事业单位档案管理信息化建设问题的若干探究

白晓辉

摘  要：事业单位的档案管理，朝着信息化管理模式发展，对事业单位而言，具有重要的意义。这不仅有利于改进工作效率，便于档案查询、保存，还能极大的发挥档案的使用价值。本文十分推崇事业单位改革，顺应信息化时代的要求，更新档案管理模式。本文从信息化设备提档升级，编撰档案信息智库，制定档案监督管理制度，提升档案管理人员素质，确保档案管理数字化、规范化等几个方面，对事业单位档案管理信息化建设，提出了自己的建议，希望能有效助力事业单位档案管理工作的革新。

关键词：事业单位;档案管理;信息化建设

一、引言

中国经济社会，早已迈入全球化、信息化时代，为适应市场经济的发展需求，各行各业都需要遵循经济规律，围绕经济规律办事。事业单位的档案管理工作，多年来，仍然保留着人工手动操作、纸质化保存等守旧的管理方式。在新的历史时期，我国对事业单位的档案管理工作，提出了更高的要求，加强档案管理信息化建设，势在必行。本文将深入剖析，事业单位档案管理信息化发展的重要意义，对实现档案管理信息化建设，提出个人的意见和建议。

二、事业单位档案管理，向信息化发展的重要意义

1.利于提高工作效率。我国事业单位的生存与发展，大多数仰仗着国家财政拨款，长期以来，员工实行编制化管理，办公人员的流动性差、工作强度小、效率低。事业单位档案管理工作，常年都是依赖手动模式管理。这种陈旧的管理模式，与当前信息化时代的宗旨背道而驰，严重桎梏了单位前进与发展的脚步。

档案管理工作向信息化迈进，既能顺应时代发展要求，又能极大的提高工作效率。通过计算机或人工智能，将人工体力劳动彻底解放出来，花少量的时间成本，高效地完成档案管理目标任务。

2.保存、查询等操作便利。我国大多数事业单位，从初建到发展至今，历经的沧桑与变革并不短暂，因此，做好各类档案的保存、管理工作对其意义深远。事业单位档案管理工作，通过信息化建设的更新换代，对档案的保存、查询等都提供了极大的便利。

电子化处理技术，能将泛黄的纸质档案进行修复，将纸质化文件资料进行电子化技术处理，如电子录入、电子扫描、建立电子目录、编制档案代码及序号，制作成电子档案，能够永久保存。计算机信息化处理技术，能帮助快速、便捷查询到需要的档案资料。

3.有效提升档案的使用率。过去，有不少事业单位的档案办公室，各种档案资料堆积如山，灰土蒙尘，因此查找起来烦琐，或因保存失当造成缺失，导致大部分档案常年处于休眠状态，根本得不到有效使用。有的事业单位的档案室，形同虚设，只是为了应付上级部门的检查，完成档案达标任务，实际上档案的利用价值并没有得到发挥。

一旦建立了信息化檔案管理体系，实现快捷、便利的档案资料查阅，将迅速地提升档案的使用率，高效地推进各项工作的落实。

三、事业单位实施档案管理信息化建设，要依靠强有力的举措

1.信息化设备提档升级。为了把事业单位档案管理信息化建设落到实处，首先，要为档案管理室配备一整套信息化、数字化设备，如计算机、打印机、扫描仪等，同时，把过去的一批不实用陈旧设施设备淘汰掉，从而保证档案管理室网络畅通，也是不可或缺的。

档案管理室的信息化设备，应做到专业化、技术化、高效化、便捷化，并尽量保证独立使用、专事专用，不与其他部门事宜混合使用，确保档案资料保存清晰、有序、独立、完整。

2.档案信息库的编撰。设备配置完后，搭建档案管理信息系统平台是极其关键的环节。事业单位要构建档案信息网站，建立并编撰档案信息智库，设置档案信息搜索、查询、浏览、下载、归档、打印等功能，从而建成一套完备的档案信息系统和操作体系。

另外，事业单位档案信息化建设，还应充分考虑和满足社会化的需求，实现部分档案信息化公开，完成资源共享的职能。

3.档案管理数字化、一体化。事业单位的档案管理模式，要遵循历史发展的规律，用数字化、无纸化模式接管过去纸质化的管理方式。

在档案管理过程中，档案管理人员要及时把实物档案，通过电子技术处理，以图片、电子文档、声像资金等形式，转化成电子版本，进行有效存档。为便于查询，还要完善好档案信息目录，编辑好档案代码，依次按顺序进行规范管理。

4.制定档案监督管理制度。事业单位的体制机制，从某种层面上来说，阻碍了其实现高效化运作和管理的步伐，而且事业单位的工作人员普遍工作效率低下，责任心不强，因档案管理不善，造成档案遗失、漏缺等现象层出不穷，给单位造成了严重的损失，但这些损失却无人承担，无法追责，不了了之。

因此，为了防止以上情况发生，档案信息化在建设过程中，监督管理环节显得尤其重要。事业单位应建立健全档案监督管理制度，落实到具体责任人，保障档案管理工作有法可依、有章可循、有责可负。监督部门或个人，应定期对档案管理工作进行抽查，对信息系统软件进行技术更新，确保档案管理信息化工作可持续推进。

5.加强管理人员培训及素质提升。事业单位的档案管理人员，普遍年龄较大、工作能力弱。随着科技的进步，时代的变化，当前这些员工并不能胜任档案管理工作。因此，事业单位不仅要根据现有的实际情况，调整岗位要求，适度对档案管理人员进行调配。

单位要定期组织档案管理职工，参加档案管理知识培训，辅助职工更好的适应新的档案管理工作模式。另外，还要加强管理人员的素质教育，加大岗位职责、安全意识、服务意识等方面的宣传，强化职工的责任心，培养奉献精神，树立安全管理的大局观念。

四、结束语

综上所述，事业单位开展档案管理信息化建设是大势所趋，是时代的召唤，所以，事业单位对该项工作应加强重视，尤其是领导层，要把档案管理信息化工作，当作一项常态化工程项目来抓，同时要有一个长期的、总体的工作规划与思路，构建好符合标准的、规范的一体化档案信息管理系统，不断提升职工的职业素养、技术处理能力，适应单位发展标准，满足社会的需求，发挥好事业单位的存在价值与服务作用。

参考文献

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