甘特图在人力资源管理工作中的应用分析

赵颉

摘 要：甘特图是美国管理学家Henrv Laurence Gantt发明的一种用线条表示项目工作进度的管理工具，多应用于项目管理工作。在人力资源管理工作过程中，可以通过不同颜色的线条来表达员工承担工作的复杂程度或重要程度，并通过计划与实际工作进度的展示，为管理者在任务分析、工作分配和工作进度的控制提供直观的参考。

关键词：甘特图：人力资源：管理

一、甘特图的解读

甘特图通过坐标轴的方式表示各项目工作的进度情况，坐标横轴为时间轴，坐标纵轴可表示为在某一时期内需要完成的各类工作项目，在部门内有明确工作分工的情况下也可表示为承担不同工作的员工。通过不同的线条可以对比每名员工在实施各项工作时的实际进度与计划进度的实际情况，统筹安排剩余的工作。通过控制每一个员工的进度而达到部门整体绩效提升的目的。

二、甘特图的应用

（一）任务背景

假设某部门计划完成一项需要其他部门配合完成的临时性工作，工作起始时间是2019年9月8号，结束时间为2019年9月20日，共12天。此项工作按工作内容的不同分为五个项目，分别由部门内部的5人承担。5名员工分别以A、B、C、D，E来代表，其工作计划用时分别为2天、2天、3天、3天、2天。每名员工所承担工作的复杂和重要程度按颜色来进行区别，难度由高至低以红色、橙色、黄色、蓝色为代表，员工 A和B承担最难的任务，员工D承担次困难的任务，员工C和E承担最简单的任务。

（二）主要工作安排

员工A：制订整体工作方案、与其他部门负责人商议员工 D在实施项目四时部门之间协同工作的事宜、协调解决本项计划工作在实施过程中出现的各种问题。

将员工A在执行项目中“实际用时”的颜色标注成红色，表示其承担的任务最重要。

员工B：负责与业务相关的外部公司负责人建立联系，明确本公司部门之间协调工作的具体事宜，讨论整体工作计划可行性并进行必要的修正。

将员工B在执行项目中“实际用时”的颜色标注成红色，表示其承担的任务最重要。

员工C：工作计划全部完成后，将工作计划书上报部门领导和单位分管领导审核签字，向财务部门请款，准备工作所需的各种物资。

将员工C在执行项目中“实际用时”的颜色标注成蓝色，表示其承担一般难度的事务性工作。

员工D：实施此项工作。

将员工D在执行项目中“实际用时”的颜色标注成黄色，表示其承担次重要的任务，

员工E：财务销账，处理工作结束时候后可能存在的后续事宜，并根据员工D工作的结果撰写工作总结。

将员工E在执行项目中“实际用时”的颜色标注成蓝色，表示其承担一般难度的事务性工作。

绘制甘特图展示此次工作状态：

（三）工作分析

1.时间方面

以此项工作的计划从9月8日开始，9月21日结束，共13天。工作实际从9月8日开始，9月22日结束，用时14天。

员工A按照计划开始工作，但实际完成任务时问比原计划结束时间晚一天。

员工B按照计划开始工作，并按时完成任务。

员工C的工作只能在B完成工作后开始，由于部门分管领导的工作关系，其工作比原计划晚开始一天，但其在计划时间内完成工作。

员工D执行工作的时间无异常。

员工E的工作需要外部门协同配合，工作结束时间晚于计划时间一天。

总结：除员工B、C和员工D在计划时间内完成工作外，员工A和E未能在计划时间内完成工作。 2.任务方面 员工A：由于是本科室的负责人，在此项任务中承担着制订整体计划和协调相关部门配合工作的责任。除了A之外其他四人在此项工作开展过程中几乎专职负责各项工作，而A除了统一规划任务之外还承担着部门各项月度工作的管理责任，因此此项工作未能按原计划完成。

员工B：负责协调公司外部和内部人员的沟通和协调，工作重点在于落实员工A与公司内其他部门负责人制订的协同方案，内容包括确定部门问参与配合的人员、分工、工作实施的时间、地点、工作结果汇总的方式等其他细节。工作计划修正完毕后提报员工A审核。

员工C：由于部门领导临时短途出差，該员工未能按计划开始工作。但在后续的两天及时完成了任务。

员工D：得益于前3位同事的基础工作以及外部门同事的有效配合，该员工的工作在计划时间内得以完成。

员工E：由于该员工是新人职员工，同时在财务部门销账过程并不顺利，工作晚于计划一天完成。

三、基于甘特图的工作分析

通过上述案例的陈述以及甘特图的绘制我们不难发现：较于传统的任务管理，在甘特图的思维下进行项目管理有助于管理者对工作整体安排、人员分工、各项工作进度以及不同时间段下工作的重要程度进行非常直观的掌控，并能够对出现的问题进行修正。现在，对上述案例中存在的问题进行分析。

（一）员工A、B之间的配合

从A和B两名员工承担的任务也不难看出他们分别是这个科室的第一和第二负责人。员工B的工作并不需要等待员工A完成全部工作之后再开始自己的任务，所以在考虑到其他员工后续工作可能存在不确定性因素的情况下，应保证前期基础工作在计划时间内完成，同时应加强两人之间在工作进度的沟通，这有助于控制实施任务的时间。

（二）员工B、C之间的配合

通常，部门分管领导审批项目和财务部门审批经费的时间往往不可控，所以员工完成工作的时间就不容易把握。此外，部门分管领导在审批项目的时候，往往会根据提报的工作方案中的内容提出各种疑问，而员工C并没有实际参与工作方案的制定，所以由员工C -人完成此项工作并不明智。

为避免上述问题，应考虑让员工C适当参与员工B的工作，有助于员工C更全面的了解本次工作的各项安排和细节。员工B也可以在员工C找相关领导签字的时候提供适当的帮助和指导。

（三）员工C、D之间的配合

员工C作为完成项目审批和执行项目这两个环节的重要纽带，C不参与员工D的工作显然并不合理。尽管员工D在实施工作的过程中有其他部门同事的配合，但让员工C同时尽可能多的参与部门任务，不但能减轻员工D的工作压力，也能在一定程度上提高员工C的工作能力。

（四）员工D、E之间的配合

从员工E承担的工作任务来看，其与C都属于部门内部较年轻或工作经验较为欠缺的类型，同时由于员工E的工作也需要外部门的配合，工作时间不容易把控，所以员工E没能在计划时问内完成工作并不让人意外。

解决类似的问题的方法可以参考员工C的工作解决方案，适当参与员工D的工作，不但有助于更好的撰写工作总结，也能锻炼员工的工作能力并强化科室内部人员之间的联系。

四、总结

在人力资源管理工作中，常常出现领导并不知道或不能及时知道每个人的工作进展及现状，从而导致在分派工作任务的时候总是依赖某一个或两个他熟悉的员工。更有甚者，科室领导甚至不知道某些员工的工作状态以及科室内部人员经常各自为政，这对最大程度发挥部门绩效有着很大的阻碍作用。如果尝试在人力资源管理过程中适当使用甘特图进行管理，可以帮助管理人员更好地进行人力资源的调用及开发。

参考文献：

[1]鲁耀斌.项目管理——原理与应用[M].大连：东北财经大学出版社.2009.

[2]王祖和.现代工程项目管理[M].北京：电子工业出版社.2013.

[3]苗雨君，李亚民.管理学——原理·方法·实践-案例[M].北京：清华大学出版社，2009.