浅谈档案信息化管理工作

姚珍

摘 要：在现代信息社会中，信息技术广泛应用，这给档案管理带来了机遇和挑战，更多的是机遇。随着社会档案信息需求的增强，实际档案查阅利用具体工作中，经常会出现查阅准确度不高、效率低下等问题，所以提升档案管理的工作水平，推行档案工作的信息化建设，不仅意义重要，而且亟待解决。实施档案信息化建设，可以有效提升档案工作的自动化水平，保护档案实体的安全，提供便捷档案的査询，充分发挥档案的价值作用。各单位必须结合实际工作情况，抓紧开展和有效推进档案工作的信息化建设，让档案管理在信息化条件下管理更加规范，查阅利用更加便捷高效。

关键词：档案信息;档案管理工作

一、档案信息化建设的重要性

数字化时代，档案作为重要的信息资源，社会需求度和关注度越来越高，档案管理的工作任务也越来越重。在档案管理工作中，只有不断创新管理理念和工作方式，增强档案管理的规范化、标准化，才能有效地提升工作水平和工作效率，这就需要开展档案信息化建设工作。首先是通过开展档案管理信息化建设工作，充分将单位工作中形成的各种资料、文件、相关数据及时在线地收集起来，建立档案数据库信息系统，齐全完整地收集各种档案信息资源，形成宝贵的数据资源库。其次是在实施档案信息化建设管理，可以大幅提升单位收录、保管以及检索、利用档案信息的效率。档案在其各项工作中是贯穿始终的，必须充分保证档案内容的准确性、完整性。信息化形式的档案更便于建立、査找。再次是改变传统的档案保管方式。随着信息化水平得到提高，不仅可以更为便捷地录入信息，而且可以有效保存档案信息，不需要大量库房空间，也不需要档案装具等设备，管理更加简单高效，存储空间更加广泛。

二、档案信息化建设存在的问题

（一）缺乏专业技术人员

由于档案信息化建设重视程度不够，对信息化建设重要性和紧迫性认识不足，在档案管理人员配备方面，往往注重政治坚定，有文字水平和档案管理经验的人负责档案管理工作，忽略了档案信息技术人员的培养和配备。在档案管理信息化建设方面，需要档案管理岗位的工作人员要有更多的信息专业技能，但是从大部分基层单位的现状来看，档案管理工作人员不仅在专业知识方面有一定欠缺，而且在专业能力等方面的培训也远远不够，缺乏既懂档案业务知识，又懂计算机信息技术的复合型人才，这样就影响了档案管理信息化建设的进程，档案信息化建设与档案管理脱节的现象大量存在。

（二）档案管理制度滞后

目前，各单位档案室都悬挂或者张贴了一些档案管理制度，比如：档案收集、档案保管、档案利用、档案保密等很多相关的管理制度，但是这些制度在一定程度上形同虚设，在实际工作中没有真正贯彻执行，与工作实际不相匹配，这些管理制度在一定程度上滞后于工作需要，存在一定欠缺。这样由于制度方面的欠缺，造成档案管理相关制度缺乏执行力，工作随意性较大，影响档案管理工作的有效开展，档案管理缺乏科学规范标准，影响档案信息化建设的进程。

（三）投入不足

档案信息化建设是一项庞大的系统工程，需要投入大量的资金、设施设备和人才支撑。例如在档案管理软件方面，需要专业人员根据档案工作实际，开发适应管理要求的管理软件，这样就需要投入一定的研发经费，邀请专业技术团队提供信息技术支持。另一方面也需要庞大的资金购买计算机、扫描仪、存储器等数字化设施设备。因此，很多单位在档案管理信息化建设缓慢，甚至停留在过去的仅仅将档案目录实施了数字化，简单应对目录查阅，具体文字内容还需要到库房调阅实体纸质档案，本质上查阅利用和管理还是停留在传统手工阶段。还有一些单位所做的档案管理信息化工作，没有专门的管理软件，仅仅是对一些纸质的档案资料进行简单扫描，制成电子档案扫描件，技术含量低下，不成体系。

三、档案信息化建设的策略

（一）提高认识，强化领导

档案管理是单位的基础性保障工作，是其他各项工作的有力支撑，只有切实做好档案管理工作，确保档案资料的完整性以及准确性，开发利用档案信息进行总结工作，研究解决实际问题，形成科学决策，才能提高工作效率。在这个意义上，提高单位全员档案意识势在必行，这是做好档案管理各项工作的重要基础。只有认识到档案管理工作的重要性，才能更好地做好档案管理信息化建设工作。要将档案信息化建设纳入单位工作议事日程。科学研究实施，不断加大资金和人力投入，加强基础设施建设、软硬件建设，打造档案信息资料的网络系统，应用档案资科数字化设备，推进档案信息化建设，最终打造档案数字化馆室，便捷高效地提供利用和搞好档案信息资源开发，发挥好档案的价值作用。

（二）抓好基础，稳步推进

要把档案信息化建设纳入区域总体规划，与地方政务建设和大数据建设同步规划，共同实施。例如在智慧城市建设中，将档案信息资源纳入建设开发内容，这样借力搞好档案数字信息化建设，也有利于与与各部门联系沟通，获得支持，形成合力，便于宏观调控，从而打造更为统一、集中、高效、规范的档案信息管理制度。

（三）加强人才队伍建设

档案信息化建设，人才是关键，没有人才的支撑就等于“有米无巧妇”，致使档案资源躺在馆室“睡大觉”，致使资源的严重浪费。有规划的加强人オ引进、教育培训等方法，逐步建立起档案信息化建设管理队伍，为档案管理长远健康发展打好关键基础。在档案信息资料的录入、保存的过程中，应该妥善开展档案信息的综合分类工作，让各类档案信息、资料的结构充分优化，从而更为有效地在部门间共享资源。通过编纂档案信息目录，对档案资料进行标引以及分类，让档案信息的资料内容更为科学有序，便于査询，提升工作效率。另外要《电子文件管理规范标准要求》，加强档案标准规范方面的建设，充分保证电子档案信息内容的安全和规范管理。

（四）确保档案信息资源安全

由于档案信息化后档案信息以数字化形式存储，便于数字传输，容易不留痕迹的复制拷贝，特别是在互联网条件下，档案数据更容易失窃或者丢失，所以在推进档案信息化建设工作中，应该注重采取安全防范措施，比如实施物理隔离、异地备份、打造防火墻等安全技术，确保档案信息资源的绝对安全，这是开展档案管理信息化建设工作的前提。

综上所述，档案信息化建设是一项系统工程，更是档案管理工作的必然要求，需要高度重视，科学规划，稳步推进，才能有效提高档案信息化管理水平，充分发挥档案资料所具有的重要价值。