档案管理视角下的“单轨制”模式可信任环境研究

摘 要：从档案管理者的视角阐述“单轨制”模式可信任的状态和意义，梳理档案管理“单轨制”可信任的风险因素，指出“单轨制”模式下档案管理可信任环境的五个子环境构成，并具体分析其实现路径。

关键词：档案;信息化;信任;安全

一、引言

尽管文档管理“双套制”弊端不断显现，从纸质平台向电子平台的单轨迁移已成趋势，部分行业、地区电子文件归档和无纸化利用业已成熟，但档案机构和用户对仅以电子形式归档的“单轨制”仍表质疑。冯慧玲教授指出，“对电子文件的态度很大程度来自是否信任它的身份、效力和价值”。对于以“真实、可靠”为生命底线的档案工作来说，缺乏可信任环境，对其“身份、效力和价值”存有担心和怀疑，是“单轨制”推进的重要制约因素。

近年来，国内外学者对电子文件可信任评价与控制的专门研究为数不多，马来西亚Aliza Ismail等建立了构建电子文件可信任管理所需的因素，并对相关标准进行专家测试 ，聂云霞阐述了数字保存过程中档案馆作为可信第三方的社会担当。伴随着“单轨制”的发展，其可信任环境的构建与实现仍有待系统地研究思考。

二、档案管理视角下的“单轨制”可信任及其意义

1.可信任的主体与客体

薛匡勇、张斌等学者认为“信任是社会系统中十分重要的润滑剂”，他们以社会为信任主体，档案工作为客体，指出社会对档案工作的充分信任有助于档案的收集、社会公共信息需求的实现，以及不同类型社会文化机构对于档案资源的有效配置。

假设重新设置“信任”的主客体，那么从档案管理者角度，判断在社会实践中已然迅速发展的电子文件管理，尤其是“单轨制”电子文件管理，是否符合基本信任条件，建立基本信任环境，也是判断在“单轨制”演进过程中档案事业能否顺利推进改革与发展的关键所在。

2.可信任状态的界定

档案管理视角下对于“单轨制”模式的可信任，是指档案的形成主体、管理主体、利用主体对于档案信息能够仅通过电子渠道产生、保存和利用产生充分信任和可依赖状态。这种信任与依赖既包括心理认同，也包括管理方式的变革、政策的倾斜，更包括法规制度上的明确认可。信任的基础则是：确保电子单轨生成与运行的档案原始、真实、完整、有效、安全、可利用、可长期保存，且管理的有效性优于“双套制”和传统纸质管理。

3.“单轨制”可信任环境的档案管理层面意义

（1）有利于保障电子档案顺利接收

对电子文件元数据、封装规范和长期保存格式统一和稳定的信任，推进不同平台壁垒的消解，打破档案人员移交不畅的疑虑，整合构建保障档案真实、可靠、完整、可用的可信任系统平台，确保数字文件、档案持续、顺畅、安全地向平台移交。

（2）有利于推进档案信息深度开发

对档案信息质量、移交连续性和安全保障的信任，使档案生成机構，尤其是拥有海量档案信息的政府机关，打破“双套制”带来的弱化和制约，逐步向单轨制靠近。同时，基于电子档案内容、背景信息、结构三要素的完整性，推进档案信息更深层次的开发。

（3）有利于档案开放渠道全面畅通

档案管理者对于“单轨制”利用技术、方法和安全保障的充分信任，有助于推进档案开放的社会化，包括资源社会化和服务社会化，通过档案开放广度和深度的延伸，进一步打通档案信息开放利用渠道，广泛实现档案价值的延伸与重构。

三、档案管理视角下“单轨制”可信任的风险因素

1.档案身份识别风险

与“双套制”相比，“单轨制”模式下电子文件可封装、可读取、可保存所需的信息内容和技术更加复杂，成为移交过程中的重要风险点，容易导致电子档案移交后不易读或不可读，造成档案身份无法准确识别，使档案生成机构增加大量工作用于修复，造成不便移交、不敢移交。

2.档案信息质量风险

多来源数据融合过程中，仍缺乏系统的档案信息质量评价标准，对基于业务流程的档案信息真实性、完整性、来源可靠性等，仍无具体描述规定，没有定性或定量评价体系，档案信息质量边界模糊，增加了其原始性、凭证性等要素不可信任的风险。

3.档案安全保障风险

“单轨制”模式的安全风险评估与安全保障体系仍不完善，风险预警机制与技术不够成熟，档案安全防篡改、签名验证、防毒杀毒、备份迁移的技术和措施各自为阵，缺乏系统、整合和有效指引，由此形成的安全风险是对“单轨制”充分获取信任的最艰巨挑战。

4.档案利用受限风险

由于技术普及程度、档案人员信息化水平、用户查询操作能力不同等因素影响，档案信息面向利用者的可获取性和可利用性风险增加，档案价值鉴定程序、检索手段与技术、保管战略与存储体系的不完善，导致不同行业范围、不同群体、不同程度利用受限的风险存在。

四、“单轨制”模式下档案管理可信任环境的基本构成与实现路径

基于档案管理的视角，“单轨制”模式的可信任环境包括制度政策可信任、档案生成识别可信任、档案有效管理可信任、档案安全可信任、档案利用可信任等五个子环境，每个子环境由若干条件支撑，满足档案管理者建立“单轨制”信任的基本要求。

1.制度政策可信任

通过完整、稳定的制度标准体系确保全流程电子文件管理合法、合规，提供科学、合理的政策引导和保障，是建立“单轨制”信任的重要基石。

进一步健全电子文件法规制度体系，完善行业档案元数据标准、封装规范、长期保存要求，建立相关技术标准和数字档案质量评价体系，明确监管要素和监管责任主体。树立政策风向标，对于有条件的地区、行业，给予政策、技术、资金等要素支持，通过建立试点、政策倾斜、跨行业合作交流等方式推进“单轨”管理联通。同时，行业标准应及时配套，避免反复修改和成本浪费，确保标准、技术平稳升级。

2.档案生成识别可信任

提升档案电子化效能，优化数字档案生成的流程和环境，保证数字档案信息本体质量，是建立档案管理“单轨制”信任的根本保证。

在技术方面，通过加盖电子签章、时序数据管理、时间戳以及痕迹保留、防篡改等防伪、保全、校验的技术和方法，确保数字档案真实、完整、来源可靠;推进区块链在公共领域平台的应用创新，构建可追溯、不可篡改、不可伪造的去中心化档案生成环境。在方法方面，考虑“单轨制”模式下档案价值的延伸与重构，依托多元价值观，开发智能鉴定技术，确立数字环境下文件信息可归档、可接收的质量标准。同时，推广电子文件元数据、可扩展语言和封装标准、验收标准的应用，在生成、交接两道关卡确保档案有效、可识别。

3.档案有效管理可信任

提供便捷、有效的管理环境，在复合型档案人才培养的同时，也尽量避免信息技术与档案人员知识结构产生摩擦，是建立“单轨制”信任的重要动力。

首先，固定档案信息要素。切合档案管理流程与管理环境，固定内容、背景、结构三要素，对档案管理全生命周期进行痕迹保留，统筹相关数据和元数据，生成归档信息包，打破纸质管理中同一事件形成不同文件对背景信息的割裂。其次，确保数据完整性和归档连续性。开展完整性检测，包括数据总量、元数据完整性、内容完整性、归档信息包完整性等。再次，满足长期保存与一键管理。争取国内相关版式文档的自主可控和应用，一键完成数据整合、格式批量转换、数据监控、扫描检测等管理和处置。

4.档案安全可信任

在海量数据存储、网络共享环境中，通过安全平台、安全技术、安全风险防范机制，化解档案管理者对安全问题的担忧，是“单轨制”模式获得信任的关键保障。

首先，确保存储与管理平台安全稳定。定期整理、公布可信软件红黑名单，跟踪相关原生技术升级，常态化防毒、杀毒，确保平台稳定安全。其次，做好数字档案备份迁移。开展离线备份和异质、异地保存，设置备份重点。根据馆藏结构、特点、风险情况，实行馆藏档案分级保护，定制备份策略。再次，完善风险评估与预警机制。在网络共享系统中，或旧系统与基于云计算的平台对接过程中，更加注意数据安全保密、隐私保护，预判网络安全威胁，实时监控反馈数据状态，将通过内嵌规则自动进行流程控制与人工督查相结合，全面保障数据环境安全可信。

5.档案利用可信任

提升档案数据利用效率，实现利用方法转型升级，提升档案信息价值，是建立档案管理者“单轨制”信任的现实路径。

首先，满足数据精准利用。通过大数据检索的升级，全面实现精准查询，提高查全率、查准率，提升用户满意度。其次，推进利用方法整合升级。跟进利用率，实施数据分类存储与查询。例如明确主数据，通过检索反馈开展智能场景应用，配比冷数据与热数据存储，确保利用率高的热数据被迅速查找利用。再次，拓展利用空间。依托各级数字档案馆，打造数字档案单轨利用平台，充分拓展信息利用和传播的广度与深度。

五、结语

信任是金。“单轨制”的推进没有退路，而可信任的环境则是档案管理顺利走向“单轨”、步入正轨的必要条件。为何信任、信任什么、如何信任，这三个问题应当伴随着档案信息化改革的深入推进和数据环境、技术的发展而不断获取更好的答案。

参考文献：

[1]冯惠玲.走向单轨制电子文件管理[J].档案学通讯，2019（1）：88-94.

[2]Aliza Ismail，Adnan Jamaludin.构建电子环境中的可信任文件管理框架[J].北京档案，2010（7）：38-40.

[3]聂云霞.數字保存中档案馆作为可信任第三方的社会担当[J].档案学研究，2017（5）：95-100.

[4]薛匡勇，张 斌.论档案馆的社会信任[J].档案学通讯，2002（1）：6-9.

作者简介：张婉莹（1984-），女，汉族，山东临沂人，安徽大学档案馆馆员，硕士研究生，研究方向为档案资源开发与利用。