公路工程电子档案管理中存在的问题与建议

许讯东

摘 要：信息技术的发展与应用，促使社会各行业领域产生了较大的变化，并且这些变化也促使相关行业领域朝着更有利的方向发展，对于公路工程的档案管理工作来说也是如此。信息技术的应用使得传统纸质的公路工程档案转变成电子化的档案，这样更有利于公路工程档案管理工作的发展，而且电子档案自身的储存空间比较小，传递信息的速度也比较快，但是由于其自身也会受到相关因素的影响，因此，需要有关部门运用合理的方式对其进行规范。

关键词：公路工程;电子档案管理;问题与建议

一、公路工程电子档案管理工作中存在的问题

（一）公路工程的电子档案原件缺乏真实性

对于电子档案而言，其自身相较于纸质档案有较大的优势，比如节省空间、信息传输速度快等等，但是电子档案本身也存在着一定的缺点，其中最为严重的一个缺点就是容易修改，而且电子档案中的信息即使被大量修改，也难以发现出电子档案修改的痕迹，增加或者删除电子档案也是无法发现相关痕迹的，这就导致公路工程的电子档案缺乏较高的真实性。另外，公路工程的电子档案本身就是数据化的信息，其自身是无法显示相关档案的真实的手写字迹，并且电子档案上也不会显示出相关负责人的手写，一旦相关档案出现问题，负责人本身所应承担的责任就会变小。若是个别人为自身的利益改动档案信息，负责人也是很难发现的，以至于公路工程档案在真实性方面存在问题[1]。

（二）公路工程的电子档案信息缺乏保密性

现如今，互联网信息技术极为发达，只要运用终端设备就能够对其他设备的信息进行有效的识别，而且存储在终端设备的相关电子档案文件也能够在同一时间传输到更多的设备上，这样很容易造成电子档案信息的泄露，因此，在对公路工程的电子档案信息进行管理的过程中，很难保证档案信息的安全性。另外，一些涉及到公路工程建设核心的信息都需要进行严格的保密，比如公路工程的设计理念、方案以及签订的合同等等，都属于相关企业的保密文件，若是相关工作人员在开展电子档案管理工作的过程中，没有做到相应的保密工作，就会导致这些公路工程的重要信息被泄露，从而使得企业的经济利益受到严重损害。

（三）缺乏统一的电子档案管理软件

若是在一个企业或者单位内部出现，各部门使用不同的电子档案管理软件这种情况，就会对互联网上的信息交流产生不良影响，以至于同一企业或者单位的电子档案管理人员容易出现交流不便的情况。另外，若是每个部门所使用的档案管理软件各有不同，会有极大可能出现文件不兼容的情况，有时还会出现自动拦截所需要接收的文件，甚至还会造成文件的损毁，导致一些电子档案文件无法使用，同时也给公路工程电子档案的管理造成了不良的影响[2]。

二、公路工程电子档案管理工作有效开展的建议

（一）对公路工程档案进行分散式的保存管理

相关单位以及企业若想在电子档案管理工作中，确保档案信息资料的真实性以及完整性，则可以利用分散式的方法对公路工程档案资料进行管理以及保存，其中对于一些比较重要且保密性较高的档案资料，相关管理人员不应该只在计算机数据库中进行保存管理，还要将纸质的档案原件保管好，这样有利于核实电子档案信息的真实性。另外，企业也要相关档案资料及进行备份，可以将一份档案封存，一份档案供人查阅以及应用，这也是最为基本的档案管理方式，相关企业的档案管理人员可以根据实际情况，选择合适的备份方式。除此之外，电子档案管理人员还可以对一些非常重要的档案资料进行重点标记，并将相关档案资料拷贝到专门的优盘里，若是有人修改了相關档案资料，管理人员也能够通过拷贝资料与原件的对比，发现其中的异常，以此确保电子档案的真实性。

（二）加强管理软件的安全防护

相关工作人员在管理公路工程的电子档案时，经常会用到优盘进行档案的传输以及保存，在这一过程中，有可能会造成电子档案中病毒，进而导致电子档案的保密性出现问题，若想减少这一情况的出现，档案管理人员就需要经常对计算机进行杀毒处理，并且也要对优盘杀毒，以便使得整个档案管理系统被病毒侵害。另外，管理人员在进行电子档案的传输时，尽可能的将电子档案传送到对方的邮箱里，这样能够让电子档案在传输时受到保护。而且管理人员在面对一些较为重要的公路工程档案资料时，要避免在线传输，以免受到有心人的监视，导致文件泄露[3]。

（三）重视档案管理人员的技术培训

公路工程电子档案管理工作离不开专业的管理人员，而若想实现对电子档案的有效管理，就要提高档案管理人员自身的业务能力，包括专业档案管理知识技能、信息知识及相关操作技术等，这就需要企业加强对档案管理人员的重视，并组织定期的档案管理培训，加深管理人员对信息技术的了解，并使其能够在参与培训的过程中提高自身的信息技术水平及能力，与此同时，企业还需要将当下档案管理的最新理念以及方法融入到培训内容之中，让管理人员进行学习，进而提高档案管理人员自身的业务能力水平，促进电子档案管理的有效开展。

三、总结

通过上述分析，电子档案在公路工程管理工作中的有效应用，能够简化传统纸质档案管理工作中各种繁杂的程序，使得公路工程能够实现信息共享，同时也有利于相关部门在公路工程信息方面的交流与沟通，基于此，相关单位部门需要加强对公路工程电子档案管理工作的重视，并针对其中存在的问题制定出有效的解决策略。

参考文献

[1]高一华.公路工程电子档案管理中存在的问题与建议[J].办公室业务，2017（09）：132.

[2]韩雪辉.公路工程档案管理存在的问题及对策[J].赤子（上中旬），2015（15）：209.

[3]范小莉.网络环境下工程档案存在的问题及解决对策[J].陕西档案，2013（06）：44-45.