基于干部人事档案管理数字化信息系统建设探析

摘 要：在国家选拔干部人才或者组织进行干部调查监督时，人事档案是重要的考察参考资料，这些资料在很大程度上关系着国家对人才资源的配置和對人才的控制力度，是我党管理干部的手段之一。但是现阶段我国的干部人事档案管理工作，多数仍处于人工操作状态，这很明显已经与我国新时代的发展进程、与现代信息化的建设步伐相脱离，同时这种人工整理人事档案的工作很容易因为管理不足而出现漏洞，严重影响到干部人事档案的严密性和档案管理制度的严肃性。传统的干部人事档案的封闭式管理限制了管理信息化的步伐，在档案数据收集时由于缺乏一定的针对性也阻碍了档案重要价值的发挥。此外，人工管理档案工作繁杂，管理员常常不能兼顾对档案的实时监控和分析信息。因此对干部人事档案管理的数字化信息系统的建立已是历史发展的大势。

关键词：干部人事档案管理;数字化信息系统;探析

新时代进程中要进行国家档案的智能发展，最主要的任务就是档案的数字化信息管理建设。其中，对我国档案发展和国家管理、治理产生直接影响的就是对干部人事档案的管理。所以，对干部人事档案管理的数字化信息系统建设是改变传统人工操作管理方法的重要创新。在新的软件建设中，一定要确保干部人事档案信息的精确性，使政府人事部门可以基于数字化信息建设中提供的新数据有计划地对干部发展方向进行定位研究，充分提出一套适合我国具体国情和发展需求的干部发展路线理论，为组织人事部门选才、用才提供准确的资料依据，使干部成为提升我国社会主义建设水平，迈向社会主义现代化强国的重要力量。

一、现阶段干部人事档案管理数字化信息系统建设情况

1.档案管理软件的开发和通用性差。对于干部人事档案的使用和管理，我国上下各个部门因地域和权责范围不同，要求也多有差异。一般的部门对干部人事档案的管理侧重于对一些通用信息的使用和管理，在涉及到政审、或者有重大错误撤职等较少情况下才会对其档案进行抽取查阅。这就导致了各个部门对干部人事档案管理软件的开发处于不同的等级状态，不同部门的管理软件之间的资料传输往往无法统一识别，阻碍了档案整体的数字化管理进程，严重制约了资源共享和有效交流。

2档案管理的标准化和规范化程度不高。要想进行干部人事档案管理系统的数字化信息建设，其基础性的要求就是保证规范化和标准化。然而传统的档案管理显示出盲目管理的特点，以及管理员专业素养程度不高，业务能力不强。对于数字化信息系统的建设仅仅是某一地区实施较好，要想实现全面执行还有很大困难。

3.传统的干部人事档案管理方式比较落后。从传统人为操作干部人事档案的管理方式到计算机硬盘存储再到光盘存储，都尚未从数字化技术的发展方向进行考虑。因此，以大多数现有的档案整理、分类、存储的方法来看，尚且不能适应数字化信息管理的要求。

4.干部人事档案管理工作人员的专业素质不高。现代数字化信息管理系统得到应用和推广的前提是要学会熟练操作这个系统，因此需档案管理人员具备丰富的知识和掌握先进的技术能力，操作能力要高于对普通电脑的使用。现今存储干部人事档案的多数单位、部门都严重缺乏这种对档案管理和数字化信息技术同时掌握的综合性人才。

二、进行干部人事档案管理数字化信息系统建设的原因

1.干部人事档案管理的数字化发展是我国现代化信息技术发展和政府人事部门有效开展工作的必然趋势。步入新时代后，我国现代数字化信息技术、物联网技术、软件技术等都发展迅速，其应用也得到极大普及，体现在工作和生活的方方面面。数字化信息建设是紧跟国家现代化建设步伐的重要体现，也是政府组织人事工作的重要技术支撑。因此，用数字化信息系统管理人事档案，是新时期党治理国家的必然要求。

2.干部人事档案管理数字化是满足档案管理规范化和标准化需求的重要方式。国家党政机关、企事业单位都是干部集中工作的地方，因此对其档案管理的工作也是异常繁杂，手工操作管理方式费时费力，还容易出现差错，再次查阅更涉及到重新找寻问题，这种不规范的档案管理方式不利于各个地区和部门的沟通和交流，更会因为人事信息的分散和不规范造成干部实际工作上的错误。

3.干部人事档案管理数字化是让办公整体实现现代化的加速器。现代化的办公装备是人们工作的必备品之一，不会使用现代办公设备的人会逐渐被时代大潮淹没。有效合理地使用现代化设备能够使工作更加高效，能够实现网上诸多信息资源的共享。因此，为促进我国整体现代化发展，必须加快对数字化信息管理系统的建设。

三、建设数字化信息管理系统的原因

1做到干部人事信息的全面收集。一个完善的现代化干部人事档案数字化信息系统建设完成后必须能够满足下面的要求：组织能在最短时间内提取到每一位干部在任期内的详细信息，包括简历、特长以及在工作中的品德、能力、勤劳程度、主要业绩以及廉洁等方面的信息;能够随时查阅相关干部在日常工作、学习和生活等方面的视频资料。这其实也体现了数字化信息系统的一个重要的作用，就是能够实现信息的共享，以此做到对干部信息的动态管理。

2.提高组织录用干部的准确性。通过建立数字化信息管理系统，能够使各级领导清晰地看到每一位干部的在职、离职情况，通过视频还能看到相应的工作能力、个人形象等方面的情况，这为科学准确地任免干部工作提供了重要的参考资料。

四、高效进行数字化信息档案管理系统建设的方法

1.采用规范、统一的应用软件。干部的人事档案关系到干部职位的晋升，因此档案管理系统需要满足由上级到下级的一体化要求。建议统一使用政府参与设计的、以现代化、信息化建设为基础的系统软件，避免因为应用软件的不一致造成各个部门间的信息流通障碍。针对干部人事档案文本、照片、视频、音频等资料的整理采用统一的格式和标准，保证资料传输过程中不会出现信息丢失现象。需要注意的是，数字化信息技术更新换代速度非常快，因此，档案管理员要经常检测系统的更新情况，避免因系统未更新而出现信息漏洞。

2.用新科技进行数字化信息系统建设。数字化信息系统的建立，需要用到包括大数据、物联网技术、计算机技术等多种现代新科技。因此，干部人事档案作为国家管理中重要的资料之一，对档案的管理就要采用先进的集散式多媒体数据库，因为这种数据库是一种大容量、高速运行的数据库，能够满足干部人事档案录入时的同步更新和存储，有效避免大量图像和视频存储时出现内存不足或是网速较慢等问题的发生。在进行添加图片和视频工作时，要采用最先进的图像处理技术，以确保档案的质量。

3.注重数字化信息系统建设的计划和完善。对数字化信息系统的建设要根据部门的具体规模建立与其相适应的网络规模，同时也要考虑到该系统建设的紧急程度和资金规模。

（1）根据部门实际情况设计出数字化信息系统的基础结构，然后开始研发与之匹配的应用软件。

（2）干部人事档案管理数字化信息系统的规范化和制度化在一定程度上取决于管理人员在进行资料采集和录入时的规范性和经验性。因此管理人员要有计划地展开关于干部档案信息的采集和录入工作。

（3）新系统使用过程中难免出现一些小问题，所以在这一试用期间要注意对其进行不断完善，设计团队和工作人员之间要及时进行沟通和反馈，不断提高系统的使用流畅程度。

（4）政府要扩大对建立管理系统的资金支持力度，使该系统的覆盖面和質量持续提升。

4.加强档案管理系统在上下级中的协调作用，实现多部门联动。现代创新管理和信息共享是数字化档案管理系统的根本目的。该系统在一定程度上将干部的相关资料进行公开展示。干部的人事档案信息内容主要包括两个部分：一部分是基础资料，另外一部分是其他重要资料。这些资料不仅涉及到上级管理部门，而且涉及到同级干部的多个职能部门。所以数字化信息系统建设强调要多部门联动起来，共享各自的领域信息，明确制定出上下级采集信息和使用信息的规定，制定科学的系统安全维护方法，形成保密监督机制。针对任何一个部门的阅档要求是制定相应的权限范围，使管理机制更加严谨。

五、结束语

虽然在干部人事档案数字化信息管理系统的建设中从传统管理方法向现代化的方式转变时有许多困难，但这是跟随新时代发展潮流的大势表现，是我党必行的工作。只有将科学方法和现代化信息技术有效结合起来，具备实事求是的工作精神和坚韧的工作毅力，才能实现干部人事档案数字化信息系统的全面建设，使得在信息分级管理的基础上实现资源的最大化共享，对提升各部门的工作效率起到巨大的促进作用。对干部人事档案数字化信息管理系统建设是高效管理干部人员的基础，因此，该管理系统的工作人员要充分学习如何才能让该系统的利用率最大、怎样运用系统内的大数据。运用好干部人事档案数字化信息管理系统能够有效提升干部人事档案管理效率，能够推动组织人事工作达到新的水平，最终为我国人事工作的科学化进程贡献出自己的力量。

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[3]王 瑕.浅谈干部人事档案管理数字化信息系统建设[J].四川档案，2014（1）：63-63.

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作者简介：于尼（1982-），汉族，山东淄博人，职称：馆员，研究方向为事业单位人事档案管理。