企业人事档案信息化建设与管理研究

王欣

摘 要：现代信息技术，可以实现对各种数据进行快速有效管理，作为企业管理的重要组成部分，对人事档案进行信息化管理已成为必然，文章总结笔者工作实践，对企业人事档案信息化建设和管理等有关问题进行深入探讨。

关键词：企业人事档案;信息化建设;管理

企业人事档案管理工作是企业管理工作的重要内容之一，通过记录工作人员的基本信息，包括员工的个人简历、工作经历、思想政治、学历、籍贯、家庭关系等原始数据，并作为员工调动岗位、职务晋升、技能提升等重要的参考依据。

随着现代信息技术进步和互联网的普及，越来越多的企业都进入信息化管理时代，极大的提升了工作进度和效率，企业人事档案管理，应当顺应时代发展要求，加快信息化建设步伐，对实现从纸质档案向信息化数据档案的转变，提高档案质量，有效对档案进行管理和利用。

一、企业人事档案管理信息化建设重要性

企业人事档案，记录着员工的各项信息，真实反映了员工的社会经历和工作、生活状态。是企业进行选拔人才、岗位调整等各种人事管理工作的依据。通过加快企业人事档案信息化建设，可有效实现对传统纸质档案载体向数字化载体的转变，有利于提高人事档案管理工作质量和效率及便捷性，也利于企业开展对人才培养工作，实现人尽其才，为企业发挥所长。

二、企业人事档案信息化建设特点分析

通过对企业人事档案进行信息化建设，实现管理模式从传统的管理模式转向以计算机管理，通过网络进行信息传递的数字化管理模式。其主要特点如下：

1.存储信息电子化

对人事档案资料的存储介质，已从纸质转为电磁介质，如硬盘、U盘、光盘等，以电子文档方式进行保存企业各种人类档案资源，极大地方便了企业人事档案的保存。

2.检索信息自动化

对人事档案进行信息化建设，可以提高档案管理质量和效率以及开发利用，为企业经营和发展所需要各类人才提供支持和参考资料。建立人力资源数据库管理系统，该系统成为人事档案的核心部分。有关人员，在数据库管理系统的平台上，只要输入要查找的关键字，系统通过其具有的功能，快速查询到要检索的资料，大幅度提升了档案的查阅和利用率，通过建立数据库管理系统，可以实现对人事档案信息检索自动化。

3.传输信息网络化

信息化建设完成后，企业人事档案就可以实现信息化管理，通过与互联网手段，可以实现无距离查阅，查询者只需要找到有网络的地方，就可以通过上网登录相关的管理系统，可以畅通无阻的实现对资料信息的查询和检索，极大的满足了查询者的需要。此外，档案管理人员，还可以通过网络平台，把最新的档案信息发布出去，实现人事档案信息网络化，让大家都共享到最新的信息，改变了以往对档案管理所采取的相对封闭和独立的、人工服务的管理模式。

三、企业人事档案管理信息化的目标和设计方案

1.信息化建设目标

企业通过构建在人力资源管理信息化基础上，构建相应的档案管理系统和数据库，实现人事档案和人力资源管理统一，将它变为应该可以对外开放的平台，在这个信息平台上，可以查到企业最新的人力资源有关最新的政策、人力资源信息等，促进企业人事管理更加标准化，规范化和数字化，为企业发展提供人力资源支持，充分发挥人事档案的作用。

2.档案信息化规划设计方案和主要功能

企业要结合自己的具体情况，利用人力资源管理这个平台，增加企业各部门的业务情况和人员的组成信息，构建相应的管理系统，在这个系统上，可以了解到员工的基本信息及工作岗位，包括工作调动、职务变化、职称评定等信息，这些信息构成了人事档案管理的基本内容。人事档案管理部门，要做好对企业各部门的员工信息，进行收集和分析、鉴别， 整合当中有价值的信息，采用数字化纸质的形式进行归档保存，同时，在信息化系统中，应增加档案利用的服务功能，实现档案传递和统计信息服务，此外，还需要结合企业的业务情况，在系统中增设相应模块，为企业发展提供服务。

（1）档案信息管理

企业人事档案收录的信息中，应当包含企业员工的基本信息，例如员工的具体姓名、性别、企业档案编号、在企业负责的工作岗位和职务，名称等等，在收入这些基本信息后，还要根据员工工作变化情况，实现对信息及时更新，并定期查看，把收入错误的信息及时予以纠正，对积存的档案要及时进行处理和完成，以保证人事档案的准确性和完整性。

（2）材料收集归档

在檔案管理信息系统设计栏目时，应当设立多个子菜单，包括对材料的送交、鉴别、归档等，还要加上一个材料上交还原功能，在送交材料时出现错误时，可以点击还原功能， 就可以进行妥善处理。

（3）转递档案

在企业人事管理中，员工岗位发生改变或职务改变，人事调动但都是经常遇到的，遇到上述情况时，除了及时对员工档案进行更改以后，还要把其档案转移到新的部门或管理机构，这种情况下就需要通过转递档案，实现档案转移。在这类档案传递菜单时，应该考虑到企业的实际情况，设立相应的功能，结合转递情况不同而给出相应的业务。例如，对新加入到公司的员工，企业内部出现员工岗位调整或人事调动时，可以通过设置转出档案、转递办理两个子菜单， 把需要调动的档案变为转入档案，并放进转入档案的菜单中， 接收部门就可以根据相关流程对档案进行查阅和接收，如果员工离开企业时，可以通过调档申请、转递、查询等子菜单完成对档案的处理工作。

（4）查借阅

对档案进行信息化建设和管理，最重要的目的就是可以方便对档案进行查阅，充分发挥档案资源的作用，人事档案管理系统中，还应设置查阅与借阅的子菜单， 为企业及有关人员对档案进行查阅和借阅，目前企业档案基本上已经实现了数字化处理，形成了较为完整的数据库，有关人员需要查阅和借阅时，只要上网，无论任何时候任何地点，都可以完成相关的查阅和借阅工作。查阅菜单应当包含申请和查询两个子菜单，借阅者包括，查询、借阅、归还三个子菜单，用户只需点击相应菜单，即可获得相关信息。

（5）查询统计

人事档案管理系统还应当设置查询统计的菜单，通过这个功能，可以实现对所有档案业务发生情况和数量进行统计，包括对综合信息的查询、是否存在缺档等情况。

3.及时更新数据库

通过建立人事档案信息化管理系统，对人事档案进行合理归档和分类，建立完善的人事管理数据库，人事管理部门，要根据企业人事变动情况，及时对数据库进行更新和管理，以提高档案的信息质量，提高档案的准确性和工作效率。此外，就要根据企业人事管理和企业发展需要，对数据库进行开发，提升数据库系统的功能和价值，更好的为企业人员和企业发展服务。

总之，建筑企业人事档案信息化建设工作完成后，可以通过利档案管理软件，对人事档案信息进行认真分析、整理、归类、归档，并建立相应的数据库，实现对企业人事档案的有效管理，减轻档案工作人员的工作量，降低工作成本，提高档案质量，充分发挥档案的利用价值。通过网络平台，可以实现共享档案数据信息，全面提升工作效率。

四、企业人事档案信息化建设与管理要注意事项

1.提升人事档案信息系统安全性

在档案信息化管理过程中，要采用有效的安防措施，保证信息化管理系统安全可靠运行，实现数据的正常运輸和使用。强化管理人员对信息技术的学习和掌握技能，提高安全防控技术，对计算机遭遇病毒攻击、黑客攻击时，能及时采用有效解决措施，化解各种安全风险。此外，还要定期对计算机系统进行检查，对档案进行整理和分析，确保档案信息的安全和准确性。

2.附加信息安全保密性

在应用信息化技术管理人事档案时，应强化信息保密性和安全性。各以往纸质保存档案相比，采用现代信息化技术管理档案，较容易泄露档案信息，影响范围更广，因此，需要加强档案信息的保密性和安全性的管理。在采用信息技术处理人事档案的同时，应同时结合纸质化进行重点记录，避免出现设备问题造成的信息消失无法正常运作的情况。

此外，还应对档案进行分门别类的归纳信息内容，以便后期的查找与整体分析管理，可以将信息分为几类保密资料，对于可以企业内部共享的内容，可以设置较低级别的保密指数，对于一些保密指数较高的资料 ，除了在设备上设置密码外，可设定防火墙，避免同行业的恶意竞争窃取机密，对于取阅信息的人员，应确定其个人的资料信息并将资料的进出过程、时间等内容，详细的记录下来，方便后期追责，对于一些没有获得流程批示的借阅信息，应坚决等待批示后予以查看，同时管理人员从旁监督，将不同的资料单位性存放，设置独立的存储柜，在网络的构建中，独立设置文件夹便于查看，谨防信息误发。

五、结束语

现代企业人事档案管理实行信息化建设与管理，是满足时代发展的需要。因此，建筑企业要做好人事档案信息化建设与管理工作，制定标准化、规范化的管理制度，做好档案的收集、保管、和应用工作，在发挥传统文档作用的基础上，通过建设信息化系统，借着互联网及现代信息技术和手段，在安全基础上，加大人事档案资源的共享和利用力度，更好地为企业发展服务。

参考文献：

[1]葛 红.企业档案信息化建设的实践与思考[J].档案学通讯，2011（5）.

[2]王续萍.加强企业人事档案信息化管理的几点思考[J].学理论，2012（15）.