校校园网络的建立，档案管理工作也可以借助校园网络实现数字化管理，档案管理也只有不断的去利用互联网，才能在工作效率上取得大幅度的提升。利用网络技术在档案查阅过程当中，可以由传统的人工查阅代替为计算机查阅，这样的查阅方式的转变提高了查阅的准确性，更是降低了档案查阅的工作强度。此外，才传统档案数据收集过程当中，需要将零散的信息收集起来并且进行归档分类，这一套流程运行下来将会占用大量工作时间，但是只要利用互联网技术，在原有的网络档案中，只要查阅到相应的档案然后将新收集到的数据融入进去则可以减少工作时间，提升工作效率。

二、高校档案数字化建设中存在的问题

（一）数据库建设滞后。在高校档案管理工作当中，常常因为领导的重视程度不足，从而导致档案管理工作的软硬件设备不足，这就给档案管理的数字化建设带来很大难度，导致了档案数据库难以有效建设，并且在大多数情况下数据库的数据导人会存在重复性导人。多数数据的使用效率不高，没有进行相应的检索删除，这都是由于目前数据库设备等级较低，数据库也难以有效的分离出对应的数据，数据库不完整自然难以让档案数字化建设进行下去，也难以满足用户的不同需求，使得档案数据不能实现共享。

（二）高校档案数字化建设资金投入不足。资金投入的缺乏、软硬件技术的缺乏都严重制约着高校档案数字化建设工作，高校档案数字化建设需要的设备大多是目前比较高新的科学技术以及数字化设备，如果没有充足的资金支持难以购买这些设备，也难以建立起档案数字化建设系统。同时，档案管理工作中，需要大量的人力和物力将纸质档案转入到电子档案，这也需要充足的资金支撑。此外，在部分高校建设档案数字化期间，软硬件设备更新不及时，以及领导层次观念转变不及时，仍然认为高校档案数字化建设只是单纯的利用好计算机就行了，缺乏必要的其他设备补充，并且计算机仍然停留在老旧的计算机，难以有效支撑高校档案数字化建设。因此，资金短缺目前将成为高校档案数字化建设最大的阻力。

（三）高校档案工作缺乏复合型人才。涉及到互联网的使用必须要谈到的是互联网专业人才，对于高校档案数字化转变这一项工作同样离不开这些复合型人才，这都要求着高校档案管理人员必须具备极高的综合素质，并且有着档案数字化设备的操作能力，有着较强的计算机操作能力才能更好的去适应高校档案数字化转变，但是在目前高校档案管理人员当中，因为存在管理人员老龄化现象，以及档案管理人员计算机操作水平较低，这些都严重制约着高校档案管理数字化的形成，因此，高校档案管理数字化工作十分缺少这类复合型人才。

三、加强档案数字化建设的对策

（一）加强档案数据库建设。充实的数据库建设是高校档案数字化必备的前提条件，因此对于高校自身而言应该先行建立一些十分重要的数据库来进行框架结构的构建。1.建立高校基层报表和高校状态数据库。高校基础报表和高效状态数据库对于高校来说是每年必须要完成的工作，那么在实现高效档案数字化的过程中，就要先将这一基础必做的工作内容建立成为数据库，让高校的各部门能够在数据库当中填人对应的数据，而不是在利用纸质填写，可以明显提高工作效率。2.建立档案管理主页。一个良好的数据库不能缺少主页的存在，主页的主要功能是将所有的数据库的内容进行罗列，以便能够更好的帮助使用者进行数据输入，在主页设计当中应该容纳所有数据库板块内容，要更多的利用声像、图文来进行设计。

（二）加快档案信息资源管理专门人才队伍建设。人才的有效利用是高校档案管理数字化成功的关键之处，在高校档案管理的过程当中，管理的主体仍然是人，而档案管理的数字化设备需要更多专门人才来进行管理。因此，在实现高效档案管理数字化的过程中，必须要有一支专门的信息资源管理人才队伍来进行支撑。那么在选择人才的时候要参考的准则是：首先，要选择有责任心，能够吃苦耐劳，有创新精神的专业人才来加入这支队伍，在招收人员之后要对管理人员进行严格的培训，既要培养管理人员的业务能力，更要提升他们个人素质能力。其次，在引进专业人才队伍之后要解决这类人才的后顾之忧，能够给予他们稳定的工作环境，同时也要让他们在职称评定方面给予一定的优惠政策。最后，对于高校而言要大胆引入竞争机制，通过鲶鱼效应我们知道，在一个团队当中只有通过不断的竞争才能促使整个团队的人员更出色的完成工作。

（三）加强档案的标准化、规范化。高校档案管理数字化工作必将是一项十分庞大的工作，在建立这一系统之时必须严格的遵循统一的标准规范，在高校内部建立数字化系统时，要自主形成档案数字化工作的制度体系，让高校在档案管理数字化方面能够做到更好。同时高校档案管理部门在实现档案管理数字化中，也要严格遵守国家规定的技术标准和规范，才能真正切实建立起一整套档案管理数字化系统。

四、结束语

伴随着信息技术的不断发展，各大高校开始逐渐重视档案管理工作，也在不断探索档案管理信息化建设，在这一过程当中，必须要实现的就是档案管理数字化建设，通过将互联网融入到档案管理日常工作当中，可以有效建立起高校档案管理数字化体系，这样既能代替传统的纸质档案管理，能够让档案管理工作更加轻松便捷，也更加有助于实现高校档案管理信息化建设。

参考文献

[1]石秀丽，高校档案信息数字化与档案管理网络化平台的建设[J]电子技术与软件工程，2018，（21）：2.

[2]姚树静.高校档案管理数字化建设浅析[J]山东广播电视大学学报，2018.（01）：73-74+78.

[3]曹方玲，数字化时代高校档案管理信息化建设模式初探[J]科技创新导报，2017，（14）：222-223.

作者简介：朱小菊，女，1968年5月出生，湖南环境生物职业技术学院组织人事处工作，本科学历，档案馆员，研究方向：高校档案管理。